Créer une contrathèque
La mise en place d’une contrathèque pour centraliser les nombreux contrats informatiques est une étape indispensable pour gérer les risques associés aux fournisseurs.
- Dématérialiser et sécuriser la gestion des contrats
- Pouvoir retrouver rapidement un document contractuel en cas de besoin
- Ne pas rater les dates anniversaires des contrats
- Choisir une solution adaptée à la gestion des contrats informatiques
- Bien définir ses besoins, les solutions existantes sur le marché étant très diverses
Une contrathèque est une application permettant de conserver de manière centralisée et dématérialisée l’ensemble des documents contractuels de l’entreprise : licences de logiciels, contrats de support ou de prestation, contrats de location, garanties ou encore avenants…
Il existe deux grands types de contrathèques : certaines sont destinées à gérer les contrats de l’entreprise avec ses clients, d’autres ciblent les contrats passés avec les fournisseurs.
Pour la gestion du système d’information, c’est la seconde catégorie qui est concernée. Celle-ci répond à des enjeux importants : les fournisseurs sont en effet nombreux et les types de contrats très variés, allant de l’Open Source au SaaS (Software as a Service), en passant par les différents types de licences (par utilisateur, par cœur, par processeur…)
Les solutions destinées à la gestion des contrats informatiques peuvent être proposées en tant qu’outils autonomes ou bien embarquées dans des solutions plus complètes de gestion des biens informatiques (ITAM, pour IT Asset Management) ou de gestion de parc.
Ce type d’outil sécurise la gestion des contrats : en cas de litige, il est facile de retrouver un document enregistré dans la solution. Plusieurs fonctionnalités complémentaires peuvent être proposées :
- Des outils de workflow, pour faciliter le suivi des différentes étapes lors de la signature ou du renouvellement d’un contrat.
- La gestion des signataires, afin d’identifier aisément les personnes ayant signé un contrat.
- Le suivi des accords sur le niveau de service (SLA), qui permet à l’entreprise d’obtenir des dédommagements si ceux-ci ne sont pas respectés.
- Le support de la signature électronique, pour que les entreprises qui le souhaitent puissent dématérialiser l’ensemble de leurs processus contractuels.
- La mise en place de rappels aux dates anniversaires, cruciale pour ne pas oublier les échéances importantes, notamment quand l’entreprise veut renouveler, modifier ou dénoncer un contrat.
- Des tableaux de bord, afin de visualiser les contrats par fournisseur, par montant ou encore par date d’échéance.
Outre la sécurité apportée par une contrathèque sur le plan juridique, ce type d’application permet également d’accélérer les processus de gestion des contrats, afin de passer moins de temps sur les aspects administratifs.