Achats de produits et services

Il incombe à l'Office Manager de prendre en charge les achats de produits et de services nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation. 

Les différents types d'achats : 

Les achats sont de nature très variée et peuvent être rassemblés en 5 catégories: 

1. Les fournitures :

• Les fournitures de bureau
• Le café, les boissons,...
• Les fournitures d'entretien
• Les documents commerciaux (papier en-tête, cartes de visites, plaquettes commerciales,...), etc

2. Le matériel:

• Le matériel informatique
• Le matériel bureautique (photocopieurs, vidéo projecteurs, ...)
• Le matériel de téléphonie
• Le matériel de protection incendie, etc

3. Le mobilier :

• Le mobilier à acquérir lors d'un déménagement
• Le mobilier de remplacement, etc.

4. Les prestations de services:

• Les prestations de ménage et d'entretien des locaux
• Les prestations informatiques
• Les prestations de télé-surveillance
• Les prestations de maintenance 
• Les prestations d'archivage ou de destruction des documents
• Les travaux à effectuer dans les locaux
• Les prestations intellectuelles : experts-comptables, juristes, avocats, assurances, conseil...
• Les prestations de formation professionnelle
• Les prestations événementielles (traiteurs, animations, voyages...), etc.

5. Les locations et crédit-bails (matériel et véhicules)

• Les véhicules de fonction
• Les photocopieurs
• Le matériel informatique
• Le matériel de télé-surveillance, etc.

L'Office Manager et les achats

En tant qu'Office Manager et responsable des achats, vous êtes en charge de procéder aux achats qui relèvent de vos besoins spécifiques et de ceux de l'entreprise. Vous allez donc recevoir de multiples demandes d'achat de la part de vos collaborateurs et de la direction. 

Les règles pour acheter des produits et services

Les achats doivent être effectués avec organisation, rigueur et contrôle.

• Pour commencer, une demande d'achat écrite doit vous être adressée par le demandeur, précisant clairement la nature de son besoin (produit, service, délai...). Cette demande d'achat doit au préalable avoir été validée par le supérieur hiérarchique du collaborateur, ou par vous-même si ce pouvoir vous a été donné par la direction. Pour faciliter l'organisation, il est conseillé de mettre en place au sein de l'entreprise des règles de validation selon la nature et le montant des dépenses.
• Un devis est demandé à un ou plusieurs fournisseurs : après analyse et contrôle du ou des devis, l'offre retenue doit être validée par un manager ou par la direction, puis signé pour acceptation.
• Vous devez alors émettre un bon de commande et l'adresser au fournisseur. Veillez à bien remplir et à contrôler le bon de commande pour éviter toute mauvaise surprise à la livraison. Une signature de la personne autorisée doit être apposée sur le bon de commande pour validation. Adressez enfin le bon de commande à votre fournisseur. Et voilà, la commande est passée!
• La livraison doit être accompagnée d'un bon de livraison. Vérifiez la bonne conformité du bon et de la livraison, et assurez-vous de l'état du produit reçu ou de la qualité du service rendu. A la suite de ces contrôles, si tout est conforme, vous pouvez signer le bon de livraison, dont vous conserverez une copie.
• L'étape suivante est la réception de la facture du fournisseur : vérifiez alors la conformité de la facture par rapport au bon de commande ou de livraison, les mentions obligatoires, l'échéance de règlement, le taux de TVA, les montants HT et TTC. Assurez-vous aussi de disposer de toutes les informations qui permettront de déclencher le règlement à la date d'échéance (RIB, IBAN, etc). Suite à ces contrôles, vous devez apposer sur la facture un bon à payer signé de la personne responsable.
• Ultime étape, le classement de la facture, accompagnée de la demande d'achat, du bon de commande et du bon de livraison. Saisissez celle-ci en comptabilité et mettez-la en règlement à la date d'échéance.