Délais de conservation des documents pour les entreprises
Les documents émis ou reçus par une société émis sont soumis à des durées minimales et maximales de conservation. Il est essentiel de respecter ces délais !
Voici les principaux éléments d'information qui vous permettront de gérer au mieux ces obligations.
Les délais minimaux de conservation doivent être respectés !
En ce qui concerne les délais maximaux, pour plus d'informations, vous pouvez consulter la règlementation relative à la RGPD.
Complétez et mettez à jour ces premiers éléments d'information avec votre expert comptable.
Les documents émis ou reçus par une entreprise dans l’exercice de son activité sont soumis à une durée de conservation minimale, qui varie selon le type de document.
Bien entendu, rien n'interdit de conserver ces documents plus longtemps, sauf dans le cas où ils contiennent des données personnelles (Cf.RGPD).
Les administrations peuvent effectuer des contrôles pendant les durées liées aux obligations de conservation!
Ci-dessous, les durées minimales de conservation à respecter en fonction des types de documents.
Documents commerciaux (relations avec les clients et les fournisseurs) :
- Contrats liés à une relation commerciale et correspondance commerciale (courriers, emails,...): 5 ans
- Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) : 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation.
- Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers: 30 ans
- Documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire...): 5 ans
- Déclarations en douane : 3 ans
- Polices d'assurance : 2 ans (à partir de la date de résiliation du contrat)
- etc...
Consultez le site Service-Public.fr pour plus d'informations!
Pièces comptables :
- Documents comptables : Journaux comptables, grand livre, livre d'inventaire, etc...: 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable
- Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. - 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable
Par exemple, si votre entreprise clôture ses comptes au 31/12/2018, vous devez conserver ces documents jusqu'au 31/12/2028.
- Demandez à votre expert comptable de vous transmettre tous les détails.
Documents fiscaux (Échanges avec les services des impôts des Entreprises):
- En général 6 ans.
- Demandez à votre expert comptable de vous transmettre tous les détails.
Documents juridiques:
- Statuts d'une société (si nécessaire, documents modificatifs des statuts): 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)
- Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d'administration. Rapport des commissaires aux comptes: 3 derniers exercices
- Demandez à votre expert comptable ou votre service juridique de vous transmettre tous les détails.
Gestion du personnel :
- Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique): 5 ans
- Registre unique du personnel: 5 ans à compter du départ du salarié
- Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite,..: 5 ans
- Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans
- Décompte des jours de travail des salariés sous convention de forfait (temps de travail): 3 ans
- Décompte des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation: 1 an
- Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail, vérification et contrôle du CHSCT: 5 ans
- Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie: 5 ans
- Demandez à votre expert comptable de vous transmettre tous les détails.