Développer son écoute quand on est Office Manager

Avoir une écoute active, c’est un must-have pour les Office Manager. Une soft skills qui peut énormément apporter : un bon communiquant est avant tout une personne qui sait écouter.

Au quotidien, l’Office Manager travaille pour faciliter la vie de l’entreprise, et surtout la vie des collaborateurs. Il est donc indispensable de bien comprendre ces derniers, pour être force de proposition vers des solutions adaptées.

Et pour bien comprendre les collaborateurs, vous l’aurez compris, il faut être capable de les écouter. Facile, direz-vous. Eh bien pas tant que ça, car il faut parfois être capable de lire entre les lignes et de traduire ce qu’on cherche à vous dire. 

Nous vous proposons dans cet article de découvrir les bienfaits de l’écoute active, et de comprendre comment la développer, pour devenir un encore meilleur Office Manager !

Les bénéfices d’une écoute active

Comme nous l’avons vu, développer son écoute quand on est Office Manager permet de mieux comprendre les collaborateurs, leurs besoins et leurs envies. Ainsi, vous pouvez proposer des solutions adaptées pour que ces derniers puissent allier performance et bien-être au travail. 

Au-delà de ça, l’écoute active permet aussi de développer de plus fortes relations avec les collaborateurs. Vos collègues sont sensibles à la différence entre “entendre” et “écouter”. Lorsque les collaborateurs se sentent compris par l’Office Manager (ou par tout autre collaborateur), cela permet de développer de plus fortes relations avec eux.

Cela participe également à la création d’une culture d'entraide au sein de l’entreprise. Quand les équipes savent qu’elles peuvent compter sur l’Office Manager, elles se sentent soutenues et peuvent travailler de manière plus authentique, plus engagées. Des portes vers des conversations plus dynamiques s’ouvrent. Cela incite également les collaborateurs à adopter un comportement similaire.

In fine, les collaborateurs sont plus performants. Bref, un véritable cercle vertueux.

Comment développer son écoute quand on est Office Manager

Contextualisez les discours

Gardez en tête que lorsqu’un collaborateur vous sollicite, vous fait une remarque, ou vous pose une question, le contexte est toujours important. Pour mieux vos chers collègues, il s’agit de se mettre à leur place, pour les écouter de manière pertinente.

Pour contextualiser le discours de vos collaborateurs, vous devez apprendre à connaître leurs différentes personnalités, à comprendre quel type de problème ils rencontrent actuellement, ce qui les rend heureux ou au contraire malheureux, ou encore être capable d’identifier les moments où le moral d’un collaborateur est en berne.

Vous pouvez ainsi remettre à leur place les différents éléments qui vous sont énoncés, les contextualiser, et rendre le tout plus cohérent.

N’interrompez pas vos collaborateurs

Nous avons souvent ce mauvais réflexe, lorsque quelqu’un nous parle, de préparer intérieurement une réponse plutôt que de réellement écouter. Et ce, quitte à interrompre la personne dans sa réflexion. Nous cherchons à tout prix à trouver une solution immédiate.

Il s’agit malheureusement d’un mauvais réflexe. Lorsqu’un collaborateur se confie à vous, il est important de le laisser aller jusqu’au bout de son idée sans le couper, afin de bien comprendre tous les tenants et aboutissants. Laisse-le terminer, puis demandez-lui ce que vous pouvez faire pour l’aider. Bien souvent, vos collaborateurs vous donneront eux-mêmes les réponses, ce qui vous permettra de mettre en place les actions les plus appropriées.

Soyez attentif au langage non verbal

Être attentif au langage non verbal de vos collaborateurs permet de mieux comprendre tout ce qui n’est pas dit. Quelle est l’attitude de votre interlocuteur ? Comment se tient-il ? A-t-il le regard fuyant ? Les bras croisés ? Quel est le ton de sa voix ? Avez-vous le sentiment qu’il ne vous dit pas tout ? On peut souvent obtenir plus d’informations dans ce qui n’est pas dit plutôt que dans ce qui est dit. 

Toutefois, évitez de faire trop d’hypothèses, et si vous avez un doute, invitez la personne à développer certaines parties du sujet, pourquoi pas si nécessaire à l’écart, pour plus de discrétion.

Soyez également attentif à votre propre langage non-verbal, pour bien montrer à votre interlocuteur que vous êtes à l’écoute : tournez-vous en direction de la personne, n’hésitez pas à vous asseoir, décroisez vos bras et regardez dans les yeux. À noter qu’en cette période où le télétravail est souvent de rigueur, ces conseils sont également valables lors de discussions en visioconférence.

Répétez et reformulez

Parlez à vos équipes commerciales, vous verrez qu’ils utilisent énormément ce dernier conseil avec leurs prospects. En effet, en fin de conversation, répéter et reformuler les dires de votre interlocuteur permet de confirmer que vous avez bien enregistré et bien compris l’information. Cela garantie que votre interlocuteur ait réellement le sentiment d’avoir écouté. Au final, cela fait de vous un Office Manager avec une forte capacité d’écoute !

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