Definition Frais de déplacements des collaborateurs
Les frais de déplacement correspondent à des dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais seront remboursés par l’employeur.
Quelques exemples de frais de déplacement:
Dépenses de nourriture, de logement, de frais liés à l’utilisation à titre professionnel d’un véhicule personnel, billets de train ou d'avion, usage des transports en commun,... etc.
Ils ne sont pas soumis aux cotisations de Sécurité sociales à la condition que le salarié concerné fournissent l'ensemble des justificatifs de ses dépenses et que ces dernières soient en cohérence avec l'activité professionnelle et les besoins induits par la mission.
En ce qui concerne les dépenses de nourritures ou de repas (à ne pas confondre avec les invitations clients, fournisseurs, ...), l'exonération est soumise à des limites de montants.
L’employeur a le choix de rembourser les frais professionnels engagés par son salarié en versant soit :
- le montant des dépenses réellement engagées
- le montant d’une allocation forfaitaire
Quelles sont les clés de succès pour l'office manager:
Vous devez garder à l'esprit que les informations chiffrées fournies ci-dessus sont applicables à l'année 2018! Il est impératif que vous les actualisiez chaque année!
L'ensemble des frais de déplacement remboursées sur la base des dépenses réelles seront consignées par le salarié dans une note de frais mensuelles, accompagnée des pièces justificatives (Notes de restaurant, factures au nom de la société, billets divers, détail des km parcourus et destinations pour les indemnités kilométriques,...).
Ne pas oublier de tenir compte des avances sur frais consenties à un collaborateur au moment du règlement de sa note de frais. Pour éviter ce faux pas, le mieux est de faire figurer cette avance sur la note de frais.
