Comment gérer les baux des bureaux ?

Élaboration des baux

Les baux sont des accords par lesquels un bailleur accepte de louer un bien à un preneur. Ainsi, il est primordial d’établir le contrat de bail avant toute activité. Pour les baux de bureaux le contrat doit être rédigé et signé par l’acquéreur et le bailleur. Ce contrat doit contenir toutes les clauses relatives aux baux des bureaux : les droits du bailleur, de l’acheteur, les sous locations, l’état des lieux, la durée, ainsi que les garanties.

Gérer les contrats des baux des bureaux

Le gestionnaire doit s’assurer que tous les clauses du contrat sont respectées par l’acquéreur. Il doit veiller à ce que l’acquéreur honore ses engagements. Il doit réaliser un état récapitulatif sur l’ensemble des documents relatifs aux bureaux : nombre, état, âge, particularité, usage et prix. Le gestionnaire doit connaitre toutes les modifications apportées aux bureaux et aux contrats. Les améliorations, les changements de serrure et les autres sous-locations ou usages doivent être notifiés. La gestion du bail implique également le suivi des paiements et le recouvrement des dettes à venir.

Paiement et/ou recouvrement du loyer

D’une manière générale un compte est ouvert au nom du gestionnaire, c’est-à-dire de l’entreprise et du bailleur pour le transfert des loyers. Il faut ainsi s’assurer que le preneur paie la totalité de ses dettes. Contrôler les frais de retard et les autres quotients est également très important. Il faut alors suivre les virements, les transferts et les autres formes de paiement de loyer. Il se peut que le loyer soit payé à crédit et que d’autres clauses de garantie soient établies. Le gestionnaire doit donc être très vigilant sur l’exécution de ces clauses pour s’assurer que le paiement aura effectivement lieu.

Résiliation des baux

La résiliation du contrat va dans deux sens, soit de la part du bailleur, soit de la part du preneur. Il est alors nécessaire de déterminer la cause de la résiliation en avisant tous les personnes concernées et effectuer par la suite l’annulation du contrat. En même temps il convient de vérifier si les paiements des précédents loyers ont tous été effectués. S’assurer que les indemnités d’annulation sont bien payées convenablement selon la durée et le montant. En effet, la résiliation du contrat doit toujours s’accompagner d’une clause qui garantit un paiement en totalité du loyer dans le cas où le locataire quitterait les lieux avant la date prévue.