Comment gérer le déménagement de votre entreprise en toute sérénité

Un déménagement prévu ? Votre équipe s’agrandit et la direction a décidé qu’il était grand temps de changer de locaux. Voir les petits stagiaires travailler dans des placards aménagés et les escaliers faire office de salle de réunion n’était plus possible. Brillante idée ce déménagement donc ! Hormis peut-être le fait qu'avec cette nouvelle adresse, vous allez passer d’un trajet de 10 minutes en vélo à un trajet de 1 h de RER, mais ça c’est une autre histoire. Dans tous les cas, il est fort à parier que vous, Office Manager, allez être en charge, au moins en partie, de ce déménagement. Comment faire pour gérer tout cela sans stress, dans les meilleures conditions, et faire de ce projet un déménagement réussi ?

Étape 1 : avez-vous vraiment besoin de déménager ?

Avant d’envisager un déménagement d’entreprise, soyez certains que vous en avez vraiment besoin. Plusieurs raisons peuvent amener une entreprise à déménager :

• De nouveaux collaborateurs sont arrivés et n’apprécient guère de travailler dans la cave, malgré la tranquillité
• Vous avez besoin de plus d’espace pour le matériel, vous êtes à l'étroit dans votre lieu de travail actuel
• Le loyer est trop cher (était-ce indispensable de s’installer Avenue des Champs-Élysées ?) : votre DAF n'est pas serein
• Vous souhaitez vous rapprocher de vos clients, de vos partenaires…
• Le McDo le plus proche est à plus de 1 km

Vérifiez qu’un simple aménagement de vos locaux actuels ne permet pas de résoudre vos problématiques ! Peut-être également qu’il vous est possible de louer l’étage supérieur, depuis que la boîte qui y était installée à fait lamentablement faillite.

Étape 2 : trouvez vos nouveaux locaux :

La décision est désormais prise : c’est sûr, vous allez déménager. Maintenant, il va falloir trouver les nouveaux dans lesquels vous allez vous installer. Accordez un soin tout particulier à la capacité des locaux : il serait dommage que vous vous rendiez compte lors de l’installation dans les nouveaux bureaux que ceux-ci peuvent finalement accueillir moins de monde que prévu. Étudiez l’état du bâtiment, des installations, des parties communes etc… pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Vérifiez également que tout soit bien aux normes. Enfin, évaluez les différents frais d’aménagement à prévoir : installation électrique, cloisons, isolation et mobiliers. Pour cela, faites appel à des spécialistes expérimentés, ils pourront vous proposer différentes formules en fonction de votre budget. 

Étape 3 : informez vos collaborateurs.

Imaginez un peu la situation : Jean-Luc, comme tous les jours, se rend au bureau au 102 rue de la Trime. Mais il trouve une porte close sur laquelle un écriteau affiche « Nous avons déménagé. Nous sommes désormais au 204 avenue Beurnaout ». Ce genre de mésaventure peut être évitée si vous avertissez vos collaborateurs AVANT le déménagement. Faites-le suffisamment en amont et le plus tôt possible afin que tout le monde puisse se préparer psychologiquement à ce déménagement. Certains collaborateurs avaient sûrement des habitudes liées à l’emplacement de votre entreprise (la gardienne des gosses qui habite à côté, la salle d’aquabiking norvégien située dans la même rue etc…), il faut leur laisser suffisamment de temps pour anticiper sereinement tous ces changements.

Pour cela, le mieux reste d’organiser une grande réunion où la direction annonce à tous les collaborateurs le déménagement. Évitez de le faire par un simple email : c’est un peu comme mettre un terme à une relation par SMS.

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Étape 4 : mettez fin à votre bail

Pour votre entreprise, c’est comme pour votre appartement en location (qui est hors de prix soit-dit en passant) : vous avez un préavis à respecter avant de quitter les lieux. Généralement, ce préavis est de 6 mois. Anticipez donc ce délai lors de la planification de votre déménagement.

Étape 5 : trouvez des déménageurs professionnels et demandez un devis déménagement

Mettre tous vos collaborateurs à contribution et leur demander de virer les sièges arrière de leur monospace familial pour venir faire eux-mêmes le déménagement de l’entreprise, c’est un peu moyen. Qu’on se le dise : vous allez devoir faire appel à des professionnels du déménagement pour déplacer vos meubles, vos objets fragiles, votre matériel, et ces cartons de mugs imprimés du logo de votre entreprise que vous n’arrivez pas à refiler depuis 5 ans. Différentes sociétés de déménagement proposent des devis gratuits. Vous pouvez également utiliser un comparateur en ligne. Faites-le en amont pour avoir une idée la plus claire possible du coup d'un déménagement.

On vous conseille par exemple Smart-Services qui gère d’A à Z votre déménagement, histoire que vous n’ayez même pas à vous soucier d’emballer vos meubles.

Ensuite, vous n'avez plus qu'à regarder votre équipe de déménageurs transporter toute votre entreprise emballée dans des cartons de déménagement à votre nouvelle adresse, en toute sécurité. Qu'ils sont jolis ces camions !

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Étape 6 : aménagez vos nouveaux locaux

Meubles, postes de travail, électricité, décoration etc… tout doit être en place AVANT l’arrivée de vos collaborateurs dans les lieux. C’est peu agréable de travailler à 3m d’un ouvrier qui fait des travaux à 120 décibels, surtout pour vos collègues avec des oreilles fragiles, assurez-vous donc de ce dernier point pour que vos collaborateurs puissent reprendre le travail en toute sérénité. 

Étape 7 : effectuez les changements d’adresse et de ligne téléphonique

Il peut être tentant de ne pas effectuer les démarches administratives liées au changement d’adresse de votre entreprise, en effet, si les factures n’arrivent pas à la bonne adresse, ça vous fait une excellente excuse pour justifier vos retards de paiement...  Pourtant, il va bien falloir le faire. De même pour votre ligne téléphonique : la petite mamie qui a récupéré votre ancien numéro de téléphone en a marre de recevoir des coups de fil vous étant adressés à toute heure de la journée. Votre société de déménagement ne s'occupera pas de ce dernier point : à vous de mettre la main à la pâte ! 

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