Accueillir et filter les visiteurs
L’accueil des visiteurs est une tâche très importante pour un office manager, car vous allez refléter l’image de l’entreprise. Pour cela, il est nécessaire de savoir accueillir les visiteurs, tout en prenant soin de filtrer l’accueil. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir quelques astuces pour accueillir et filtrer les visiteurs en bonne et due forme.
Bien accueillir les visiteurs
Que vous ayez un registre d’accueil ou non, sachez que ce dernier peut être une bonne solution à mettre en place pour pouvoir recontacter par la suite vos visiteurs. Dans tous les cas, sachez que l’accueil des visiteurs est primordial, car de véritables enjeux sont présents. Le premier contact avec vos visiteurs est décisif et il faut savoir que les premiers clients se trouvent généralement après un premier contact à l’accueil de l’entreprise. Vous devez donc non seulement être agréable et accueillant, mais également véhiculer une bonne image de votre société.
Gérer l’attente des visiteurs
Vos visiteurs peuvent éventuellement devoir patienter avant que l’on puisse s’occuper d’eux. L’attente est parfois plus ou moins longue et certains visiteurs s’avèrent donc impatients. Dans un espace restreint, les visiteurs ont tendance à se sentir inconfortables et la tension peut rapidement monter. Dans ce cas, vous devez être capable de gérer des situations délicates et gérer ces situations d’attente. Prenez donc le temps d’expliquer clairement qu’une attente sera nécessaire avec amabilité. N’hésitez pas à proposer à vos visiteurs un petit café par exemple pour les faire patienter. Vous verrez alors qu’ils sauront se montrer beaucoup plus compréhensibles avec vous. Dans tous les cas, vous devez savoir vous tenir prêt à intervenir face à un client frustrer, agressif ou qui ne supporte plus d’attendre son tour. Votre professionnalisme entre alors en jeu.
Filtrer les visiteurs
Afin de filtrer les visiteurs, nous vous recommandons notamment de posséder un registre d’accueil et de créer des badges visiteurs. Cela vous permettra notamment d’identifier plus rapidement vos visiteurs grâce à ce badge visiteur. Sachez également que le filtrage des visiteurs est une étape très importante, car vous allez pouvoir dispatcher chaque personne. Certaines ont parfois rendez-vous donc inutile de les faire patienter, tandis que d’autres viennent pour la toute première fois. Cela permettra notamment d’éviter l’attente et de créer des frustrations ainsi que des énervements chez vos visiteurs. Une bonne organisation via un excellent filtrage des visiteurs vous permettra de véhiculer une bonne image de votre entreprise.
