Affranchir le courrier et veiller à ce qu’il soit expédié promptement
Avec les tonnes de courriers que l’entreprise doit envoyer et recevoir chaque jour, il est préférable de choisir une machine à affranchir. Cela minimise le montant des frais postaux et facilite l’expédition. En effet, la machine à affranchir traite les courriers de façon automatisée. Elle est directement reliée au serveur principal de la Poste. C’est un appareil qui offre un énorme gain de temps. Pour l’utiliser, il est juste nécessaire d’indiquer l’option d’affranchissement souhaitée pour chaque envoi sur l’écran tactile ou le clavier du dispositif. Ce dernier enregistre automatiquement les tarifs postaux sélectionnés (recommandé, colissimo, envoi simple ou autres). Une fois que cette opération est terminée, il est possible de déposer les courriers dans divers lieux tels qu’un organisme d’attache, un établissement de proximité ou une boîte aux lettres.
Bon à savoir sur le dépôt de courrier
Si le coût annuel afféré à vos courriers n’atteint pas la limite de 100 000 euros, il vaut mieux choisir un établissement situé tout près de chez vous pour les envoyer. Dans ce cas, l’entreprise vous sert de lieu de dépôt. Avec une dépense postale qui dépasse la somme de 100 000 euros, préférez un établissement d’attache pour faire les dépôts. Ce genre d’organisme a pour rôle de gérer les machines à affranchir et de prendre en charge l’expédition des courriers à destination. Cependant, si votre organisation a décidé d’utiliser une très petite machine à affranchir les courriers, vous avez le droit de mettre vos courriers dans n’importes quelles boîtes aux lettres de votre ville. Toutefois, cela est impossible avec les enveloppes de grands formats, les recommandés et les colis.
Savoir gérer ses envois de courriers
Face à des contraintes liées au transport et au temps, il est plus judicieux d’accompagner l’affranchissement des courriers avec l’option collecte. C’est un service, certes payant, mais qui permet d’assurer facilement l’expédition des courriers à destination. Dans ce cas, un agent de la poste se présente quotidiennement à l’entreprise pour recueillir l’ensemble de vos courriers à envoyer. Il se présente à une heure fixe suivant votre convenance. Bien entendu, vous êtes libre de paramétrer cette prestation selon la fréquence et la quantité de vos envois. À savoir que cela engendre un coût annuel d’environ 600 euros HT pour un volume maximal de 30 courriers par jour. Mis à part cette solution, le routage de courrier est aussi une solution envisageable. Avec cette méthode, un service externe traite vos expéditions et assure leur envoi.
