Fiche de poste executive assistant

Affecté à un manager en entreprise, l’executive assistant apparaît comme le bras droit de ce dernier. Ayant pour rôle de seconder son supérieur, cet assistant met tout en œuvre pour que le dirigeant réalise sa mission. Poste clé dans les organisations, la fonction d’executive assistant est très prisée par les candidats surtout de sexe féminin. Explorons davantage le métier executive assistant, ses missions, son profil, les perspectives d’évolution et la formation nécessaire pour y accéder. 

> Découvrez le premier logiciel qui aide les executive assistant à organiser simplement leur poste.

Rôle de l’executive assistant

L'executive assistant a pour objectif d’appuyer son supérieur dans la réalisation de ses missions en gérant son agenda et en le déchargeant des tâches administratives. Servant principalement d'interface entre le manager et ses principaux interlocuteurs, il remplit les missions executive assistant suivantes :

• Décrocher les appels du manager et lui transmettre les informations importantes ;
• Assurer la lecture du courrier et des e-mails du manager et les classer par ordre de priorité ;
• Archiver le courrier ;
• Gérer le travail des secrétaires placées sous ses ordres, dans une très grande entreprise ;
• Gérer l'agenda et organiser les réunions du manager suivant ses priorités et sa disponibilité ;
• Organiser les déplacements du manager ; 
• Apprêter les dossiers de travail du manager puis les archiver ;
• Produire les comptes-rendus des réunions et veiller à leur diffusion ;
• Participer à des séances de débriefing avec son manager pour être au fait de l’évolution de son travail et les éventuels contretemps de sa journée.

A lire également :Comment se faire un profil Linkedin d’Office Manager Superstar

Qualités d’un executive assistant

Un executive assistant exécute de nombreuses tâches administratives entre autres attributions executive assistant. Entre les coups de téléphone, les e-mails et le courrier, il doit être organisé et savoir trier les informations par ordre de priorité. Pour optimiser son travail, il doit pouvoir travailler en multitâches avec toujours autant d'efficacité.

L'assistant du manager est en contact tant avec les services de son entreprise qu'avec des personnes à l’extérieur. Il doit savoir communiquer et faire preuve d'excellentes qualités relationnelles. 

Carrière et possibilités d’évolution 

Il n’est pas généralement difficile pour un assistant de manager novice d’entrer dans la profession si son profil cadre avec la fiche de poste executive assistant. Après plusieurs années d'expérience, un executive assistant acquiert d’importantes compétences dans la gestion. Il peut être alors propulsé à des postes d'encadrement intermédiaires, voire de direction comme contrôleur de gestion, chef de produit, responsable commercial, etc.

A lire également :Vidéo : portrait de Jennifer, fondatrice de l'agence de recrutement d'Office Manager Gom&Go

Formation requise

L’on accède au métier d’executive assistant avec un diplôme de type Bac + 2 minimum. Au lycée, la filière STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) est celle qui prépare le mieux à la formation post-bac. Toutefois, il est également possible de passer par la filière ES. Après le baccalauréat, plusieurs voies sont ouvertes pour prétendre à la profession d’executive assistant. Les diplômes les plus appréciés par les recruteurs sont les suivants :

• BTS assistant manager ou le BTS assistant de gestion PME-PMI ; 
• DUT GEA ou le DUT Tech de Co ;
• Licence pro commerce ou la licence pro management des organisations avec spécialité assistant de manager ;
• Bachelor in business and management.