Comment réserver une salle de réunion ?
Après avoir invité vos collaborateurs, il est nécessaire de trouver un endroit pour votre réunion. Pour cela, nous vous proposons de découvrir ici comment réserver une salle de réunion notamment avec le développement des nouvelles technologies dont vous pouvez vous servir.
La création d’un fichier Excel
Afin de pouvoir gérer et réserver facilement une salle de réunion, il est nécessaire de créer un fichier Excel. En effet, ce dernier va vous permettre de créer une sorte de planning pour l’occupation de la salle de réunion. Vous pourrez ainsi facilement savoir en quelques clics qui a besoin de la salle de réunion et à quel moment. Vous pourrez donc inscrire rapidement dans ce fichier Excel votre besoin de réserver une salle de réunion. Finalement, ce fichier va notamment permettre de disposer d’un calendrier précis avec les dates et les heures de disponibles pour la salle de réunion. Inutile de partager ce fichier avec le reste de vos collaborateurs, mais il doit uniquement vous servir d’outil d’administration.
Des logiciels spécifiques
Il existe d’autres solutions pour réserver une salle de réunion dont des logiciels spécifiques. Vous pouvez donc très bien utiliser un logiciel qui va vous permettre de gérer la réserver et l’accès à la salle de réunion. De nombreux logiciels spécifiques sont présents sur la toile, certains plus efficaces que d’autres et qui vont vous permettre de réserver rapidement et facilement. Cela vous permettra aussi d’optimiser le taux de remplissage de votre salle et de faciliter l’accès à tous vos collaborateurs.
Une salle de réunion externe
Bien évidemment, toutes les entreprises ne possèdent pas de salle de réunion à l’intérieur de leur société. Dans ce cas, il sera nécessaire en tant qu’office manager de trouver une salle de réunion à l’extérieur. Pour cela, nous vous recommandons dans un premier temps de définir vos besoins, car la réservation de votre salle de réunion va engendrer un coût pour votre entreprise. Inutile de réserver une salle de réunion pour 30 personnes si vous n’êtes que 10. Vous devez également savoir quels sont les outils dont vous aurez forcément besoin pour cette réunion comme un vidéoprojecteur par exemple. Pour cela, vous pourrez effectuer une recherche sur différentes plateformes en ligne ou directement sur un moteur de recherches comme Google. Nous vous conseillons ensuite de prendre le temps de contacter chaque salle de réunion qui vous intéresse par téléphone afin d’effectuer une comparaison et trouver la salle de réunion au meilleur prix possible.
