Classement physique des documents
En tant que manager, il vous sera peut-être confié la tâche de classer tous les documents physiques de l’entreprise. Cette tâche n’est pas toujours la plus agréable certes, mais elle ne doit pas être prise à la légère. En effet, le classement physique des documents est relativement important permettant ainsi de mettre en place une bonne gestion. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir comment procéder au classement physique des documents. Les règles de base Dans un premier temps, vous devez impérativement mettre en place un système qui vous permettra d’identifier les différents documents que ce soit par ordre alphabétique, numérique ou par thématique. Cela vous permettra notamment de profiter d’un repérage facile à l’avenir. Sachez également que nous vous recommandons de différencier les catégories de dossiers c’est-à-dire d’un côté les fichiers permanents avec les dossiers clients à archiver, les dossiers fournisseurs ou encore tous les dossiers du personnel.
D’un autre côté, vous pouvez classer toutes les affaires en cours, d’un autre côté les dossiers divers avec les courriers, mails, comptes rendus de réunions, etc. Afin de vous faciliter encore plus la tâche, vous pouvez également mettre en place un code couleur sur vos dossiers pour que le tout soit plus visible. Quand classer les documents ? Afin de bien gérer le classement physique de vos documents, nous vous recommandons de le faire au fur et à mesure. Ainsi, il s’avère notamment judicieux de le faire une fois par jour par exemple, à la fin de la journée. Vous ne vous laisserez ainsi pas déborder et vous serez certain que tout vos documents seront classés à leur place.
Ainsi, si une personne de l’entreprise a besoin de chercher quoi que ce soit, elle pourra très facilement le trouver. Les documents concernés sont de natures diverses c’est-à-dire que cela peut être une photo, un document papier ou encore tout autre document que vous devez classer de manière physique. Sachez également que lorsque vos documents n’auront plus aucune véritable utilité au sein de votre service, vous pourrez alors les passer au service archivage. Ils seront toujours à disposition, mais vous pourrez clairement gagner de la place dans le classement de vos documents. Généralement, on va archiver par la suite tous les documents qui n’ont plus de valeur administrative ou qui sont consultés de manière très rare. Dans tous les cas, vous devez prendre le temps de bien classer vos documents pour faciliter la tâche à toute l’entreprise.
