Archivage numérique des documents légaux

L’archivage électronique est devenu une étape indispensable pour toute organisation, notamment du fait de l’explosion de la data. Les données sont en effet de plus en plus nombreuses, et il convient de mettre en œuvre une solution d’archivage numérique afin de les conserver et de les sécuriser.

Le cadre légal de l’archivage électronique de documents légaux

Il est nécessaire que l’archivage électronique conserve fidèlement et durablement les informations afin d’assurer leur valeur probante. Les pièces archivées électroniquement vont en effet constituer, sous certaines conditions, une preuve admissible tout comme les documents sous forme papier.

Concernant le cadre légal de l’archivage électronique, il faut savoir que seuls les documents publics font l’objet d’un régime légal. Ainsi, l’article 1 de la loi du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ». Toutefois, la loi ne définit pas les modalités d’archivage, elle précise juste qu’il doit être effectué de manière à assurer l’intégrité du document.

Différents textes de loi viennent alimenter l’archivage, notamment la loi du 13 mars 2000 portant sur la signature électronique et donnant existence à l’écrit électronique sous certaines conditions : « l'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier » (art. 1316-3 du Code civil).

Comment procéder à l’archivage électronique ?

Même s’il n’existe pas de cadre légal quant aux modalités d’archivage électronique, il convient tout de même de se conformer aux différentes normes existantes, comme la norme NF Z 42-013, conçue par l'Association Française de NORmalisation (AFNOR).

Un document électronique peut émaner de la numérisation de documents sur support papier (document dit « dématérialisé ») ou d'un processus informatique (document dit « natif électronique »). Dans le cadre d’un document dématérialisé, il peut être considéré comme la copie électronique du document original et être admis comme preuve en justice, sous certaines conditions. Il est par ailleurs conseillé de signer une convention de preuve qui permet de garantir une sécurité supplémentaire. Il définit les modalités ainsi que les modes de preuves admissibles entre les différentes parties.

Enfin, il est également possible d’externaliser l’archivage électronique, au cas où l’organisation n’ait pas la possibilité de créer un service archivage en interne.