Frais de déplacements des collaborateurs
Les frais de déplacement correspondent à des dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais seront remboursés par l’employeur.
Quelques exemples de frais de déplacement:
Dépenses de nourriture, de logement, de frais liés à l’utilisation à titre professionnel d’un véhicule personnel, billets de train ou d'avion, usage des transports en commun,... etc.
Ils ne sont pas soumis aux cotisations de Sécurité sociale à la condition que le salarié concerné fournisse l'ensemble des justificatifs de ses dépenses et que ces dernières soient en cohérence avec l'activité professionnelle et les besoins induits par la mission.
En ce qui concerne les dépenses de nourriture ou de repas (à ne pas confondre avec les invitations clients, fournisseurs, ...), l'exonération est soumise à des limites de montant.
L’employeur a le choix de rembourser les frais professionnels engagés par son salarié en versant soit :
- le montant des dépenses réellement engagées
- le montant d’une allocation forfaitaire
Connaître les principales règles qui s'appliquent aux frais de déplacement des collaborateurs en France métropolitaine.
Vous devez garder à l'esprit que les informations chiffrées fournies ci-dessus sont applicables à l'année 2018! Il est impératif que vous les actualisiez chaque année!
L'ensemble des frais de déplacement remboursées sur la base des dépenses réelles seront consignées par le salarié dans une note de frais mensuelles, accompagnée des pièces justificatives (Notes de restaurant, factures au nom de la société, billets divers, détail des km parcourus et destinations pour les indemnités kilométriques,...).
Ne pas oublier de tenir compte des avances sur frais consenties à un collaborateur au moment du règlement de sa note de frais. Pour éviter ce faux pas, le mieux est de faire figurer cette avance sur la note de frais.
Remboursement des frais de déplacement sur la base des dépenses réellement engagées
Les frais de nourritures (repas):
Si le salarié en déplacement est dans l'impossibilité de regagner son domicile ou son lieu habituel de travail pour prendre son repas, il peut bénéficier d'un remboursement (non soumis aux charges sociales) d'un montant plafonné à:
- 9,10 euros par repas (pour 2018) dans le cas ou il est démontré que les circonstances ou les usages de la profession ne l'oblige pas à prendre son repas au restaurant
- 18,60 euros par repas (pour 2018) s'il est contraint de prendre son repas au restaurant ou encore dans le cas de "grands déplacements" en métropole (déplacements l'empêchant de regagner chaque jour son domicile).
A noter: Les repas remboursés par l'employeur doivent être décomptés du nombre de titres-restaurant dus au salarié concerné.
Dépenses de logement et de petit déjeuner
- Dans le cadre de "Grands déplacements en métropole" une indemnité de remboursement est due au salarié. Celle-ci est exonérée de charges sociale dans les limites suivantes pour 2018:
66,50 euros pour les déplacements dans les départements 75, 92, 93 et 94
49,40 euros pour les déplacements dans les autres départements de la métropole
Cette indemnisation est limitée aux déplacements dont la durée continue ou non ne dépasse pas 3 mois de date à date.
En cas de prolongation, le montant que l'employeur est autorisé à indemniser subira des abattements.
Utilisation à des fins professionnelles d’un véhicule personnel:
Dans ce cas, le salarié sera dédommagé par le versement d'une indemnité kilométrique calculée selon un barème kilométrique qui est publié chaque année par l'administration fiscale. Cette indemnité couvre l'ensemble des frais liés à l'utilisation du véhicule (carburant, assurance, entretien,...), elle ne peut donc pas être cumulée avec des remboursements.
Autre point à retenir, le barème kilométrique est défini en fonction de la puissance fiscale du véhicule (nombre de CV), il faut penser à demander au salarié une copie de la carte grise du véhicule.
Billets de train ou d'avion:
Ces dépenses sont remboursées au salarié. Celui-ci doit vous remettre impérativement les justificatifs (pour le train, le billet et pour l'avion, le billet et la carte d'embarquement)
Utilisation des transports en commun pour les petits déplacement:
Dans ce cas, le salarié sera remboursé des frais qui ne sont pas déjà pris en charge dans le cas des trajets domicile/ lieu de travail.
A noter: Si un salarié le souhaite, il pourra demander à l'employeur une avance sur frais d'un montant sur lequel ils s'accorderont en fonction de l'ampleur des frais envisagés. Il est fortement recommandé à l'employeur d'établir la réalité de cette avance par écrit pour éviter tout litige.