Décaissements / Encaissements par type de moyen de paiements (physique - dématérialisé )

1- Paiement en espèces à un professionnel:

Le paiement en espèces d'un particulier à un professionnel ou entre professionnels est autorisé jusqu'à 1 000 €.

Ce plafond est relevé à 15 000 € si le domicile fiscale du débiteur est à l'étranger et qu'il règle une dépense personnelle.

Un professionnel ne peut refuser un paiement en espèces à partir du moment ou celui-ci ne dépasse pas le plafond autorisé (sauf à recevoir une grosses coupure pour payer une somme dérisoire ou si le paiement est effectué à l'aide de plus de 50 pièces.)

2 - Le paiement par chèque

La date de validité d'un chèque est de 1 an et 8 jours  exactement, faute de quoi il n'a plus aucune valeur.

Un chèque se libelle sans rature et comporte quelques mentions obligatoires comme  :

• Le montant du chèque avec la somme écrite en chiffres et en lettre sachant qu'en cas d'erreur ce sera la somme en lettre qui est retenue,
• Le nom du bénéficiaire du chèque, écrit lisiblement,
• Le lieu et la date du jour de l'émission du chèque. N'émettez pas ou n'acceptez pas un chèque postdaté.
• La signature du débiteur qui doit être conforme à celle du modèle déposée auprès de l'établissement bancaire.

3 - Le paiement par carte de crédit ou carte bancaire

Cette opération de trésorerie est prélevée au comptant ou en différé, en fonction du mode de prélèvement défini entre le payeur et sa banque.

• Une signature est obligatoire sur la facture en cas d'achat supérieur à 1.500 €.
• Une demande d’autorisation auprès de la banque émettrice de la carte bancaire peut être demandée en fonction du montant de l'achat ou de la prestation.

Bon à savoir :

Pour ces deux derniers paiement (paiement par chèque ou par carte bancaire) une pièce, voire deux pièces d'identité peuvent être demandées pour vérifier la concordance identité/paiement.

Tout professionnel est en droit de refuser ces deux moyens de paiement, à partir du moment où l'information figure avant le passage en caisse ou l'achat d'une prestation.

4 - Les autres moyens de paiement en entreprise

Le virement bancaire:

Le bénéficiaire fournit son Relevé d’Identité Bancaire à l’Entreprise qui se charge de donner l’ordre à sa banque de virer la ou les sommes dues. Compter 2 à 4 jours ouvrables pour être crédité.

Le prélèvement automatique (Prélèvement SEPA):

Prélèvement du montant du effectué à une date déterminée pour le paiement de charges généralement récurrentes (téléphone, électricité, loyers,...)

L’envoi d’une autorisation de prélèvement et d'un RIB à la banque est nécessaire pour qu’elle accepte les prélèvements demandés.

Les effets de commerce papier:

Ces effets à payer sont spécifiques aux Entreprises. Ils ont l’avantage de rassurer le fournisseur du fait de l’engagement sur la date de paiement.

La traite ou Lettre de Change Relevé papier ou dématérialisée:

Le tiré (débiteur/client) émet un effet à payer (traite), le bénéficiaire (créancier/vendeur) l'accepte et la domicilie avant de donner l'ordre à son banquier de payer à une date fixée au préalable.

Ce moyen de règlement peut être écrit ou informatisé. Il est souvent utilisé dans les pays étranger par l'intermédiaire des banques. Doivent être indiquées sur ce document :

La somme tirée

La date du règlement

La signature de la personne qui verse le règlement

La domiciliation du versement, généralement les coordonnées de la banque

Le billet à ordre:

Rédigé et émis par le souscripteur (débiteur/client) s’engageant à verser une somme d’argent, à une date précise, à un bénéficiaire (créancier/vendeur).

Ce moyen de paiement professionnel est peu utilisé, il peut être comparé à une reconnaissance de dette. Il doit indiquer :

La somme tirée

La date du règlement

La signature de la personne qui verse le règlement

La domiciliation du versement, généralement les coordonnées de la banque

5- Les nouveaux moyens de paiement

La digitalisation de l'économie bouleverse la donne dans de nombreux domaines dont celui des moyens de paiement.

Services de banque en ligne:

Les établissements bancaires offrent des solutions de gestion des comptes bancaires de leurs clients sur internet.

Outre un accès quotidien à vos relevés bancaires, ces services permettent aux entreprises de procéder par exemple à des virements bancaires ponctuels ou réguliers. 

Les entreprises enregistrent de façon sécurisée, les coordonnées bancaires de leurs fournisseurs, de leurs salariés,... et peuvent procéder à des virements dématérialisés en quelques minutes. Ces virements peuvent être programmés dans le temps ou se faire à un instant T.

Le protocole EBIcs

EBICS est un canal de communication qui s’adresse notamment aux entreprises réalisant leurs règlements au moyen de transferts de fichiers automatisés avec plusieurs banques.

EBICS convient aux entreprises françaises multi-bancarisées qui envoient des fichiers d’opérations (virements, prélèvements…) en France ou à l’étranger, et qui reçoivent en retour des relevés de comptes ou d’opérations.

Pour utiliser le canal EBICS, vous devez disposer de logiciel(s) spécifique(s) pour la création et le transfert de vos fichiers. La souscription d'un contrat avec votre banque est nécessaire.

Le protocole EBICS permet le transport de volumes importants tout en garantissant un niveau de sécurité élevé. Il permet également d’automatiser les échanges (envoi programmé de fichiers à la banque).

EBICS T et EBICS TS

Avec EBICS T, le donneur d'ordre de paiement transfère ses fichiers par le canal EBICS et les valide par un autre canal (fax, parapheur électronique,...).

Avec EBICS TS, les fichiers sont signés numériquement avec un certificat électronique avant d'être transférés à la banque.