Comment établir et maintenir un système de classement efficace ?
Un travail de bureau implique toujours la gestion de nombreux dossiers. S’ils ne sont pas bien classés, il sera difficile de les repérer en cas de besoin urgent. Il existe plusieurs manières d’effectuer un classement efficace. Découvrez ici quelques astuces pour maintenir un système de classement efficace.
Un rangement fiable et optimisé
Le rangement alphabétique et les codes couleurs sont indispensables pour chercher rapidement un dossier. En jouant avec les couleurs, vous pouvez mettre les dossiers appartenant à la même catégorie dans une seule couleur. À titre d’exemple, le rouge pour le personnel, le jaune pour les achats, le bleu pour les factures et le blanc pour les ventes. Néanmoins, chaque catégorie peut renfermer des centaines de documents. C’est pourquoi le classement par ordre alphabétique se trouve être la meilleure solution. Il vous suffit de vous référer au nom du dossier pour effectuer la recherche.
L’importance d’un classement électronique
Le système de classement et d’archivage n’est pas très facile à mettre en place. Dans une entreprise qui existe depuis longtemps, il existe d’innombrables dossiers à gérer. Vous devez donc savoir exactement leurs emplacements si votre supérieur le demande en urgence. Le mieux serait d’avoir un support électronique qui mémorise les emplacements. Un fichier Excel sous forme de tableau est suggéré. Vous pouvez intégrer le numéro et le nom du dossier, la catégorie et l’ordre de classement. Ainsi, vous n’aurez qu’à le consulter pour localiser le document en question.
Les astuces pour gérer les imprévus
Même si vous avez adopté un système de classement idéal pour ranger vos dossiers, il y aura toujours une tierce personne qui sèmera la pagaille. En fait, un patron pressé se contentera de jeter le dossier dans votre bureau. Quand il sera de nouveau nécessaire pour le travail, vous aurez des difficultés à le retrouver.
1- La gestion des dossiers fantômes
Plusieurs dossiers ne figureront pas dans votre classement parce qu’ils se trouvent ailleurs dans l’entreprise. Vous devez alors effectuer une liste et noter les noms des personnes qui possèdent le dossier. Vous n’aurez pas à faire des heures de recherche pour un document qui n’est même pas en votre possession.
2- L’utilisation d’un raccourci
Dans un ordinateur, il est possible de créer un raccourci pour tous les fichiers utilisés fréquemment. Dans un système de classement optimisé, cette stratégie est aussi efficace. Vous pouvez installer une boîte de classement sur laquelle vous placerez tous les dossiers susceptibles d’être consultés tous les jours.
