Jessica, Office Manager chez WeProov !

Nouvelle semaine, nouveau portrait. Cette fois-ci, c'est Jessica, Office Manager chez WeProov qui partage avec nous son expérience d'Office Manager !

Bonjour Jessica, où travaillez-vous ?

Je travaille chez WeProov depuis juillet 2019 ! Nous aidons les entreprises du secteur de l’automobile et de l’assurance à révolutionner la façon dont elles inspectent les véhicules, gèrent les dommages et les déclarations de sinistres, grâce à une solution digitale fiable, basée sur de l’IA et conçue pour offrir la meilleure expérience utilisateur.

À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?

J'ai décidé de devenir Office Manager après 3 ans d'expérience en cabinets de recrutement tech, lorsque j'ai réalisé que ce poste offrait en start-up une très grande polyvalence . Cela me permettrait de continuer à utiliser mes compétences acquises jusqu'ici, et de m'appuyer sur des qualités qui n'étaient pas des plus utiles dans mon métier (l'organisation, la rigueur), tout en ayant une place clé dans l'organisation de l'entreprise !

Quel est ce petit plus qui vous différencie ?

Le petit plus qui me différencie est mon côté "bon public" ! Je rigole beaucoup aux blagues de mes collègues , même quand ils ne font pas les meilleures !

Plus sérieusement, je dirais que c'est aussi ma capacité à être disponible. Je prends toujours le temps d'écouter les demandes de mes collègues, même si ma réponse immédiate peut parfois être de leur demander un délai avant de pouvoir les aider.

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Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?

C'est une sorte de couteau-suisse, bras droit des dirigeants dans tous sujets support de l'entreprise, à la fois RH, recrutement, admin, gestion, juriste... C'est le métier qui rassemble tous les jobs de l'entreprise pour lesquels nous n'avons encore aucune personne dédiée à 100%. L'Office Manager n'est pas expert dans tous ces domaines, mais doit se débrouiller pour traiter les problématiques auxquelles fait face l'entreprise.

Quel est le top 3 des outils que vous utilisez au quotidien ?

Slack : c'est par là que la plupart des demandes arrivent, bien que beaucoup arrivent encore par un petit déplacement jusqu'à mon bureau ! :)

Excel : retours aux basiques. Excel est utile dans tous les domaines !

Linkedin  : recrutement quand tu nous tiens... Et oui, même quand je ne suis pas en période de fort recrutement, je me connecte à LinkedIn pour promouvoir l'entreprise, ou bien effectuer de la veille sur les sujets qui m'intéressent en ce moment.

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Comment faites-vous pour gérer vos priorités ?

To-do list dans mon cahier ! À chaque fois qu'une tâche à effectuer me passe par la tête, je la note pour être sûre de ne pas l'oublier et me libérer l'esprit. Plusieurs fois par jour je la relis pour prioriser et être sûre de ne rien oublier !

Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ? Comment avez-vous réagi ?

La plus grosse galère a été d'instaurer de nouvelles procédures pour permettre à l'entreprise de grandir, dans un contexte où il y en avait très peu, sans que les salariés aient l'impression d'être contraints. C'est une bataille de longue haleine, pour accompagner au changement et montrer la valeur ajoutée de certains nouveaux process.

Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?

Ma plus grande fierté est de réussir à structurer, petit à petit, l'entreprise et d'apporter un réel soutien à mes collègues. Je ne m'en rends pas toujours du chemin parcouru depuis 6 mois, mais mes chers collègues sont là pour me rappeler tout ce que nous avons mis en place ensemble depuis mon arrivée !

Quelle est la prochaine compétence que vous souhaitez développer ?

Désormais, j'aimerais monter en compétence sur la partie financière, pour être plus proactive et aider les dirigeants dans les actions stratégiques à mener pour le développement de l'entreprise.

Où vous voyez-vous dans 5 ans ?

D'ici à 5 ans, j'espère évoluer vers une expertise (qui est déjà en train de se dessiner) et créer une équipe pour apporter encore plus de valeur à l'entreprise.

Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?

Je crois que beaucoup d'Office Managers ont un manque de reconnaissance de la part de leurs collègues. J'ai la chance de ne pas être dans ce cas ! Je conseillerais d'apprendre à dire non . Cela n'enlève en rien la gentillesse et l'empathie que nous devons avoir dans notre métier, ça permet tout simplement de le valoriser. Dire non à des tâches dont nos collègues veulent se décharger par flemme, c'est montrer que nous aussi nous traitons des sujets importants qui ne méritent pas de passer derrière des petites urgences qui aurait dû être évitées.

Pour vous, c’est quoi la magie ?

La magie, c'est quand les collègues disent merci ! Parfois on se donne beaucoup de mal et on consacre du temps à organiser de nouvelles choses, à améliorer ce qui existe déjà, sans que personne ne soupçonne tout ce que cela a impliqué. Un merci, c'est la magie qui a opéré et qui montre que nous avons réussi !

Un petit mot pour terminer ?

Office Manager fait partie des métiers que l'on ne peut pas faire si nous n'avons pas la passion ! C'est la passion d'aider les autres, de vouloir s'impliquer dans le développement de l'entreprise, de chercher de nouvelles idées, de tester des choses. Si la passion est là, la magie opère et l'envie de se surpasser nous pousse encore plus loin !