5 conseils simples pour embaucher un assistant de direction

En tant que premier vice-président de la société XYZ, mon travail n'a jamais été aussi bon. Je peux me concentrer sur quelques projets spécifiques car je sais que mon assistant de direction s'occupe de la plupart des tâches quotidiennes qui étaient auparavant un fardeau. Je souhaite partager avec vous quelques astuces et conseils sur la manière d'engager un assistant de direction.

Comment embaucher un assistant de direction dans votre petite entreprise : 5 conseils

Tous les propriétaires d'entreprise ont besoin d'un assistant, mais tous n'ont pas besoin d'un assistant à plein temps. Si vous avez une petite entreprise ou si vous opérez dans un créneau qui requiert toute votre attention, il est souvent plus rentable d'engager quelqu'un à temps partiel plutôt qu'un assistant de direction pour votre entreprise. Les tâches qu'une assistante de direction peut effectuer pour son employeur sont les suivantes : répondre au téléphone, fixer des rendez-vous, prendre des notes lors de réunions, préparer des rapports et des présentations et organiser un espace de bureau. Toutes ces tâches ne sont pas nécessaires dans toutes les entreprises. Cependant, si vous avez beaucoup de correspondance à traiter ou si vous avez besoin d'aide pour des tâches récurrentes comme l'organisation du bureau, il peut être utile d'engager quelqu'un. Voici cinq conseils pour vous aider à trouver le bon candidat :

5 conseils pour embaucher un assistant de direction

Engager un assistant de direction est une tâche intimidante pour tout propriétaire de petite entreprise. Les responsabilités de ce rôle sont étendues et peuvent souvent dépasser les capacités d'une seule personne. Cependant, un assistant de direction correctement formé et préparé peut faire ou défaire votre entreprise, il est donc important d'embaucher la bonne personne pour ce travail. Voici quelques conseils pour embaucher un assistant de direction : 1) Créez une description de poste Vous devez vous assurer que vous avez une compréhension complète des responsabilités du poste avant de commencer à interviewer les candidats. Une bonne description de poste comprendra les principales tâches et fonctions du poste, ainsi que les exigences du poste telles que la formation, l'expérience et les compétences. 2) Rédigez une description de poste Une fois que vous avez rédigé la description du poste, transformez-la en une véritable description de poste en répondant aux questions suivantes*. 3) Embauchez quelqu'un qui peut assumer la responsabilité du poste Lors de l'entretien avec les candidats, assurez-vous qu'ils ont l'expérience et les compétences nécessaires pour assumer les responsabilités associées au poste. 4) Établissez un plan d'entretien Il est important d'avoir un plan d'entretien bien structuré lorsque vous rencontrez des candidats. Ainsi, vous ne manquerez rien d'important pendant vos entretiens.* 5) Posez beaucoup de questions Pendant l'entretien, posez des questions ciblées sur les postes précédemment occupés par les candidats.

Comment embaucher une assistante de direction : 5 choses que j'ai apprises au cours de mon premier mois en tant qu'experte

Le travail d'assistant ne ressemble à aucun autre emploi. Même les meilleures assistantes peuvent être extrêmement précieuses pour leurs managers, mais il est également facile pour elles de faire un mauvais travail. J'ai travaillé comme assistante de direction pendant des années et l'une des choses que j'aime le plus dans mon rôle est de pouvoir aider les autres à réussir. Ainsi, lorsque je suis passée d'une grande entreprise à une start-up, on m'a proposé de travailler en tant qu'assistante de direction pour deux cadres supérieurs d'une entreprise en phase de démarrage. C'était une excellente opportunité, mais je savais que travailler pour deux personnes au lieu d'une seule allait présenter certains défis. Voici 5 choses que j'ai apprises au cours de mon premier mois et qui m'ont aidée à me sentir plus confiante dans mon nouveau rôle...

Comment j'ai embauché une assistante de direction à 40 000 $ et comment vous pouvez le faire aussi.

J'étais autrefois l'assistante d'un PDG d'une entreprise de 20 millions de dollars. Je devais interviewer et engager l'assistant de direction qui s'occuperait de ses déplacements, de ses réunions et de ses communications. Il avait un budget de 40 000 dollars. La première chose que j'ai faite a été de savoir s'il était prêt à dépenser autant. La vérité est qu'il n'avait pas d'autre choix, car il avait besoin d'une assistante, sinon il ne pourrait pas gérer son temps efficacement. Je lui ai demandé quelles étaient les qualités qu'il recherchait chez son assistant et lui ai dit que j'avais quelques candidats qui correspondaient à ses attentes. Mon étape suivante a consisté à vérifier qu'ils convenaient pour le poste en appelant leurs anciens employeurs. Ensuite, j'ai pris des dispositions pour qu'ils rencontrent mon patron pour un premier entretien en ma présence, afin que je puisse les observer sous pression et prendre des notes sur leur personnalité et leurs compétences. J'ai ensuite rassemblé toutes ces informations dans un document, accompagné de mes recommandations sur la personne à embaucher. La décision finale a été prise par mon patron en fonction de la façon dont je pensais que le candidat travaillerait avec lui, mais le fait d'avoir organisé les entretiens et fait mes recherches m'a certainement aidé à obtenir ce que je voulais - une assistante de direction qui travaille comme un rêve ! *Cet article n'est pas sponsorisé et n'a pas fait l'objet d'une publicité.

Si vous nous aviez demandé le mois dernier quel était le processus de recrutement des assistants de direction, nous vous aurions répondu que cela dépendait fortement de l'entreprise, des candidats et, parfois, d'une intervention divine. Mais maintenant que six semaines se sont écoulées et que nous avons déjà engagé notre première assistante, nous pouvons vous donner quelques conseils avisés basés sur notre expérience. Nous ne sommes en aucun cas des experts dans le domaine de l'assistance aux cadres, mais nous avons identifié quelques aspects clés du processus d'embauche. Si vous cherchez à embaucher votre premier assistant ou si vous avez besoin de conseils pour améliorer votre stratégie de recrutement actuelle, nous espérons que vous pourrez tirer des enseignements utiles de notre bref aperçu.