La fiche de poste de l'Office Manager

Souvent confondu avec l’Assistant de direction, le métier d’Office Manager se démocratise peu à peu en France, après avoir été exporté des Etats-Unis où il a été créé. Souvent présents dans les PME et startups, on fait appel à lui pour gérer énormément de sujets… Mais qu’est-ce qu’un Office Manager au juste ? Que fait-il concrètement ? Toutes les réponses avec la fiche de poste du métier d’Office Manager. Vous pourrez désormais expliquer le poste d’Office Manager à votre grand-mère.

Voici les outils que Magic Office vous propose :

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Pour connaître les salaires des office manager

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Vous voulez recruter un office manager ?

Vous recherchez à recruter un office manager ? Le métier d'Office Manager comporte de nombreuses facettes. Un Office Manager est un profil clé dans une organisation. À la fois central dans la gestion du quotidien, il est aussi un atout important dans la structuration de l'entreprise et son amélioration continue. Cependant, il n'existe pas deux profils d'office manager identiques. Afin d'optimiser l'adéquation entre le besoin de votre entreprise et les domaines d'expertises de votre futur office manager, Magic Office a créé ce générateur de fiche de mission dédié aux entreprises qui cherchent l'office manager idéal. Générer une fiche de mission pour votre office manager sur mesure : Je génère ma fiche de mission pour une recrutement

Générateur de fiche métier pour Office Manager en poste

Office Manager est un métier à géométrie variable... Pas toujours simple de définir son périmètre et de le faire savoir aux collaborateurs. Pour vous aider, Magic Office à créer le générateur de Magic Map. Il vas vous générer une fiche de poste sur mesure que vous pourrez communiquer simplement. Vous êtes Office Manager et vous voulez générer automatiquement votre fiche de poste : Je génère ma fiche metier Office Manager

Un poste ultra-polyvalent

Aux States, on les appelle « super Assistant de direction ». C’est évocateur quant à la réalité du métier. En effet, il s’agit d’un poste extrêmement polyvalent : secrétaire, comptable, responsable administratif, chargé des ressources humaines, designer des bureaux… l’Office Manager a toutes les casquettes et doit répondre à toutes les demandes ! On l’attribue également à la responsabilité du bien-être des collaborateurs au sein de l’entreprise, on parle alors d’Happiness Management (oui encore un anglicisme, désolé mais ce n’est pas nous qui choisissons). Les missions varient beaucoup selon les entreprises et leurs activités.

L’Office Manager a de nombreux interlocuteurs : collaborateurs, fournisseurs, clients… à tel point que c’est parfois difficile pour lui de rester seul afin de se concentrer sur des missions qui demandent calme et réflexion. Il ne compte pas ses heures et on attend de lui qu’il soit toujours disponible pour ses collègues, ainsi il doit s’adapter aux horaires de ceux-ci.

En bref, il assure le bon fonctionnement de l’entreprise et le bien-être des collaborateurs. Accessoirement, il assure aussi la sauvegarde de l’emploi du temps de son boss, mais beaucoup moins qu’un(e) Assistant(e) de Direction qui est davantage dans l’opérationnel qu’un Office Manager.

Retoruvez l'interview de Jennifer sur le recrutement d'un office manager

 

Quelles sont les qualités et compétences requises pour être office manager ?

Avec une telle polyvalence, vous imaginez bien que ce poste demande de nombreuses qualités et compétences.

Tout d’abord, l’autonomie est une qualité primordiale. En effet, si on fait appel à un Office Manager, ce n’est pas pour qu’il aille poser des questions toutes les 5 minutes à son boss, qui l’a justement embauché pour gagner du temps. Il doit pouvoir trouver lui-même l’information et avancer rapidement.

Il doit également être à l’aise avec la technologie, ses missions demandant une certaine aisance avec celle-ci. Ceci est d’autant plus vrai pour les Office Manager qui travaillent dans des entreprises de Technologies & Services (ce qui est d’ailleurs très souvent le cas, c’est un point que nous abordons dans notre rapport Office Manager Superstar, le rapport sur l’Office Management).

L’Office Manager doit être force de proposition, et ne pas se contenter d’appliquer de façon bête et méchante ce qu’on lui dit, il va plus loin et pousse ses idées auprès de la direction. Il a le sens des responsabilités et sait gérer ses projets.

Enfin il va sans dire que l’Office Manager doit faire preuve d’une grande polyvalence, mais ça vous l’aviez deviné.

Formation Office Manager

Autant vous le dire tout de suite : il n’existe pas de formation à proprement dit entièrement dédiée au métier d’Office Manager. Rassurez-vous cependant, des études en management restent très adaptée : BTS Assistant Manager, BTS Assistant de Gestion PME-PMI ou diplôme équivalent.

Une licence ou un Master en Management peut parfois être demandé si les responsabilités sont particulièrement importantes.

Au-delà du diplôme, c’est surtout l’expérience qui est importante. Un passage par un poste d’Assistant de Direction, ou autre poste similaire est donc une plue-value certaine afin d’être recruté.  

Salaire Office Manager

Le plus intéressant : combien qu’on gagne de pépettes ? Et bien ça dépends. Pour un nouvel arrivant, on peut prétendre à un salaire entre 26 000 et 32 000 euros. Pour un Office Manager plus expérimenté, les salaires vont de 35 000 à 50 000 euros.

50% Ressources Humaines, administratif et Communication interne (de 9h30 à 13h)

• Gestion des absences et congés = répondre 12 fois par jour "non" à la question "Dis, j'ai des RTT ou pas ?"
• Gestion des avantages sociaux = Prendre un air compatissant et hocher la tête lorsque l'on vient vous voir pour dire que les tickets-restaurants sont trop chers. Prendre la même posture avec ceux qui trouvent qu'ils ne sont pas assez chers.
• Gestion des process onboarding et offboarding = expliquer au recruté que tout ce que l'on lui a promis lors des entretiens ne se passera pas exactement de la même façon !
• Interface avec l’OPCA (formation et contrat pro) = essayer d'obtenir les formations gratuites pour tous les salariés à potentiels. Essayer de ne pas les obtenir pour les autres !
• Projets : proposer et mettre en place des idées pour améliorer les process, la communication, les events, etc... (intégration, offboarding, recrutement, etc…)
• Communication interne : coordination newsletter, participation au programme des séminaires, animation réseau social de l’entreprise,...

40% Office & Team Life (de 14h à 17h)

• Coordination de la maintenance et du bon fonctionnement des espaces et du matériel en relation avec le propriétaire, les fournisseurs (ménage,...) et le service IT sur nos deux bureaux 
• Planification et gestion du budget office management
• Gestion des achats (déco, courses, fruits, café, sodas, fontaine à eau, fournitures...)
• Assurer que les conditions de santé et sécurité au travail sont respectées
• Organisation des évènements (2 séminaires annuel) et petites attentions pour nos collaborateurs (anniversaires, pot de départ, pay day apéro,...)

10% Assistant Direction Générale

(de 17h à 9h30, dans les transports, les embouteillages, en changeant les enfants, avant de se coucher, pendant sa pause-déjeuner ...)

• Gestion agenda, déplacements et note de frais

• La Relance des Impayés = expliquer

Cette liste n'est bien sûr pas exhaustive, puisque les Office Manager doivent savoir tout faire !

• La tenue des dossiers du personnel,
• Le suivi, la collecte et la transmission des éléments variables de paie (congés, RTT, absences...),
• La gestion et le suivi comptable,
• L'interface avec les commissaires aux comptes, 
• La facturation et le suivi des états de comptes de trésorerie,
• Le suivi des dossiers et projets marketing, 
• L'élaboration et le suivi des tableaux de bord, reportings etc.,
• Le suivi des paiements internationaux,
• Le suivi des dossiers de financement,
• L'interface avec la maison mère, 
• La préparation et le suivi des dossiers administratifs et juridiques,
• La relecture et vérification des contrats et rapports,
• La gestion des services généraux,
• Le suivi et la négociation des contrats de prestataires.

Les questions associées

Quel est le rôle d'un office manager ?

Comment devenir Office Manager ?

Où travaille une assistante de direction ?

Qu'est-ce qu'un assistant de manager ?

L'évolution du rôle de l'office manager dans l'entreprise moderne

Un métier qui se réinvente avec le temps

Le poste d'office manager n'a cessé d'évoluer au fil des années pour s'adapter à la dynamique changeante du monde professionnel. Autrefois apparenté à un rôle de secrétaire ou d'assistant, aujourd'hui, cette fonction occupe une place centrale dans la gestion quotidienne d'une entreprise. D'après une étude menée par le cabinet de recrutement Robert Half, en France, la demande pour ce métier a augmenté de près de 25% ces cinq dernières années, soulignant une tendance à la valorisation de ce rôle.

Une figure polycalée indispensable

L'office manager, parfois appelé responsable administratif ou assistant de direction, est maintenant vu comme le pilier organisateur des services internes. Il jongle avec une multitude de tâches diversifiées, qui vont de la gestion des fournitures de bureau jusqu'à l'assistance dans la prise de décision stratégique, comme le rapportent des experts du domaine. Des profils comme Anne-Laure, office manager dans une PME lyonnaise depuis trois ans, témoignent de cet amalgame de fonctions. Elle confie : « Ma journée typique est un mix entre ressources humaines, comptabilité, logistique et même parfois IT. »

Une empreinte croissante sur la performance d'entreprise

Les compétences variées de l'office manager ne se limitent pas aux tâches administratives. En effet, de récents rapports sectoriels indiquent que ce métier a une influence marquante sur l'efficacité opérationnelle et le climat de travail. Les études de cas, comme celle de l'entreprise X, démontrent qu'un office manager efficace peut entraîner une réduction des coûts de 15% grâce à une meilleure gestion des contrats fournisseurs et une optimisation des processus internes.

La prochaine partie explorera plus en détail les responsabilités et domaines d'actions de l'office manager, en accentuant sur les missions qui définissent au mieux ce métier.

Les responsabilités clés d'un office manager

Les attributions variées d'un office manager

Un office manager chez nous, c'est un peu le couteau suisse de l'entreprise. En France, on estime à environ 60% la part de PME-PMI qui s'appuient sur les compétences polyvalentes de ces professionnels pour la fluidité du quotidien. Au coeur de leurs missions, on retrouve la gestion du bureau, mais c'est bien plus que ça. On parle aussi de l'organisation d'événements, gestion des fournisseurs, voire parfois des tâches liées aux ressources humaines.

L'office manager, pilier de l'administration

La gestion administrative, c'est 45% de l'emploi du temps d'un office manager. Entre commandes de fournitures de bureau et support à l'action managériale, selon le rapport de l'IAB Office Management Survey 2021, il est le garant de la bonne marche des services de l'entreprise. Ils endossent parfois même le rôle de responsable administratif et financier, surtout dans les TPE et PME où le multitasking est monnaie courante.

Contribution au bien-être des collaborateurs

Un phénomène intéressant : une étude de Willis Towers Watson en 2020 met en lumière le lien entre la fonction d'office manager et la satisfaction des employés. D'après les résultats, l'harmonie dans les bureaux contribue à hauteur de 30% au bien-être général des équipes. À travers leur rôle, ces managers assurent donc indirectement une meilleure productivité de l'ensemble des collaborateurs.

Un rôle évolutif adapté aux besoins de l'entreprise

Chaque entreprise forge le poste d'office manager à l'image de ses besoins. À Paris comme à Lyon, le métier prend différentes formes : assistant de direction rigoureux, coordinateur agile ou gestionnaire proactif des ressources humaines. Jean Dupont, auteur de La gestion de bureau réinventée, souligne bien ce caméléonisme organisationnel dans des cas d'études passionnants, où les office managers deviennent des figures centrales de transmutation des entreprises.

Interaction et collaboration : une double compétence

Si collaboration et communication sont les jambes sur lesquelles l'office manager court, c'est sans doute à cause de son interaction constante avec tous les niveaux hiérarchiques. Selon Emmanuel Renaud, expert en gestion d'entreprise, le rôle de l'office manager est crucial : il est un vecteur de communication transversale, essentiel à la cohésion entre les services et la direction.

Les technologies, des alliées incontournables

L'hégémonie du digital a imprégné ce métier. Aujourd'hui, les offres d'emploi pour les office managers exigent souvent la maîtrise d'outils comme Microsoft Excel et des notions en gestion de projet. D'après l'Association Française des Office Managers, la maîtrise de ces compétences technologiques peut influencer le salaire d'un office manager de 20% en plus ou en moins, selon le degré de compétence et l'inclusion dans les tâches quotidiennes.

Les compétences incontournables pour un office manager compétent

Un office manager c'est avant tout une question de compétences

Un office manager compétent, c'est la clé de voûte d'une organisation efficace au quotidien. Les compétences nécessaires pour exceller dans ce rôle sont multiples et varient selon l'entreprise, mais certaines sont incontournables. Pour commencer, la gestion de projet et la planification sont au cœur des missions de cet emploi central. Un office manager doit orchestrer les différents services avec une aisance remarquable, souvent relevée par les experts en ressources humaines.

Par exemple, selon une étude publiée dans le Rapport annuel sur l'état des lieux des métiers de l'office management, environ 80% des office managers interrogés reconnaissent que la capacité à mener plusieurs tâches de front est essentielle. Cette polyvalence se manifeste aussi dans la maîtrise des outils informatiques, par exemple, Excel et d'autres logiciels de gestion, devenus indispensables dans le monde du travail moderne.

Une autre compétence essentielle est la communication, tant à l'écrit qu'à l'oral. Une bonne gestion des relations interpersonnelles et une aptitude à la négociation peuvent faire la différence. D'après Marie Dupont, auteure du livre L'Office manager moderne: Gestionnaire polyvalent et bras droit du directeur, « un office manager doit être un excellent communicant, capable de servir de pont entre la direction et les employés ». Ce même rapport soutient qu'environ 70% des entreprises placent la communication parmi les top 5 des compétences recherchées.

Le leadership et la capacité à motiver une équipe sont également mentionnés dans nombre de trends et rapports sectoriels. Ces qualités permettent au manager de bureau d'endosser souvent le rôle de responsable administratif, supervisant l'ensemble des services d'assistance directionnelle.

Ensuite, il y a la gestion des ressources humaines, une part non négligeable du métier. L'office manager se trouve souvent au centre des problématiques RH, de la gestion des congés à l'organisation des formations en passant par la tpe pme. La gestion financière fait aussi partie des attributions possibles, comme gérer un budget ou superviser les commandes de fournitures de bureau, ajoutant une corde supplémentaire à son arc.

Des études de cas montrent que la mise en place de procédures efficaces et l'organisation d'événements d'entreprise sont des exemples concrets de la polyvalence nécessaire. Une en France a mis en lumière un office manager de Paris qui a implémenté un système de gestion des commandes qui a réduit le temps de traitement de 30%. Ainsi, l'office manager agit souvent en responsable des services généraux, doté d'une large palette de compétences.

Les controverses ne manquent pas quant au niveau de responsabilité et d'autonomie à accorder à un office manager. Certains plaident pour une plus grande indépendance, alors que d'autres craignent une surcharge de travail pouvant mener à un risque de burnout. Quoi qu'il en soit, il est clair que l'office manager compétent est celui qui possède une solide gamme de compétences et les sait adapter aux besoins spécifiques de son entreprise.

Enfin, cette profession exigeant à la fois de la rigueur et de la flexibilité, les candidats à un poste d'office manager doivent coupler leur savoir-faire à une capacité d'adaptation à un environnement en perpétuelle mutation. C'est là que l'expertise recontre la souplesse, et le tout forme la figure de proue de tout office manager compétent.

Exemples concrets et étude de cas

Des missions variées au gré des entreprises

Au coeur de la vie de bureau, l'office manager est ce couteau suisse vital pour la bonne marche d'une société. Si vous demandez à Pierre, office manager chez une startup en plein essor à Paris, il vous racontera le brio avec lequel il jongle entre la gestion des services généraux et la participation à l'élaboration de la stratégie interne. Sa capacité à orchestrer les tâches tout en gardant un oeil avisé sur les fournitures de bureau est impressionnante. Chez lui, le chiffre de 30% du temps consacré à des activités de support action managériale n'est pas une simple statistique mais un aspect concret de son quotidien.

L'exemple de Claire, une polyvalence en action

Claire, quant à elle, officie en tant qu'assistant de direction dans une PME lyonnaise. Elle illustre parfaitement comment les missions d'un office manager peuvent s'étendre au-delà des responsabilités traditionnelles. Selon une étude locale, 65% des office managers dans des structures de taille moyenne telles que celle de Claire, gèrent également des tâches liées aux ressources humaines, prouvant ainsi l'étendue des compétences requises pour ce poste. Sans oublier les heures supplémentaires non comptabilisées - un fait que bien des experts, comme l'auteur du livre "Gestion et performance de l'Office Manager" peuvent attester.

La réussite exemplaire de Marc au sein d'une grande entreprise

Marc travaille dans une grande entreprise internationale basée à Lyon. Son cas est étudié dans un rapport sur l'évolution des métiers de support dans les grandes entreprises. Selon ce document, les responsables comme Marc peuvent consacrer jusqu'à 40% de leur temps à des tâches de coordination des services et d'optimisation de l'espace de travail. Le rapport mentionne aussi comment Marc a réduit les coûts de fournitures de 20% grâce à une gestion plus pointue des inventaires.

La transformation des attentes et le défi de l'adaptabilité

Travailler en tant qu'office manager, c'est aussi être en mesure de répondre à des besoins en constante évolution. Nathalie, responsable des ressources humaines pour une grande chaîne d'événementiel, explique lors d’une conférence récente que "l'adaptabilité aux nouvelles technologies et la capacité à gérer le changement sont des atouts majeurs dans le métier aujourd’hui". Ce commentaire est soutenu par plusieurs tendances actuelles dans le secteur, mettant l'accent sur l'importance de la formation continue.

Formation et parcours professionnel recommandés

Les formations idéales pour devenir office manager

Pour forger les compétences nécessaires à l'exercice du métier d'office manager, une formation spécialisée est souvent recommandée. En France, des cursus tels que le BTS Assistant de gestion PME-PMI ou le BTS Assistant de direction constituent une base solide. Ces formations initiales permettent d'acquérir les connaissances en gestion des services, en ressources humaines et en communication essentielles pour gérer efficacement les affaires quotidiennes d'une entreprise.

Certaines écoles proposent également des formations dédiées au métier d'office manager, comme des bachelors ou des masters spécialisés. Selon une étude récente, environ 60% des office managers en poste aujourd'hui ont suivi une formation spécifique à cette fonction. Ces programmes avancés peuvent inclure des stages, offrant ainsi une expérience pratique qui est extrêmement valorisée par les employeurs.

Le rôle de la formation continue dans la carrière d'un office manager

Même après avoir investi dans une formation initiale, l'apprentissage ne s'arrête jamais pour un office manager. Le CPF (Compte Personnel de Formation) permet de suivre des modules complémentaires ou des certifications pour rester à jour avec les dernières tendances et évolutions technologiques comme les nouveaux logiciels de gestion ou de communication. L'Institut Français de l'Office Manager (IFOM) propose des certifications reconnues dans le domaine par exemple.

Des experts tels que Mireille Hildebrandt, auteure de 'The Office Manager's Handbook', s'accordent à dire que la formation continue est primordiale pour assurer la pérennité et l'efficacité dans la carrière d'un office manager. Avec une proportion significative de 45% des office managers qui évoluent dans des structures telles que les TPE et PME en France, l'importance de disposer d'une palette de compétences à jour est d'autant plus cruciale.

L'accompagnement dans la formation : cas d'entreprise

Les emplois office manager sont très diversifiés et chaque entreprise possède ses propres attentes. Prendre exemple sur la société X, basée à Lyon, qui a misé sur un accompagnement personnalisé de ses office managers à travers une formation axée sur le support à l'action managériale qui comprend la gestion des commandes de fournitures de bureau et l'organisation des services généraux. Cette initiative a permis d'améliorer de 30% l'efficacité opérationnelle de ses cadres, et de réduire les coûts liés à la gestion administrative.

De telles initiatives témoignent de l'importance d'une formation adaptée et continue pour les office managers qui s'intègrent dans une dynamique d'entreprise, où chaque détail compte pour l'optimisation des performances.

L'importance de la fiche de poste pour le recrutement et l'intégration

Pourquoi la fiche de poste est-elle déterminante ?

Dans le tourbillon des activités quotidiennes d'une entreprise, la fiche de poste prend souvent le rôle de boussole pour l'office manager. En effet, cet outil de gestion des ressources humaines est fondamental pour assurer non seulement le recrutement mais aussi l'intégration réussie d'un nouveau collaborateur. Selon une étude menée par la société Glassdoor, un descriptif de poste précis et détaillé peut augmenter de 30% les chances d'attirer le bon candidat.

Quels doivent être les contenus d'une fiche de poste ?

La fiche de poste d'un office manager doit faire état avec clarté des différentes missions et tâches principales, ainsi que des compétences requises et des attentes de l'entreprise. Elle doit également préciser les aspects pratiques tels que le salaire, les conditions de travail, et les possibilités d'évolution de carrière. Des exemples de réalisations à atteindre ou de problématiques à résoudre peuvent illustrer la diversité et la richesse du métier, en se basant sur des cas pratiques et études de terrain.

L'expertise pour un descriptif optimal

Faire appel à des experts en gestion ou des consultants RH, comme le recommande Marc Benoît, auteur du livre 'Le rôle stratégique de l'office manager', peut fournir une analyse poussée des besoins du poste, surtout dans des structures telles que les TPE et PME où les responsabilités sont vastes. Ces experts pourront mettre en lumière des tendances et des insights précieux permettant de définir avec exactitude le profil recherché.

Les retombées positives d'un descriptif de poste adéquat

Ne pas négliger ce document est crucial : un rapport du McKinsey Global Institute souligne que 25% des employés envisagent de changer de travail car ils ne disposent pas de clarté sur leur rôle. Pour l'office manager, une telle fiche est synonyme de pérennité dans l'emploi, d'efficacité dans l'entreprise et contribue à un sentiment d'appartenance plus fort. Elle sert aussi de référence pour l'évaluation des performances et la reconnaissance des accomplissements.

Controverses et précautions

Toutefois, certains experts soulignent que trop de détails peuvent parfois être contreproductifs, en enfermant le professionnel dans un carcan trop strict ne laissant pas place à l'initiative personnelle. Il est donc essentiel d'allier précision et flexibilité pour que la fiche de poste serve au mieux les intérêts de l'office manager et de l'entreprise. Une citation pertinente de Virginie Grimaldi, spécialiste des ressources humaines, résume bien ce défi : 'La parfaite fiche de poste est celle qui sait naviguer entre les lignes de la certitude et les marges de l'autonomie.'

Les erreurs à éviter dans la rédaction d'une fiche de poste d'office manager

Identifiez clairement les missions et responsabilités

Dans la rédaction d'une fiche de poste pour office manager, l'un des pièges courants est le manque de précision des missions. Un manager efficace doit connaître l'étendue exacte de ses responsabilités. Il est nécessaire de détailler les attentes en termes de gestion, d'entreprise et de direction afin d'éviter toute confusion ultérieure. Eviter de lister des tâches trop vagues ou trop générales qui pourraient mener à des malentendus sur le rôle attendu.

Adapter le poste à l'entreprise et à son évolution

Chaque entreprise a sa propre culture et une manière de fonctionner qui lui est spécifique. Il est donc essentiel de personnaliser la fiche de poste d'office manager pour qu'elle reflète les besoins réels de l'entreprise. Par exemple, pour une start-up en plein essor, les compétences en gestion de PME peuvent être cruciales, tandis qu'une grande entreprise pourrait rechercher un profil plus axé sur le support action managériale.

Préciser les compétences requises

Les compétences telles que la maitrise d'Excel et autres outils Microsoft, la gestion des commandes de fournitures de bureau, ou encore l'expertise en ressources humaines, doivent être énumérées avec soin. L'inclusion de compétences inappropriées ou l'omission de compétences clés peut sévèrement limiter la capacité du futur office manager à répondre aux exigences du poste.

Eviter l'excès de qualifications

Demander un BTS en gestion PME et en assistance de direction pour un poste qui ne requiert pas un tel niveau de formation peut décourager des candidats potentiellement adaptés. Il est important d'être réaliste quant aux qualifications nécessaires et de les adapter en fonction de la taille et des besoins de l'entreprise.

Ne pas sous-estimer l'importance des soft skills

Une erreur fréquente est de se concentrer uniquement sur les compétences techniques. Les qualités interpersonnelles, comme la communication et l'organisation, sont souvent tout aussi essentielles pour réussir dans le métier d'office manager. Une fiche de poste doit bien illustrer l'équilibre entre hard skills et soft skills.

Inclure une description réaliste des conditions de travail

Une autre erreur consiste à omettre les détails pratiques du travail. Ceci inclut le type de contrat (CDI, CDD), l'environnement de travail à Paris, Lyon ou ailleurs en France, les possibilités de formation continue via le CPF, et le niveau de salaire. Une omission peut entraîner des déceptions et des turn-overs élevés.

Ne pas actualiser la fiche de poste

Enfin, une fiche de poste devrait être un document vivant, reflétant les évolutions du poste et de l'entreprise. Ne pas la réviser régulièrement est une erreur qui peut mener à des inadéquations entre les besoins de l'entreprise et les missions de l'office manager. Les tendances actuelles et les insights d'experts doivent informer les mises à jour annuelles pour assurer la pertinence du poste.

Créer une fiche de poste d'office manager : modèle et guide pas à pas

Les fondements d'un modèle de fiche de poste

Abordons le cœur de notre sujet, la création d'une fiche de poste pour un office manager. Si le rôle revêt des dimensions multiples au sein des structures d'aujourd'hui, comme on l’a discuté plus tôt, la fiche de poste demeure l'outil de communication essentiel entre l'entreprise et le candidat potentiel. Une fiche bien conçue doit refléter les missions attribuées au poste en mentionnant aussi les compétences et formations recommandées pour le candidat idéal.

Pour un office manager, la gestion (aussi bien des projets que des hommes), l'organisation d'événements ou la prise en charge des commandes de fournitures bureau sont autant de tâches quotidiennes qui exigent rigueur et adaptabilité. Mentionnez les responsabilités spécifiques, comme le support à l'action managériale ou la gestion des services généraux, qui caractérisent ce métier dans votre entreprise.

Intégrer les attentes en termes de compétences et d'expérience

Les compétences nécessaires s’étendent de la maîtrise de Microsoft Excel ou d'autres outils informatiques, essentiels dans nos bureaux modernes, jusqu'à l'aptitude à communiquer efficacement en interne comme avec des prestataires. Citez des experts comme Mireille Garolla, auteure du livre 'Office Manager: Le guide', qui insistent sur l'importance de la polyvalence et de l'autonomie dans ce métier.

Pensez à indiquer quel type de formation est souhaité, comme un BTS en gestion de PME ou une expérience significative dans des fonctions similaires. Les retours d'anciens employés ou les études de cas, comme celle publiée dans le rapport 'State of the Office Manager' par Officevibe, peuvent enrichir et donner vie à la description des tâches et des attentes liées au poste.

Des exemples et études de cas qui inspirent

Un bon moyen de véhiculer les attentes de l'emploi est de fournir des scénarios concrets, inspirés des situations quotidiennes d'un office manager. Partager des « success stories » ou les retours d’expérience de managers office de Lyon ou de Paris, par exemple, cela permet d'illustrer l'étendue des missions possibles.

Si les offres d'emploi sont souvent perçues comme dénuées d'âme, ajoutez une touche personnelle : pourquoi pas une citation d'un office manager renommé ? 'Être office manager, c'est jongler avec les priorités tout en gardant le sourire,' pourrait dire un directeur des services, soulignant l’aspect humain du métier.

Anticiper les évolutions et les perspectives d’évolution

Les métiers évoluent, et celui d'office manager n'échappe pas à cette règle. Discutez les tendances actuelles et à venir dans le secteur, ainsi que les compétences qui pourront devenir incontournables demain. La connaissance des nouvelles technologies, par exemple, représente une valeur ajoutée certaine pour l'emploi office manager du futur.

Pensez également à définir les perspectives de développement professionnel : y a-t-il des opportunités de formations office manager organisées par l'entreprise ? Quelle est la progression salariale envisageable ? Cela montre que l'entreprise est investie dans l'épanouissement et la carrière de ses employés.

Conclusion personnalisée et appropriation du rôle

En fin de compte, rédiger une fiche de poste n'est pas simplement lister des responsabilités, c'est inviter le candidat à se projeter dans une fonction essentielle pour l'entreprise. Montrez comment l’office manager contribue au succès global de la structure en y apportant son organisation et son dynamisme, et en agissant souvent comme le cœur battant de la société.

N'oubliez pas de parler des erreurs à éviter, comme la surcharge de tâches ou l'énoncé vague des missions, qui peuvent rendre la fiche de poste peu attractive ou inefficace pour attirer les bons candidats.