Comment préparer la correspondance, les documents et les rapports ?
La rédaction d’un rapport ainsi que d’un document administratif permet de faire circuler les informations au sein d’une entreprise. C’est à partir de ces textes écrits que les collaborateurs peuvent obtenir les données essentielles au bon développement de l’entreprise. Concernant le rapport, il est rédigé la plupart du temps lorsque le manager en fait la demande. En effet, la présence de rapport permet au responsable de prendre une décision. Toutefois, une assistante peut aussi très bien présenter un rapport afin d’afficher une nouvelle proposition. Plusieurs types de rapports existent, mais on peut utiliser une méthode standard pour leur rédaction.
La préparation d’un rapport
L’opération débute par la chasse aux données. Effectivement, un rapport n’est rien d’autre qu’une grande quantité de données qui sont présentées de façon organisée. Il faut donc regrouper toutes les informations essentielles à la rédaction. Ces données peuvent naitre d’une documentation, d’un compte rendu ou de plusieurs entretiens. Elles peuvent pareillement venir de l’intérieur ou de l’extérieur de l’entreprise. Après cela, on passe au traitement. Finalement, on obtient un amas de données qui seront difficiles à appréhender pour votre hiérarchie. Les données récoltées vont se transformer en informations concrètes qu’après un traitement. Après le traitement vient la réalisation d’un plan. C’est un moyen de bien organiser son travail. Comme dans toute rédaction, on aura besoin d’une introduction, d’un développement et d’une conclusion. L’introduction est l’occasion d’évoquer sommairement les renseignements contenus dans le rapport. Quant au développement, la partie contiendra l’analyse de l’existant, la critique de l’existant et les propositions de recommandations. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la conclusion ne sera pas un simple résumé. Cette partie rependra les réponses aux éventuelles interrogations posées dans le développement. La dernière étape de la préparation d’un rapport est sa rédaction proprement dite. L’objectif ici est de réaliser un texte avec des phrases courtes et précises.
L’archivage d’un document d’entreprise
Au fil du temps, les documents vont s’accumuler dans votre entreprise. Des problèmes peuvent apparaitre lorsqu’ils sont mal archivés. Pour éviter les mauvaises surprises, vous devez d’abord identifier chaque document et éliminer les papiers inutiles. Les documents importants seront stockés dans des classeurs ou dans un compartiment spécial. À ce moment-là, les documents deviennent des archives et il est crucial d’instaurer un registre afin de mieux gérer leur consultation. Enfin, les responsables devront détruire les documents sensibles qui ne vont plus servir pour l’entreprise.
