Comment annoncer le déménagement de l’entreprise aux collaborateurs

Votre entreprise s’agrandit, le nombre de collaborateurs a été multiplié par 3 en 6 mois. Super, ça veut dire que tout va bien côté business ! Par contre, vous devez impérativement changer de locaux, les vôtres deviennent beaucoup trop étroits, et les partenaires qui visitent les locaux grimacent à la vue du stagiaire de 3^ème installé sous l’escalier. Un projet de déménagement d’entreprise est donc lancé, et en tant qu’Office Manager, vous participez de façon active à cette nouvelle étape dans la vie de l’entreprise.

La communication auprès des collaborateurs est une composante primordiale d’un déménagement d’entreprise, composante à laquelle vous devez apporter un grand soin. En effet, pour certains collègues, ce déménagement peut être une aubaine : ils seront maintenant encore plus proches de leur lieu de travail ! Pour d’autres, la situation sera plus difficile, et ce pour une multitude de raisons, il s’agit donc d’être le plus transparent possible. Voyons donc comment annoncer à vos collaborateurs le déménagement de l’entreprise, dans les règles de l’art.

Annoncez la nouvelle à vos collaborateurs LE PLUS TÔT POSSIBLE !

L’annonce du déménagement de l’entreprise peut représenter un gros changement pour certains de vos collaborateurs, surtout pour ceux qui travaillent ici depuis des lustres. Qui dit changement, dit forcément stress, il est donc important de prévenir les employés as soon as possible. Ils auront ainsi le temps de digérer la nouvelle et de prévoir d’éventuels changements dans leur vie perso (investir dans un vélo électrique, trouver une nouvelle crèche pour les gamins etc…).

Une grande réunion avec tous les collaborateurs paraît un bon moyen d’annoncer la nouvelle. Des points en one-to-one organisés par les managers peuvent également être une solution, mais attention à ce que des collaborateurs n’apprennent pas la nouvelle par d’autres : ils risqueraient de très mal le prendre. Ne le faites pas par mail, cela risquerait d’être mal perçu pour une nouvelle si importante.

Soyez le plus clair possible, et expliquez les raisons de ce déménagement, les différents changements que cela implique etc… Adoptez un ton positif : l’idée est que les collaborateurs soient enthousiastes quant à ce déménagement. Mettez en avant le fait qu’ils auront plus de place, peut-être une salle de sport, une cantine…

Prévoyez un temps de questions/réponses pour apporter des réponses claires et précises à toutes les interrogations de vos collaborateurs.

Impliquez vos collaborateurs dans le déménagement

Il est toujours intéressant d’impliquer au maximum vos chers collègues dans cette nouvelle étape. Ils accepteront ainsi plus facilement la nouvelle, et se sentiront reconnus.

Vous devez donc vous assurez de prendre en compte leurs différentes suggestions. Vous pouvez mettre en place un espace d’échange pour discuter de ce déménagement : une chaîne Slack par exemple. Mettez en place de petits sondages, pour leur demander de voter pour le papier peint de la cuisine ou encore pour la disposition des bureaux : ce sont certes de petites choses mais vos collaborateurs apprécieront. Les managers ont également un grand rôle à jouer, et doivent prendre part de manière active à ce déménagement, en indiquant les besoins de leurs équipes.

Tenez-les au courant des évolutions

Un déménagement d’entreprise, ça ne se fait pas en un claquement de doigt, ça peut prendre des mois, voire plus. Assurez-vous que vos collaborateurs soient informés des différentes évolutions du projet : obtention du bail, début des travaux, installation du mobilier etc… Encore une fois, ils vous seront reconnaissants pour cette transparence, et la démarche se fera plus en douceur.

Pour ce, vous pouvez maintenant utiliser des mails internes, ou encore Slack, Whatsapp… Vos collaborateurs auront toujours plein de questionnements : il est important de continuer à y apporter des réponses. L’idée est toujours de les impliquer au maximum.

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Le jour J, fêtez-ça dignement !

Ça y est, c’est le grand jour : vos collaborateurs travaillent pour la première fois dans les locaux. Autant vous dire que c’est une occasion qu’il va falloir fêter comme il se doit ! Organisez une inauguration à travers une journée découverte. Remerciez vos collaborateurs pour toute l’aide apportée aux différentes étapes de ce déménagement (raison de plus pour les impliquer durant celles-ci). Vous pouvez aussi saisir cette occasion pour inviter vos clients, partenaires etc… Qui sait, peut-être que de nouvelles opportunités naîtront ici ? (c’est vos commerciaux qui vont être content).

Faites en sorte que vos collaborateurs se sentent à l’aise dans ce nouvel environnement de travail : indiquez-leur les restaurants à proximité, les parcs, sans oublier les bars de choix pour les afterworks.

Continuez de prendre la température auprès de vos collaborateurs

Dans les semaines qui suivent ce déménagement, assurez-vous que la transition se passe pour le mieux pour vos collaborateurs. Continuez d’échanger avec eux, afin d’identifier les éventuels petits problèmes, et d’y apporter les réponses adaptées. C’est comme ça qu’on opère un déménagement le plus smooth possible.

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