Comment intégrer un nouvel Office Manager à votre entreprise

Vous êtes chef d’entreprise, vous venez d’embaucher un nouvel Office Manager, et vous ne savez pas par où commencer pour son intégration ? Ou alors vous êtes vous-même Office Manager, vous quittez l’entreprise, et vous êtes en charge de la passation ? Vous voilà au bon endroit. L’intégration d’un Office Manager n’est pas chose aisée, mais nous allons dans cet article vous donner les bases d’une bonne intégration pour ce genre de poste !

Donnez à l’Office Manager un accès à tous les outils nécessaires

Un Office Manager utilise tout un tas d’outils au quotidien pour mener à bien ces missions. Et par « tous un tas », on est gentil : il y a vraiment, vraiment beaucoup d’outils. C’est donc tout naturellement qu’il faut donner à l’Office Manager l’accès à ces outils. Pour cela, rapprochez-vous du département informatique, ou de la personne en charge du sujet. Voici quelqu’un des outils les plus courants, pour lesquels votre nouvel Office Manager aura besoin d’un accès :

• L’outil de gestion des congés des collaborateurs
• L’outil de gestion de projet (Asana…)
• L’outil de chat (Slack , Skype ….)
• L’outil de facturation
• ….

Ceci n’est qu’un aperçu, à vous de voir quels sont les outils utilisés dans votre entreprise (on ne va pas faire tout le boulot pour vous quand même !). Pour ce qui est des mots de passe, on vous conseille d’utiliser un gestionnaire, comme Dashlane, afin d’éviter les mots de passe pourris du type motdepasse123 ou encore les pertes de mot de passe à répétition.

Formez-le

Vous venez de donner à votre Office Manager tous les accès aux différents outils. Mais connaît-il ses outils ? A-t-il déjà travaillé avec ? Ce n’est pas certain. Des petites sessions de formation par-ci par-là ne seraient peut-être pas de trop si vous voulez que votre Office Manager soit rapidement efficace.

De même, votre Office Manager peut être un expert sur des sujets comme la gestion de la paie, ou encore l’évènementiel, tout en connaissant moins des sujets comme l’Happiness Management. Discutez-en avec lui en toute transparence pour identifier les sujets sur lesquels une formation serait utile. Vraiment, ne lésinez pas sur la formation , le retour sur investissement ne se fera pas attendre.

Définissez des objectifs clairs et précis

Pour que votre nouvel Office Manager comprenne bien son rôle, il est important de définir avec lui ses prochains objectifs, à 1, 3 et 6 mois par exemple. Utilisez les objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Accepté, Réaliste, Temporellement défini), histoire d’éviter les objectifs bullshits et complètement abstraits aux yeux de votre Office Manager.

Pour qu’il prenne rapidement confiance et trouve ses repères, n’hésitez pas à définir quelques objectifs pas trop difficiles, réalisables à court terme. Voici quelques exemples :

• Trouver un nouveau prestataire pour la nourriture au bureau
• Obtenir le feedback d’une dizaine de collaborateurs pour l’amélioration des espaces de travail
• Réserver un lieu pour le prochain afterwork

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 Faites-le rencontrer toutes les personnes clés

Un Office Manager est en contact avec énormément de monde dans l’entreprise, pour ainsi dire : presque tout le monde. Il est important d’organiser des rencontres avec les collaborateurs, afin qu’il se familiarise avec ceux-ci, et inversement. La création d’un climat de confiance est primordiale.

Mais dans l’entreprise, certaines personnes sont plus importantes que d’autres pour le job d’Office Manager. Ces personnes, ce sont celles qui seront en contact quasi-quotidiennement avec l’Office Manager lors de ses missions. Des meeting en one-to-one doivent être organisées avec ces personnes, afin de bien comprendre leurs rôles dans l’entreprise. L’Office Manager doit comprendre quel interlocuteur solliciter pour quel besoin (et aussi quelle personne risque de lui-même le solliciter).

Assurez-vous qu’il comprenne bien la culture de l’entreprise

S’il y a bien une personne qui impacte la culture de l’entreprise, c’est l’Office Manager. Nous en avons déjà parlé : la culture d’une entreprise n’est pas fixe, elle évalue avec le temps, les collaborateurs. Mais il est essentiel que l’Office Manager comprenne qu’elle est la culture actuelle de l’entreprise, afin qu’il puisse proposer des actions en phase avec celle-ci, et la faire évoluer si nécessaire. Votre nouvelle recrue découvrira petit à petit cette culture, au fur et à mesure de ces rencontres avec les collaborateurs, de ses premières missions etc.. mais mâchez-lui le travail lors d’une bonne discussion à ce sujet.

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Aidez votre Office Manager à prendre ses marques, mais ne soyez pas en permanence sur son dos

Bien sûr, au début, vous allez devoir passer pas mal de temps avec votre nouvel Office Manager. Mais une fois que celui-ci dispose de tout ce qu’il lui faut pour travailler dans de bonnes conditions, lâchez-lui la grappe ! Sachez l’accompagner, sans pour autant être sans arrêt sur son dos. Vous risqueriez de nuire à sa créativité. Après-tout, n’avez pas embauché un nouvel Office Manager afin qu’il puisse être force de proposition, apporter sa touche personnelle et ses idées ?

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