Confidentialité des documents et des informations

En tant qu'office manager, vous êtes amené à connaître des informations sensibles et à à gérer nombre de documents soumis à une obligation de confidentialité. 

Vous êtes soumis à une obligation de confidentialité vis à vis des collaborateurs de l'entreprise et des tiers non autorisés.

Cette obligation induit un certain nombre de règles, dont les principales sont exposées ci-dessous:

- ne cédez sous aucun prétexte à la tentation de divulguer une information classée "confidentiel" à un collègue ou tiers non autorisé que ce soit oralement ou par écrit,

- ne répondez jamais à une question ou un sous-entendu en lien avec des domaines soumis à une obligation de confidentialité,

- restez toujours vigilants sur les propos que vous tenez sur des sujets dits "sensibles", 

- restez discret, ne parlez pas trop fort si vous êtes en réunion ou en conversation téléphonique,

- Isolez vous dans un lieu discret si besoin pour traiter un sujet confidentiel,

- ne transmettez jamais par téléphone des informations confidentielles ou sensibles à un interlocuteur inconnu,

- faites signer des engagements de confidentialité aux personnes qui sont autorisées à avoir accès au documents ou informations confidentiels.

- en cas de doute sur la confidentialité d'une information ou d'un document, interroger la direction de l'entreprise pour éviter les faux pas,

- ne laissez jamais trainer un document ou un dossier confidentiel sur votre bureau ou dans la photocopieuse,

- prévoyez une mise en veille rapide de votre ordinateur et un mot de passe, que bien entendu personne ne connaitra (même pas votre mari!),

- prévoir des droits d'accès sur le serveur de l'entreprise afin de limiter les risques d'intrusion des personnes ou systèmes non autorisés,

- modifiez régulièrement les mots de passe, et tenez à jour les droits d'accès aux documents sensibles,

- appliquez un filtre de confidentialité sur votre écran qui bloquera les regards latéraux,

- attention au nom des fichiers que vous lancez en impression (par exemple: "Lettre de licenciement de Pierre Dupont"). Ils peuvent apparaitre dans l'historique des impressions....

- restez concentré sur votre tâche, lorsque vous manipulez des données confidentielles,

- rangez dans un placard fermé à clés les dossiers confidentiels, et rangez le soir les clés dans un endroit que seules les personnes autorisées connaitront,

- évitez de sortir des documents sensibles en dehors des locaux de l'entreprise (risque de perte, de vol,...),

- si vous envoyez ou transmettez un courrier ou un document confidentiel à un tiers, n'oubliez pas de mentionner "confidentiel" sur l'enveloppe que vous aurez fermée avec le plus grand soin,

- prévoyez un système sécurisé de destruction des documents confidentiels (bacs fermés à clé, broyeuse,...), N'utilisez jamais une corbeille à papiers même celle que vous auriez cachée sous votre bureau! 

- faites appel à un prestataire spécialisé pour la collecte et la destruction des documents confidentiels.

Vous devez aussi veiller à ne pas prendre connaissance de documents confidentiels qui ne vous sont pas destinés.

Si vous recevez un pli portant la mention "confidentiel", ne l'ouvrez pas et remettez ce pli en main propre à son destinataire.

 Gardez à l'esprit que vous restez soumis à votre obligation de confidentialité même après avoir changé de poste ou quitté l'entreprise.

Une clause de confidentialité a probablement été prévue dans votre contrat de travail.