Gérer les déplacements et les formalités de voyage
En tant que manager, vous avez peut-être certains de vos collaborateurs qui doivent partir en déplacement que ce soit de manière régulière ou ponctuelle. Il est donc nécessaire de mettre en place une bonne gestion de tous ces déplacements et de prendre en charge toutes les formalités de voyage. Ici, nous vous proposons d’en découvrir plus sur la gestion des déplacements de vos collaborateurs.
La gestion des frais de déplacement
Avant toute chose, il est important de gérer notamment les frais de déplacement pour l’entreprise. En effet, vous devez mettre en place une politique de gestion des frais de déplacement qui doit être claire pour vos salariés. Cela leur évitera les mauvaises surprises et ils pourront ainsi obtenir leurs remboursements sans aucun problème. Ainsi, vous devez notamment informer chaque salarié qu’il doit impérativement conserver les justificatifs de ses dépenses durant son déplacement que ce soit un reçu, un ticket de caisse ou encore une attestation. Sans justificatif, il faut savoir que l’entreprise n’est pas dans l’obligation de rembourser les frais de déplacement. Durant la création de votre politique de gestion des frais, vous allez devoir aborder les vols aériens, les séjours, le transport, mais également les autres dépenses annexes.
Tenter de réaliser des économies
En tant qu’entreprise et si vous êtes amené à envoyer de manière régulière vos collaborateurs en déplacement professionnel, nous vous recommandons alors de tenter d’établir des partenariats avec certains groupes hôteliers, etc. En effet, certains programmes de fidélité sont mis en place et vous permettront de réaliser des belles économies. On peut notamment citer le cas de la SNCF qui vous permet de profiter d’une carte « Grand Voyageur » pour ceux qui réalisent plus de deux aller-retour tous les mois. Il est donc intéressant de pouvoir vous renseigner.
Faites une liste
Sachez que nous vous conseillons également de faire une liste pour bien gérer les déplacements professionnels. Que ce soit l’heure d’arrivée, le numéro du vol ou encore les contacts sur place, vous pouvez tout noter dans cette liste. Lorsque votre collaborateur reviendra de son déplacement professionnel, il pourra vous aider à enrichir cette liste avec des informations supplémentaires et les bonnes adresses par exemple. Conservez cette liste pour les prochains déplacements professionnels de vos collaborateurs dans les mêmes villes ou dans les alentours.
Pour conclure, vous devez vous préparer à l’avance pour bien organiser les déplacements professionnels de vos collaborateurs pour que tout soit parfait et qu’aucune source de stress ne fasse son apparition.
