Comment archiver la documentation ?
L’archivage de la documentation est une étape très importante dans une entreprise. Un bon archivage vous permettra notamment de retrouver facilement la documentation que vous désirez consulter. Afin de vous aider à archiver votre documentation, nous vous proposons notamment de découvrir quelques petits conseils qui vous seront utiles pour réussir cette tâche.
Les différentes étapes nécessaires
Dans un premier temps, il est important de connaître les différentes étapes nécessaires pour archiver votre documentation. En effet, quatre étapes sont nécessaires pour gérer votre documentation :
- 1- Identifier chaque document
- 2- Stocker le document
- 3- Conserver et consulter le document
- 4- Détruire ou classer définitivement le document
1- Identifier chaque document
Chaque document présente dans l’entreprise doit être archivée une fois qu’elle a été utilisée. Il est donc nécessaire d’identifier chaque document afin de savoir si ce dernier doit répondre à certaines conditions de conservation. Vous n’allez pas conserver une publicité faite par votre entreprise comme une facture. Vous devez donc impérativement identifier chaque document.
2- Stocker le document
Souvent, les entreprises négligent le stockage de leurs documents et c’est bien dommage. En effet, une mauvaise organisation de l’archivage de la documentation engendre des problèmes si vous avez par la suite besoin d’y accéder. Pour cela, nous vous recommandons de bien organiser votre archivage en fonction de chaque type de document pour pouvoir rapidement le retrouver par la suite. Vous pouvez donc opter pour des armoires de stockage, des classeurs, etc.
3- La conservation des archives
Il est nécessaire de mettre en place un registre d’accès aux archives au sein de l’entreprise pour protéger vos documents. En effet, toute personne présente dans l’entreprise ne doit pas pouvoir accéder librement aux archives des documents. Certains types de documents sont confidentiels et ne concernent pas les salariés, mais uniquement la hiérarchie par exemple. Concernant la conservation de vos documents, vous devez également choisir un environnement favorable et mettre en place une gestion des archives de vos documents de qualité afin de ne pas égarer un quelconque document.
4- Détruire ou classer un document définitivement
Certaines archives de documents doivent être conservées durant 10 ans par exemple. C’est notamment le cas pour tous les documents qui doivent être présentés lors d’un contrôle administratif. Pour cela, il est nécessaire de vous créer des archives définitives que vous n’aurez pas à consulter, mais que vous êtes dans l’obligation de conserver pour le moment. Certains documents sont inutiles, et vous pouvez donc également prendre la décision de les détruire pour gagner de la place.
