Apprendre à dire non quand on est Office Manager

Quand on est Office Manager, les demandes jaillissent de toutes parts : de la part du boss, de la part des collègues, de la part des fournisseurs etc… Dire oui à tout est trop souvent un réflexe inconscient. Et ce, surtout si vous êtes de tempérament « gentil » : vous voulez satisfaire tout le monde, quel qu’en soit le prix. Gardez en tête que dire oui à tout est plus contre-productif qu’autre chose.

Jusqu’à preuve du contraire, vos journées ne font que 24 heures et votre temps n’est pas malléable. Pour ne pas vous retrouver à faire des horaires à rallonges et pour vous assurer d’avoir un minimum de vie sociale en dehors du travail, il faut apprendre à dire non, sinon quoi vous courrez tout droit au burnout .

Savoir dire non vous permettra de vous concentrer sur les tâches à plus fortes valeurs ajoutées, celles sur lesquelles vous aurez un véritable impact. Vous serez plus productif , mais aussi plus respecté : vos collègues y réfléchiront à deux fois avant de vous soumettre une requête urgente la veille pour le lendemain. Eh oui, dire non, c’est aussi une façon de s’affirmer. Cependant, ce n'est pas toujours facile, surtout si l’on n’a pas l’habitude de le faire. Voici quelques astuces pour apprendre à dire non, redevenir maître de votre emploi du temps et obtenir tout le respect qui vous est dû.

Différenciez votre réponse

Quand on vous demande quelque chose, ne répondez tout de suite. Ne soyez pas impulsif dans votre réponse et prenez le temps de réfléchir à la requête. Ayez bien en tête les conséquences de votre choix : combien de temps cela va-t-il vous prendre, est-ce que ça va vous empêcher de bosser sur d’autres projets etc… En bref, pesez le pour et le contre.

Si l’on vous fait la demande en personne, reformulez celle-ci afin de vous laisser le temps de bien y réfléchir : « Donc tu me demandes de restructurer tout le système de gestion de la paie pour lundi prochain, alors qu’il est vendredi 17h30 et que je pars en week-end au Portugal dans 2 heures ? Humm, laisse-moi réfléchir… »

Donnez une raison

Le cerveau humain à besoin qu’on lui donne une raison à tout. Si vous ne pouvez pas satisfaire une demande, expliquez brièvement pourquoi : vous n’avez pas le temps car vous devez d’abord boucler ce dossier urgent, vous n’êtes pas en charge de ce type de demande, vous n’avez pas la compétence pour le faire etc… Mais n’en faites pas trop, au risque d’être trop dans la « justification ». Soyez clair et concis, ne vous perdez pas dans les détails du pourquoi du comment.

Soyez empathique

Dire non ne doit pas vous empêcher d’être poli et sympa. Accompagnez votre refus d’un petit mot sympa : « Je comprends que tu galères sur ce projet, je sais que ce n’est vraiment pas facile de gérer la relation avec ce foutu fournisseur, mais j’ai moi-même en ce moment un gros dossier à gérer en ce moment. Bon courage loulou ! »

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Soyez précis

Quand vous dites non, c’est non, alors soyez précis, il ne doit y avoir aucune ambiguïté. Ne tournez pas 150 ans autour du pot, votre interlocuteur doit comprendre qu’il s’agit bel et bien d’un refus (un refus poli, mais un refus quand même).

Soyez honnête

Quand vous dites non, faites-le pour une raison honnête. Si vous mentez et que la supercherie est démasquée, vous ne serez plus pris au sérieux lors de vos prochains refus. Invoquez uniquement des raisons valables.

Proposez une alternative

Toujours dans le but d’être sympa et un minimum compréhensif, proposez une alternative.

« - Tu peux t’occuper de mes notes de frais ce soir stp ? J’amène ma nouvelle copine au resto ce week-end et j’ai plus un rond…

- Non, ce soir ça ne sera pas possible, je suis débordée. Par contre je peux t’avancer tes tickets restos pour le mois prochain. 

- T’es un amour »

De même, si vous n’êtes pas la personne la plus habilitée à réaliser la demande, orientez votre interlocuteur vers une personne plus compétente.

« - Ah ouai t’as besoin que je te redimensionne ces 250 images ? Pourquoi tu ne vas pas voir Gérard, il est graphiste aux dernières nouvelles, non ? En plus il ne fait rien de ces journées, je suis sûr qu’il sera content que tu ailles le voir ».

Dites non en personne

Quand vous dites non, faites-le toujours en personne. Quand c’est par email , par Slack ou par SMS, la réponse peut très vite être mal interprétée et donner lieu à des quiproquos, voir à des conflits. Si la requête vous a été adressé par mail, levez vos fesses et allez voir le principal intéressé. Votre non sera pris davantage au sérieux et on appréciera que vous ayez exprimé votre refus avec toute la dignité que cela implique.