Interview de Maeva, Assistante de Direction, Ambassadrice métier et blogueuse !

Conjuguer le métier d'Assistante de Direction numérique et celui d'Ambassadrice métier, le tout en animant un blog, c'est possible ! C'est le quotidien de Maeva, qui travaille chez Microsoft et partage ses astuces sur son blog, www.maevadigitalactive.com. On a eu la chance de rencontrer cette héroïne du quotidien, qui a répondu à nos questions sur l'Assistanat de Direction et la transformation digitale ! Rejoignez la également sur LinkedIn https://www.linkedin.com/in/maeva-chelly/.

Maeva, pouvez-vous présenter votre parcours professionnel ?

Je suis assistante de direction depuis plus de 25 ans, au sein de Direction générale et de Direction marketing de sociétés internationales. Convaincue que la performance est présente au cœur de chaque organisation, je m’épanouis dans la gestion de projets variés. J’organise de bout en bout leurs bons déroulements qui répondent aux besoins des clients internes et externes dans le respect de règles de planification et de budget. 

Je consacre 20% de mon temps à un rôle d’Ambassadrice métier, auprès de la communauté des assistant(e)s pour les accompagner dans l’adoption des usages liés à la transformation numérique. Ce n’est pas une mission que me confie Microsoft, mais une liberté que me laisse Microsoft sur le temps que j’ai pu optimiser grâce au numérique pour me développer sur des projets qui me tiennent à cœur ; notamment celui de partager mes expériences et mes connaissances.

Passionnée de numérique, je suis une utilisatrice avertie, et puise mon énergie dans l’efficacité, le partage, la communication et la gestion de projet. Enfin, j’ai eu donc envie d'un endroit pour moi, un lieu de rendez-vous sur Internet pour échanger. Un espace entre champs des possibles et réalité. J’ai décidé de créer mon blog #MaevaDigitalActive (www.maevadigitalactive.com), que je vous invite à découvrir, pour partager ma passion des outils Microsoft, écrire des articles sur comment les utiliser (au mieux), créer une communauté autour des mêmes centres d'intérêt, stimuler l'envie d'apprendre, apporter ma contribution aux autres, ...  Je partage plus que jamais la pensée d'Anna Monar : "Le partage enrichit chacun en accroissant leur connaissance".

Que signifie Assistante Digitale ?

La transformation numérique  des entreprises est une réalité et par la même occasion, le métier de l’assistant(e) évolue. L'arrivée du micro-ordinateur a transformé les secrétaires en assistant(e)s et le numérique les transforme en véritable ambassadrice de l’organisation tournée vers la gestion de projet. 

L'assistant(e) est naturellement un réseau social , un être collaboratif qui détient un savoir. Passer ce savoir au format numérique ne lui enlève rien car elle reste la garante de ce savoir. Ce n'est pas son rôle qui change mais la façon dont elle l'exerce.

De fait, l’assistant(e) numérique est une assistant(e) qui déploie de nouveaux modes de travail collaboratif, une assistante new world of work : Elle peut initier leurs managers et collaborateurs aux outils, organiser des événements dans l'entreprise, animer des réseaux de communication, mettre en place de nouvelles pratiques plus collaboratives … créer du lien et favoriser l’adoption. Le numérique est une très belle opportunité d’optimisation de son temps.

En somme, une assistant(e) numérique est une assistant(e) « connectée », qui est identifiée sur les réseaux comme une experte métier, qui a une identité numérique et un réseau.

Quel rôle ont à jouer les Assistant(e)s dans la transformation digitale ?

Les assistantes sont au cœur des organisations à la croisée des solutions technologiques et de l’Humain. Elles sont les relais et les rouages incontournables de la transformation digitale. Elles accompagnent, elles amplifient, elles simplifient… et ont un rôle de facilitateur, soit un véritable hub de connexion, à l’instar des aiguilleurs du ciel pour que tout le monde trouve sa place et évolue en toute confiance et sécurité.

Plus que jamais les assistantes infusent la transformation, là où il faut déployer de nouveaux outils mais surtout et avant tout de nouveaux modes de travail collaboratifs ; les assistant(e)s sont un maillon clé pour accompagner les collaborateurs.

Quel conseil donneriez-vous à un(e) Assistant(e) qui veut aller plus loin dans la transformation digitale ?

Tout d’abord, le numérique est un outil mais aussi et surtout c’est un état d'esprit. Force est de constater que le principal frein de l’assistant(e) à l’adoption de ces nouveaux usages est souvent l’assistant(e) il/elle-même… qui n’osent pas changer leur façon de travailler, ils/elles attendent qu’on le leur demande. Ils/elles pensent, à tort, que les outils vont les remplacer. Cependant, ils ne se suffisent pas à eux-mêmes, et peuvent devenir nos pires ennemis si nous les maitrisons mal. Derrière l’outil, il y a l’humain !

Le conseil que je leur donnerais serait d’avoir une ouverture d'esprit face à ces nouveaux outils informatiques, et de sortir des usages traditionnels. D’oser changer leur façon de travailler. Accepter de faire différemment et avoir la volonté de suivre son temps, d'aller de l'avant, de ne pas « rester sur ses positions » et de suivre le sens de l'histoire. Il est donc important qu’ils/elles comprennent que le numérique n’est en aucun cas un danger pour ce métier. C'est au contraire une somme infinie d'opportunités si les assistant(e)s s'approprient le numérique pour travailler mieux, plus vite et ensuite s'investir sur des projets pour montrer leur valeur ajoutée. Car le propre de ce métier réside dans la maxime : « mieux on le fait, plus il est invisible ». Le numérique va permettre de rendre visible l'invisible.

Osez, vous n’avez rien à perdre, mais tout à gagner !

Vous êtes aussi Ambassadrice métier digitale, que cela signifie-t-il ?

Comme indiqué précédemment, je dédie 20% de mon temps gagné grâce au numérique, en tant qu’Ambassadrice métier, auprès de la communauté des assistant(e)s pour les accompagner dans l’adoption des usages liés à la transformation numérique. L’objectif de mes interventions est de leur donner envie d’avoir envie ; leur montrer que le numérique n’est pas un frein dans leur métier mais un atout.

Il faut activer leur curiosité, en partageant expériences et découvertes. Pas à pas, doucement… les inciter à changer leur façon de travailler, à collaborer, à échanger pour gagner du temps et être plus agile, ne plus avoir peur du changement.

Historiquement, ce qui faisait la valeur d’une assistant(e) c’est ce qu’il/elle savait et ce que les autres ne savaient pas ; ce n’est plus tout à fait vrai ! Car à l’heure de la transformation numérique, c’est désormais la capacité à partager savoir et l’enrichir du savoir des autres pour un bénéfice commun.

A travers des scénarios d’usage pour gagner en temps, sérénité, productivité , efficacité, il ne s’agit en aucun cas de formation technique, je souhaite leur donner envie de devenir de vrai(e)s ambassadeur(rice)s Office 365. Les assistant(e)s peuvent être les meilleur(e)s ami(e)s et les pires ennemi(e)s dans l’adoption des usages. Ils/elles ne sont pas au cœur des décisions des choix technologiques, mais au cœur du dispositif d’adoption, de la mise en place de nouveaux usages collaboratifs, plus modernes, plus agiles, plus innovants s’appuyant sur l’intelligence collective. Il est important de les intégrer dès le début dans le plan de transformation numérique des entreprises afin qu'ils/elles puissent être moteur de l'adoption.

Le numérique, c’est ludique, inspirant, et un véritable atout pour le métier. Qu’on le veuille ou non, le numérique, c’est comme le passage à l’an 2000 ou l’arrivée de l’euro, on ne peut pas l’empêcher… Le numérique, c’est maintenant et demain, c’est l’ère de l’intelligence collective. L’entreprise passe de l’individualisme au collectif. Ensemble, on est plus fort et surtout on va plus loin !

Quels sont les outils dont vous ne pouvez pas vous passer ?

Parmi les outils qui me semblent indispensables pour une assistant(e), je citerai les outils de travail collaboratif d’Office 365, à savoir, en priorité Outlook , Excel et PowerPoint, mais également pour le stockage SharePoint, OneDrive, pour la prise de note OneNote, et Yammer comme réseau social d’entreprise.

Il y a également l’indispensable Skype Entreprise, pour la messagerie instantanée, Microsoft Forms pour les questionnaires/sondages. Sans oublier Microsoft Teams, véritable hub de connexion privé, rassemblant personnes, conversations, fichiers, espace de stockage, outils dans un seul emplacement permettant à chacun d'avoir un accès immédiat à tout ce dont il a besoin. Bien au-delà de tous ces outils, la transformation numérique est avant tout un changement d'usages.

Dans mon quotidien, je passe 30% de mon temps sur Outlook dans la gestion de mails, mais également pour gérer différents calendriers. Mettre en place des règles, des indicateurs de suivi ou affecter des catégories pour une utilisation ou recherche ultérieure, est un atout essentiel dans le processus de hiérarchisation et de traitement des mails. Je m’aide également de bonnes pratiques pour gagner du temps (j’en parle dans mon blog).

Changer ma façon de travailler, c’est aussi ne plus utiliser le mail pour échanger avec mon manager surtout lorsque celui-ci est à l’étranger. J’utilise des solutions collaboratives partagées comme OneNote, OneDrive. Lieu privilégié d’échange, de partage de notes et d’historisation de l’information, cet espace me permet de rester en contact avec lui ; et le décalage horaire entre nous ne devient plus un obstacle à la communication.

Le temps gagné : je le dédie à la gestion de projets visant à organiser de bout en bout leur bon déroulement répondant aux besoins des clients internes et externes. Pour cela, j’utilise Microsoft Teams, un espace collaboratif privé où tout est centralisé : que cela soit en mode conversation, prise de note, espace de stockage de documents, avec de la coédition en temps réel, tout cela est lié à un projet dédié.

Voilà comment au quotidien, le digital - avec des astuces simples, ludiques, inspirantes, et des outils collaboratifs -, me permet de gagner en temps, sérénité, efficacité et productivité.

Comment voyez-vous l'Assistanat de direction dans 10 ans ?

Difficile à lire dans l’avenir… Si nous reprenons la courbe de l’évolution du métier, l'arrivée du micro-ordinateur a transformé les secrétaires administratives en assistant(e)s multi-tâches et le numérique les transforme en ambassadrice de l’organisation multi-compétences tournée vers la gestion de projet. Il est donc inévitable de penser que forcément, il/elle aura connu encore quelques changements dans ses missions ; de par sa posture et la nouveauté et l’évolution exponentielle des outils du numérique.

Au-delà de son rôle d’ambassadrice, je suis persuadée que l’assistant(e) de direction dans 10 ans sera une véritable coordinatrice, la personne qui gère les interactions dans les organisations, qui met en relation, qui pilote des projets et les coordonne. Elle aura un rôle de négociatrice. En résumé, une personne qui sera plus une adjoint(e) de son responsable qu’une assistant(e).

L’ère de l’IA (intelligence artificielle) ne fait que commencer. Déploiement en force et en masse des outils numériques dans les années à venir, il/elle devra à mon sens (note : s’il/elle prend le train en marche bien entendu), investir pleinement la coordination et la gestion de projets.

Et puis, n’oublions pas la dimension psychologique de la fonction où l’empathie et l’anticipation sont maîtres-mots du métier. Et là, l’humain a encore de belles années en perspective face à la machine si intelligente soit-elle !

Bref, l’essentiel - ce qui rejoint mes propos d’avant – est que l’assistant(e) se doit, d’une part, d’être au fait et d’avoir les bonnes pratiques numériques qui lui sont proposées… pour ne pas rester sur le quai, mais aussi développer ce que l’on nomme aujourd’hui les Soft Skills (le savoir être, la communication, le leadership, ...).

Sur votre blog, vous écrivez beaucoup sur l'usage d'Office 365, une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Une astuce que j’affectionne et qui me fait gagner un temps fou au quotidien, est l’utilisation des signatures de mail comme modèle type de mail. 

Une signature de mail peut remplacer la fonctionnalité Actions rapides d’Outlook quand il s’agit de créer des réponses types (autant de signatures que de réponses types). La création de signature de mails est très utile pour réduire considérablement le temps de réponse, en particulier pour des réponses récurrentes ou redondantes.

Exemple : Envoi d’un mail de bienvenue lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

Plus besoin d’utiliser la barre de recherche pour retrouver le dernier mail envoyé (sur le sujet) à un nouveau collaborateur ; plus besoin de faire un copier-coller du corps du texte ou transférer le même mail ; plus besoin de modifier l’objet en enlevant le « TR » lors du transfert ; plus besoin de … ; plus besoin …Il vous suffit d’avoir au préalable configurer une fois pour toute une signature de mail avec ce fameux mail de bienvenue (ne pas oublier de mettre votre propre signature à la fin du mail). Lors de la venue d’un nouveau collaborateur, clique sur Nouveau Message dans votre boite mail, puis insérez la signature nommée Bienvenue. Ajoutez l’adresse mail et l’objet, puis envoyez.
Deux clics et le tour est joué !
Essayez cette astuce, c’est l’adopter.

Merci beaucoup Maeva !