5 questions pour un bon entretien d’Office Manager et comment y répondre

Vous êtes recruteur, vous embauchez un Office Manager pour votre boîte, et comme c’est la première fois, vous ne savez pas trop quelles questions poser lors de l’entretien ? Ou bien vous êtes vous-même Office Manager, et vous allez prochainement passer un entretien, que vous souhaitez préparer ? Dans tous les cas, vous êtes au bon endroit : voici 5 questions pour un bon entretien d’Office Manager et comment y répondre.

1. Comment faites-vous pour rester organisé quand des demandes arrivent dans tous les sens ?

Quand on est Office Manager, mieux vaut être organisé et savoir prioriser ses tâches : les demandes jaillissent de toutes parts. Si vous êtes recruteur, il faut vous assurer des compétences organisationnelles de la personne.

Si vous êtes candidat et qu’on vous pose la question en entretien, indiquez clairement les méthodes que vous utilisez pour rester organisé et ne pas vous noyer :

« J’utilise un outil de gestion de to-do (Trello par exemple) pour garder la trace de toutes les demandes. En parallèle, j’utilise la matrice d’Eisenhower pour prioriser mes tâches et travailler sur les missions à la plus forte valeur ajoutée. Vous connaissez ? »

2. Pour vous, quel est le rôle d’un Office Manager ?

Le rôle d’un Office Manager varie énormément d’une entreprise à une autre, on ne cesse de le répéter. Cependant, cette question permet d’obtenir la vision du candidat et sa compréhension du besoin de l’entreprise en terme d’Office Management.

Une bonne réponse à cette question doit tenir compte de l’annonce (c’est bien sûr dans celle-ci qu’on trouve les meilleurs indices), et mettre en avant les compétences recherchées par l’entreprise. On peut par exemple avoir quelque chose comme :

« Un Office Manager veille au bon fonctionnement du bureau, sur plusieurs aspects. Il assure la facturation, une partie de la comptabilité, la communication avec les clients, les commandes de matériel de bureau et travaille sur le bien-être des collaborateurs. C’est une pièce maîtresse de l’entreprise, il permet d’apporter de la fluidité dans le travail de ses collaborateurs ».

3. Selon vous, quelles sont les compétences dont a besoin un Office Manager ?

Nous venons de le voir, pour être Office Manager, une bonne dose d’organisation est nécessaire. Selon les cas, des connaissances en comptabilité, en facturation, gestion fournisseurs etc… seront nécessaires. Mais le plus important, c’est sûrement les soft skills : être un bon communiquant, aimer échanger avec ses collaborateurs, être proactif, savoir trouver des solutions alternatives pour venir à bout des problèmes les plus coriaces…

En tant que candidat, votre réponse à cette question doit bien entendu s’appuyer sur les compétences demandées dans l’annonce, mais vous devez également mettre en avant vos soft skills :

« Je pense qu’il est important d’avoir de bonnes bases en comptabilité et de bien connaître le fonctionnement d’outils du quotidien, comme Microsoft Office ou Slack. Mais avant tout, il est important de bien savoir planifier ses tâches, de gérer son temps correctement, et de porter une attention toute particulière au bien-être de ses collègues ».

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4. Comment gérez-vous les informations confidentielles ?

Un Office Manager a accès à beaucoup, beaucoup, beaucoup d’informations. Et notamment des informations confidentielles, comme les salaires des collaborateurs, les contrats avec les clients etc… Si vous êtes recruteur, vous devez vous assurer que la personne en face de vous saura gérer ces informations confidentielles de manière tout à fait professionnelle.

Si vous êtes candidat, vous devez ici rassurer le recruteur et lui montrer qu’il peut vous faire confiance pour que ses informations confidentielles soient soigneusement gardées :

« Dans la mesure du possible, je sécurise toutes les infos confidentielles sur mon PC avec un mot de passe. À la fin de ma journée, je prends soin de ranger mon bureau afin d’éviter qu’aucun document à caractère confidentiel ne reste en évidence. De plus, avant de donner une information potentiellement confidentielle à une personne qui la demande, je m’assure que celle-ci est bien autorisée à l’obtenir. »

5. Aimez-vous travailler en équipe ?

Même s’il sera parfois seul sur ses tâches, un Office Manager sera amené à travailler avec presque tout le monde dans l’entreprise, il est donc essentiel qu’il soit à l’aise avec le travail en équipe. Seul dans son coin, et sans entretenir de bonnes relations avec tous les collaborateurs, un Office Manager ne sera que très peu efficace.

Si vous êtes candidat, la meilleure façon de montrer que non seulement vous savez, mais plus encore, que vous appréciez travailler en équipe, est de donner un exemple concret :

« Lors de ma dernière expérience, j’ai été amené à gérer une réorganisation des bureaux, suite à l’arrivée de nouveaux collaborateurs en période de forte croissance. Pour ce type de projet, il est important de recueillir les besoins de chacun en terme d’organisation des espaces, j’ai donc été amené à collaborer avec toutes les équipes, afin d’offrir à mes collaborateurs la solution la plus adaptée. »