Comment gérer les conflits de priorités

Prioriser, c’est capital quand on est Office Manager. Dans le cas contraire, on finit vite la tête sous l’eau. Le problème, c’est que parfois les priorités se croisent et rentrent en conflit.

Prenons par exemple le cas d’un Office Manager Freelance. Nous sommes mercredi, son client A souhaite qu’il boucle un projet pour vendredi. Sauf que son client B lui a lui aussi donné un projet, à boucler pour vendredi également. Il n’a encore commencé ni l’un ni l’autres des deux projets, à vrai dire, il vient d’en être informé.

Il devra faire un choix entre les deux projets : il ne pourra pas terminer l’un et l’autres. Nous sommes clairement là face à un conflit de priorités.

Sans forcément être Freelance, ce genre de situation arrive régulièrement quand on est Office Manager.

On peut alors être tenté de travailler plus rapidement, ou de faire du multitâche. Ou même de travailler de looongues heures supplémentaires. Mais ces stratégies court-termistes arrivent souvent à la même conclusion : votre performance diminue et la qualité de votre travail s’amoindrit. 

Et forcément, votre réputation au travail en prend un coup, et vous pourriez bien louper de futures opportunités. Alors comment gérer les conflits de priorités et garder la tête haute ?

Étape 1 : Planifier son temps et ses tâches grâce à la matrice d’Eisenhower

En matière de priorisation, la matrice d’Eisenhower, c’est le b.a.-ba. On en a déjà fait tout un article, qu’on vous invite à consulter ici si ce n’est pas encore fait.

Cette matrice d’Eisenhower vous permettra d’identifier les tâches sur lesquelles vous devrez travailler en priorité. Il s’agit des tâches “urgentes et importantes”, qu’il vous faudra encore hiérarchiser en fonction des deadlines.

Dans un second temps, l’idée est de réserver des créneaux dans son agenda afin de s’atteler à ses tâches, et de parvenir au mieux à respecter les deadlines. L’objectif ici, est d’identifier les conflits de priorités. Vous devriez maintenant les apercevoir clairement.

Étape 2 : Identifier les priorités “flottantes”

Vous est-il déjà arrivé de travailler d’arrache-pied pour rendre un dossier dans le temps, pour finalement vous apercevoir qu’il n’y avait ni urgence, ni parfois même, d’utilité particulière ? C’est plutôt frustrant, non ?

C’est ce qu’on appelle des priorités flottantes. Un sujet de prime à bord brûlant, très urgent et très important. Un sujet, souvent décidé sur un coup de tête, suite par exemple à une discussion de votre boss avec telle ou telle personne.

Mais un sujet qui est remis en question quelques jours seulement après avoir été décidé et qui n’a maintenant plus aucune importance. Pour grossir le trait, c’est un petit “caprice temporaire”.

Ce genre de “priorités” peut complètement chambouler votre emploi du temps, non pas pour le meilleur mais souvent pour le pire. Les priorités venant des objectifs, les priorités flottantes sont souvent le signe que les objectifs de l’entreprise sont eux-mêmes mal définis.

Malheureusement il n’est pas toujours facile d’identifier ce type de priorité. Vous devriez y arriver avec le temps, lorsque vous avez l’habitude de travailler avec votre boss et vos collègues. Vous savez alors quelles personnes sont le plus susceptible de vous assigner des priorités flottantes, qui n’ont plus aucune importance quelques jours plus tard.

Lorsque vous pensez avoir affaire à une priorité flottante, challengez la personne qui vous fait la requête. Assurez-vous que cette requête correspond à un objectif précis, un objectif S.M.A.R.T.

Si ce n’est pas le cas, et que vous avez suffisamment confiance en votre instinct “détecteur de priorités flottantes”, sortez la pseudo-priorité de votre to-do list et ne perdez pas plus de temps.

Étape 3 : Re-négociez vos deadlines

Vous avez maintenant organisé votre emploi du temps grâce à la matrice d’Eisenhower et supprimé les priorités flottantes. Cependant, il vous reste encore des conflits de priorités…

C’est là qu’intervient la 3° étape : re-négocier ses deadlines. Vous serez parfois surpris de constater que vous y parviendrez, simplement en le demandant.

Il est par exemple tout à fait envisageable qu’un projet à terminer pour vendredi, puisse finalement être terminé pour le mardi de la semaine prochaine, sans que cela pose réellement de problème. Il suffit parfois tout simplement d’oser demander. 

Pour mener cette négociation de manière efficace, proposez une stratégie gagnant-gagnant. Vous pouvez par exemple rendre un projet une semaine plus tard que la date initialement prévue, mais fournir un travail de meilleure qualité, plus complet, plus personnalisé etc…

Un autre point important pour votre négociation : expliquez pourquoi il vous est nécessaire de revoir une deadline. Mettez en avant le conflit de priorités : ce n’est pas parce que vous gérez mal votre temps que vous devez repousser la tâche, mais bel et bien parce qu’une autre tâche rentre en conflit. Expliquez quelle est cette autre tâche. Dans la plupart des cas, vos interlocuteurs devraient comprendre.

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Étape 4 : Prévenir les conflits de priorités

Vous devriez avoir à ce stade avoir éliminé une bonne partie de vos conflits de priorités. Si ce n’est pas le cas, parfois, la seule solution est de mettre un coup de gaz pour parvenir à ses fins… Mais comme nous l’avons dit dans l’intro de cet article, c’est fatigant et vous fournissez alors un travail de moindre qualité.

Il s’agit donc que cela arrive le moins souvent possible. Pour cela, il est extrêmement important de prévenir les conflits de priorités. Eh oui, comme souvent, il vaut mieux prévenir que guérir.

Il vous faut pour cela défendre à tout prix vos priorités. Pour rendre le concept plus concret, prenons un exemple. Vous avez cet après-midi une réunion avec votre boss à propos d’un possible nouveau projet. Cependant, vous avez déjà un emploi du temps surchargé dans les jours à venir, pour venir à bout des priorités du moment.

Prenez les devants et expliquez clairement que vous avez déjà telle ou telle priorités, et que vous travaillerez avec plaisir sur ce nouveau projet, pour peu qu’il ne gêne pas vos priorités actuelles.

Faites-le avec empathie. Montrez à votre interlocuteur que vous comprenez pourquoi ce contretemps pour être frustrant. Mais restez concentré sur votre objectif et expliquez par A + B pourquoi il ne vous est pas possible d’absorber cette nouvelle tâche dans l’immédiat. Trouvez ensuite un compromis avec la personne, de façon à apporter satisfaction malgré tout. Il s’agit de dire “oui” à la personne, mais “non” à la tâche (du moins dans l’immédiat).

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