Comment préparer une salle de réunion ?
La préparation de la salle de réunion est une étape très importante pour que la réunion puisse se dérouler sous les meilleurs auspices. En tant qu’office manager, il est donc important de mettre tout en œuvre pour que la préparation de la salle de réunion soit parfaite. Découvrez dans cet article comment préparer une salle de réunion.
Le choix de la table de salle de réunion
Cela peut paraître anodin, mais le choix de la table de la salle de réunion est très important. En effet, vous devrez donc choisir la table en fonction du nombre de personnes qui assistera à la réunion, mais également en fonction de la taille de votre salle. Nous vous conseillons d’opter pour une grande table rectangulaire ou ovale si votre salle de réunion est de taille moyenne. Sachez que la forme ovale vous permettra notamment d’ajouter quelques participants à la réunion en plus de manière plus simple. Si vous devrez préparer de nombreuses réunions de façon régulière, nous vous recommandons donc d’opter plutôt pour un mobilier modulable que vous pourrez adapter en fonction de vos besoins. Concernant la taille de la table, sachez que vous devrez prévoir 60 cm pour chaque participant.
La vérification du matériel
En tant qu’office manager, vous êtes donc responsable de vérifier que tout le matériel nécessaire est présent. Pour cela, prenez le temps de vérifier que les écrans sont bien fonctionnels, que tous les cordons électriques sont bien branchés, que rien ne gênera les pieds de chaque participant, vérifiez la luminosité de la pièce, etc. Prévoyez également une solution de secours en cas de coupure de courant. On n’y pense pas toujours, mais vous n’êtes pas à l’abri de cet imprévu. N’hésitez pas également à créer une liste pour tout le matériel nécessaire.
Voici le matériel de base nécessaire pour une réunion que vous devrez donc vérifier qu’il soit bien présent :
- Vidéoprojecteur
- Ordinateur
- Marqueur
- Feuilles blanches
- Punaises
- Scotch
- Tableau papier ou tableau blanc avec feutres effaçables
La disposition de la salle de réunion
Sachez que lorsque vous allez préparer votre salle de réunion, vous devrez également prendre en compte la finalité de la réunion. Cela va notamment vous permettre de savoir comment disposer la table et les chaises.
Pour une réunion d’information, optez pour une disposition en salle de conférence. Si c’est une réunion de concertation ou pour résoudre des problèmes, nous vous recommandons alors de choisir entre une disposition en U, une disposition en carré ou une disposition en cercle.
