Comment créer un programme de cooptation ultra efficace

En recrutement, les CV proposés par vos propres collaborateurs sont souvent les plus pertinents. Ils ont une très bonne compréhension de la culture de votre entreprise et de ce qui est attendu des personnes qui y travaillent. Ils sont bien souvent les mieux placés pour vous proposer des candidats de qualité.

C’est pourquoi vous avez tout intérêt à créer un programme de cooptation ultra efficace. Il s’agit d’une manière de recruter les meilleurs talents particulièrement efficace : vous faites de vos collaborateurs les ambassadeurs de votre marque employeur.

Vous gagnez un temps précieux en recrutement, vous recrutez les meilleurs profils et vous limitez le turnover.

Toutefois, il est nécessaire de respecter quelques règles pour que cette stratégie de recrutement soit réellement efficace, et la chose ne s’improvise pas. Voyons ensemble ces différentes règles !

Comment récompenser un collaborateur à l’origine d’une cooptation ?

Oui, avant de recruter les meilleurs talents, il va bien falloir trouver des sources de motivation pour inciter vos collaborateurs à proposer des bons CV parmi leur réseau. Pour cela, une compensation financière est souvent le moyen choisi. La somme doit être juste, en accord avec la taille de votre entreprise et sa culture.

Il peut être judicieux de séparer cette compensation financière en 2 versements : 

• une somme perçue par le collaborateur à l’origine de la cooptation lors du recrutement 

• une seconde somme perçue lorsque la personne recrutée termine sa période d’essai

Ainsi, vous encouragez vos collaborateurs à proposer des profils réellement pertinents pour votre entreprise, avec de bonnes compétences, et dont les valeurs s’accordent avec celles de votre entreprise. Et boom, vous augmentez votre rétention. Au-delà d’être un outil de recrutement, un programme de cooptation permet aussi de fidéliser.

Autre point à noter : il peut être pertinent de proposer des récompenses supérieures pour les profils particulièrement recherchés, ceux pour lesquels vous êtes en galère. Histoire de d’enfin trouver le candidat idéal, la perle rare !

Si vous travaillez dans une entreprise de très petite taille, du genre petite startup qui ne dispose pas d’un budget permettant d’offrir une compensation financière, il existe d’autres alternatives beaucoup moins chères, mais qui peuvent toutefois s’avérer suffisamment motivante pour remercier vos collaborateurs dans leur implication côté recrutement. L’idée est de montrer votre reconnaissance de manière concrète. Vous pouvez par exemple :

• Offrir des cartes cadeaux

• Inviter au restaurant la personne à l’origine de la cooptation et la personne fraîchement recrutée

• Offrir un jour de congé supplémentaire

• …

Faites appel à votre imagination, les possibilités sont infinies ! 

Communiquer auprès de vos collaborateurs à propos du programme de cooptation

Un programme de cooptation n’est efficace que s’il est clair et compris par tous. Un programme aux règles de fonctionnement obscures ne sera que très peu séduisant aux yeux de vos collaborateurs. 

Poser par écrit les différentes informations est donc une étape indispensable pour engager vos collaborateurs.

Vous devez créer un document, simple et concis, qui explique :

• Comment accéder aux postes à pourvoir

• Comment proposer un profil pour une cooptation

• Comment sont diffusées les informations concernant les recrutements en cours (organisation d’un entretien, embauche ou refus d’un candidat…)

• Quelles sont les récompenses à la clé (soyez très précis sur ce dernier point)

Ces différentes informations doivent ensuite arriver aux oreilles (ou aux yeux) de vos chers collègues. Vous pouvez les intégrer dans votre livret d’accueil, envoyer un email à “all”, les afficher dans vos locaux, organiser régulièrement des réunions pour sensibiliser les nouveaux collaborateurs etc…

Aussi, n’oubliez pas de communiquer régulièrement sur les profils recherchés, les différentes offres d’emploi. À moins que vous soyez une multinationale qui recrute une centaine de profils chaque mois, un mail envoyé à tous vos collaborateurs avant chaque recrutement est sûrement la bonne solution ! Et si vous craignez d’inonder vos collaborateurs sous les emails, pourquoi ne pas ouvrir un canal Slack dédié, avec une notification à chaque nouvelle offre d’emploi ?

Être capable de retrouver la source des profils proposés

Vous pouvez être victime du succès de votre programme de cooptation, et vous retrouver avec une multitude de CV, dont vous ne connaissez même plus la source. Autant dire que votre programme de cooptation est alors en péril.

Il est donc ultra-important de mettre en place un système de tracking, pour être sûr de retrouver simplement l’origine de profils proposés. Plusieurs solutions s’offrent à vous : vous pouvez par exemple créer un système de règles dans votre outil de messagerie, ou tout simplement utiliser un tableur, que vous prenez bien soin de mettre à jour régulièrement. À vous de voir la solution la mieux adaptée à votre entreprise !

Cette solution de suivi est d’autant plus importante, que vous constituer un vivier de candidats potentiels : vous pourriez être amené à piocher dans les CV proposés pour vos recrutements futurs : le programme de cooptation doit alors fonctionner tout à fait normalement !

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Les erreurs à ne pas commettre dans votre programme de cooptation

Vous avez défini les récompenses offertes à vos collaborateurs participant à votre programme de cooptation, vous disposez d’une communication claire et efficace et vous êtes capable de suivre la source des profils proposés ? Très bien. Il vous reste maintenant à éviter les 3 erreurs les plus communes lorsqu’on lance un programme de cooptation.

Erreur n°1 : se baser uniquement sur les relations de la personne

Un profil proposé via un programme de cooptation provient d’un de vos collaborateurs, a priori une personne de confiance donc. Toutefois, vous devez considérer ce profil comme n’importe quel autre candidat, et être tout aussi sensible aux compétences de celui-ci et à sa potentielle adaptabilité à la culture d’entreprise.

Ne laissez pas les relations de la personne prendre le dessus sur tout le reste, au risque d’écarter d’autres profils pourtant plus compétents. Vous impacteriez alors négativement votre entreprise, et ce n’est pas le but recherché. En somme, faites-preuve de bon sens.

Erreur n°2 : ne pas notifier vos collaborateurs de la bonne réception d’un profil proposé

Une fois une candidature proposée par l’un de vos collègues, vous devez rapidement en accuser la bonne réception. La reconnaissance passe aussi par là, soyez réactif, respectueux, et prouvez que vous êtes sensible à la démarche du collaborateur. Un petit mail de remerciements ne mange pas de pain.

Erreur n°3 : ne pas tenir informé de la suite du process de recrutement

Après qu’un CV ait été proposé par l’un de vos collaborateurs, il ne faut pas que ce dernier ait l’impression qu’il soit tombé aux oubliettes. Côté expérience candidat, il est important que la personne soit informée des différentes étapes de son recrutement, il en est de même pour le collaborateur qui vous propose ce candidat.

Pour des raisons de confidentialité, vous pouvez souhaiter ne pas divulguer pourquoi un candidat n’a pas été retenu, toutefois n’oubliez de tenir informé vos collaborateurs lorsque :

• un candidat va être reçu en entretien

• un candidat va être embauché, ou au contraire n’a pas été retenu

Encore une fois, il s’agit de montrer la reconnaissance de l’entreprise vis-à-vis de l’implication des collaborateurs dans le recrutement : s’ils ont l’impression que rien ne se passe, ils seront peu enclins à proposer de nouveaux candidats dans le futur.

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