Archivage numérique des documents légaux
Les documents légaux de l’entreprise doivent faire l’objet d’un archivage numérique.
Les documents légaux sont les documents qui ont une valeur juridique. Ils doivent donc faire l'objet d'une attention toute particulière.
- Mettre en place une procédure d'archivage numérique des documents légaux
- Bien identifier les différents acteurs en charge de la création des documents importants de l'entreprise
- Définir les documents à conserver
- Définir les conditions de conservation
- Identifier une solution d'archivage adaptée
- Faire évoluer le système d'archivage si nécessaire
Le développement des technologies de l’information et de la communication a accéléré la production, le partage, ainsi que le stockage d’informations numériques. L’archivage de ces informations est donc devenu un véritable enjeu : il s’agit de conserver de façon pérenne les données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale.
Tout comme l’archivage papier, l’archivage numérique est soumis à des contraintes techniques, organisationnelles et règlementaires. L’archivage numérique requiert sérieux et méthode. L’archivage concerne tous les services de l’entreprise : ainsi, les besoins et les processus de ceux-ci nécessitent d’être pris en compte.
Attention à ne pas confondre sauvegarde et archivage. Les données contenues sur les serveurs peuvent être récupérées facilement en cas de défaillance ou de panne grâce aux sauvegardes. Cependant, ces sauvegardes ne remplacent pas une solution d’archivage, qui permet un recyclage périodique des données, afin qu’elles soient toujours accessibles.
Comment mettre en place un dispositif d’archivage numérique des documents légaux ?
Mettez en place une charte d’archivage : cette charte détermine les étapes et référentiels nécessaires pour chaque fonction, activité et nature de documents. Pour la créer, vous pouvez faire appel à un archiviste professionnel ou pour les cas les plus courants, demander des informations auprès des Chambres de commerce et des organismes professionnels.
Choisissez les logiciels et les outils numériques pour numériser les documents : de nombreux outils existent à cet effet
Mettre en place le processus d’archivage sécurisé : vous pouvez internaliser la solution ou faire appel à un prestataire spécialisé. Dans les deux cas, il faudra identifier une solution et un coffre-fort. Un coffre-fort est un service hautement sécurisé pour archiver facilement l’ensemble des fichiers numériques sensibles. Si vous faites appel à un prestataire, veillez à ce que celui-ci respecte des engagements en matière d’accessibilité de l’information, garantie de confidentialité, sécurité des systèmes et durée d’archivage. Vérifiez également les conditions de récupération des données lors de la fin du contrat.