Automatiser les achats, encore mieux que la méditation

60%. C’est le pourcentage moyen du chiffre d’affaires dépensé par une entreprise dans les achats. Un sacré paquet de fric, mais surtout un sacré sac de nœuds. 

Les départements achats doivent traiter un grand nombre de demande de la part d’un grand nombre de parties prenantes. Tout cela fait intervenir beaucoup de collaborateurs, qui ne respectent bien sûr pas toujours les règles imposées . De nombreux échanges de documents et tout un tas d’informations sont nécessaires afin que tout se passe bien. Vos collègues doivent modifier, actualiser, valider… et surtout galérer. Vous n’en pouvez plus de passer 30 minutes pour gérer une note de frais à 3,36 €. Bref, les flux d’informations deviennent ingérables et vous êtes au bord du burn-out .  Est-il possible de rendre la chose plus simple ? Oui. Voyons comment faire cela en quelques étapes grâce à l’automatisation :

1/ Formalisez le processus d’achat

Il est indispensable d’avoir une représentation globale des processus d’achats, sinon quoi vous risquez de vous entretuer avec vos collègues et de recevoir des menaces de mort de vos fournisseurs. Pourtant, il est possible d’éviter ces désagréments.

Pour chaque type d’achat, définissez :

• Qui doit intervenir : Pierre, Paul ou Jacques ? Quels sont les collaborateurs à l’origine de tel type de demande d’achat ? 

• Quelles pièces justificatives doivent être fournis : Une facture, un devis, une lettre d’amour ?
• Quand ? À quel moment une demande doit être effectuée ? Après un appel d’offre, avant la date butoir de vos règlements en interne ?  

• Qui doit valider ? Quel manager doit valider les demandes de quels collaborateurs ? 


Pour cela, n’hésitez pas à prendre une feuille et un crayon, ou encore un tableau blanc. Vous verrez, ça fonctionne encore très bien.

2/ Automatisez le processus

Une fois le process défini, utilisez un outil de ticketing qui vous donne la possibilité de suivre et d’automatiser la gestion des achats. Dans un premier temps, une demande d’achat est déposée, avec l’obligation d’ajouter les documents nécessaires (facture etc…). Le valideur est averti par une notification. S’il accepte, le paiement est automatiquement réglé aux fournisseurs dans les conditions paramétrées.

L’avantage de ce type d’outil et que vous pourrez suivre et analyser les différentes demandes tout en identifiants les besoins récurrents et les principaux fournisseurs. Magique

3/ Respirez 

Plus d’erreurs, plus de retards et plus de gueguerres entre collègues. Tout ça c’est du passé. Toutes les parties prenantes du processus ont une vision complète sur leur rôle à jouer. Bravo.