Comment mener une rétrospective et enfin se rendre compte de tout ce que l’on a accompli

Ne vous est-il jamais arrivé d’être tellement la tête dans le guidon, que vous êtes surpris de constater qu’un nouveau mois vient de s’écouler ? Vous vous demandez alors : mais qu’ai-je réellement fait durant ce mois ? Où est passé tout ce temps ? Pourtant des choses, vous en avez fait un tas !

C’est normal quand on est Office Manager, on mène de front plusieurs combats en permanence, tant le poste est polyvalent. Parfois, il est bon de se poser quelques instants et de réfléchir sur le travail accompli. On peut ainsi d’une part se féliciter pour ce travail, mais aussi et surtout identifier de nouvelles manières d’opérer, potentiellement plus efficaces, et donc in fine améliorer sa productivité. Les réunions de rétrospective sont pensées pour être menées en équipe (avec éventuellement l’Office Manager Assistant s’il y en a un, le/la DAF…) mais elles fonctionnent également très bien si vous êtes seul(e) ! Voyons ensemble comment procéder à une réunion de rétrospective.

Le concept

Une rétrospective peut être menée à la fin du mois, du trimestre, d’un projet en particulier ou même à la fin de l’année. C’est vous qui voyez le moment le plus propice : il s’agit du moment où vous pensez qu’un temps de réflexion s’avère nécessaire. A noter qu’il peut être intéressant de calquer les rétrospectives sur le calendrier que votre entreprise (fin d’un exercice comptable par exemple).

Pour procéder à une rétrospective, rassemblez dans votre tête tous les éléments de votre job d’Office Manager : vos projets, vos accomplissements, vos collaborateurs, vos metrics, vos différentes tâches du quotidien etc…) et répondez aux questions suivantes :

• Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?
• Où ai-je été bloqué, où ai-je ressenti des difficultés ?
• Qu’est-ce que je ferai différemment si c’était à refaire ?

Concrètement, une rétrospective prend environ 1h. Vous aurez du besoin du matériel suivant :

• Des posts-it de 3 couleurs différentes
• Un stylo

Ça va non ? Écrivez les 3 questions Qu’est-ce qui a bien fonctionné / Où ai-je été bloqué ou ressenti des difficultés / Qu’est-ce que je ferai différemment si c’était à refaire sur 3 posts-it de couleurs différentes et collez sur un tableau, le mur de votre bureau, ou peu importe où tant que vous pouvez les coller et qu’il y a un peu de place.

Commencez par la première question « Qu’est-ce qui a bien fonctionné » ? Chacun note ses réponses sur des post-it de la couleur associée. Si vous êtes seul(e), ce qui risque d’être le cas pour la plupart des Office Manager, c’est la même chose.

Après quelques instants, recommencez le process pour la question suivante, puis pour la dernière.

Quand c’est terminé, chacun colle ses post-it sur le mur, et tour à tour, explique ses réponses aux restes du groupe. C’est particulièrement efficace pour mettre en place des changements opérationnels ou comportementaux dans les équipes de travail. Mais encore une fois, si vous êtes seul(e), c’est tout aussi efficace pour mener une autoréflexion !

Prenez des notes sur tous les enseignements que vous avez pu tirer de ce petit exercice. Gardez ces notes et n’hésitez pas à les comparer aux notes de vos précédentes rétrospectives. Vous pourrez ainsi ressentir un véritable sentiment d’accomplissement et d’amélioration : un petit boost de confiance n’est jamais de trop.

Quelques petites astuces supplémentaires :

• Utilisez bien 3 couleurs de posts-it différentes
• Si vous êtes plusieurs, prenez-soin d’expliquer à l’équipe comment va se dérouler la réunion de rétrospective, afin que chacun soit sur la même longueur d’onde et sache à quoi s’attendre
• Essayez de ne pas rentrer dans un schéma où vous rentrez en détail sur un point particulier, ne cherchez pas à trouver une solution immédiate à un problème ou un conflit. De même, si vous êtes en équipe, ce n’est pas le moment d’avoir des échanges en 1-to-1 ou de s’embrouiller sur le pourquoi du comment quelque chose n’a pas marché.
• Essayez de respecter la durée de 1h, 1h30 max
• Sur les posts-it, autorisez-vous à noter tout ce qui vous passe en tête, c’est aussi un exercice de brainstorming ! Inutile donc de passer 10 min à rédiger un post-it parfait : ce n’est pas le but.

Les bénéfices d’une réunion de rétrospective

En fait, la rétrospective est une forme de feedback que l’on fait pour l’équipe, ou pour soi-même. L’idée est de mettre en place un espace dans lequel on se sent confortable afin de partager son ressenti. On identifie ainsi les opportunités d’améliorations et on peut se fixer des objectifs pour la suite. On se rend également compte de tout le travail accompli : on a trop souvent tendance à l’oublier, pourtant c’est primordial !