Gérer et classer les factures

Toutes les entreprises doivent classer leurs factures d'achat et de vente. Un bon classement permet d'assurer une organisation correcte de l'entreprise et de retrouver facilement les justificatifs, notamment en cas de contrôle fiscal ou pour des besoins internes.

Il existe plusieurs méthodes de classement qui sont similaires quel que soit le format des factures, papier ou dématérialisé.

Pré-classer les factures

Factures de vente

De façon générale, les factures de vente peuvent être classées directement. 

Factures d'achat

Les factures d'achat ne sont habituellement pas traitées tout de suite dès leur réception. Elles doivent donc être pré-classées par niveau de priorité et de traitement. Les factures nécessitant une action spécifique comme un paiement doivent être mises à part dans un rangement temporaire dédié à cet usage. Les autres factures ne nécessitant aucun traitement peuvent quant à elles être classées directement. 

Classer les factures

Factures de vente

Chaque entreprise peut choisir sa ou ses méthode(s) de classement, en fonction de son organisation et de ses besoins.
Elle peut ainsi classer ses factures de vente de différentes manières : 

• Suivant le numéro de facture, par ordre croissant ou décroissant
• Par client, sur la base de la date de la facture
• Par ordre chronologique suivant la date d'émission ou la date d'échéance

Il est possible d'appliquer plusieurs méthodes à la fois, par exemple pour retrouver une facture à la fois par client et par numéro de facture. Néanmoins, quelle(s) que soi(en)t la ou les méthode(s) choisie(s), il est essentiel de toujours classer ses factures par numéro, afin de trouver facilement la correspondance dans l'écriture comptable.

Factures d'achat

De façon similaire, une entreprise peut décider de la manière dont elle classe ses factures fournisseurs :

• Par ordre chronologique, suivant la date d'émission ou la date de paiement
• Par fournisseur, sur la base de la date de la facture
• Par numéro de facture, à condition qu'elle établisse son propre plan de numérotation. 

Pour davantage d'efficacité et de traçabilité en interne et chez le fournisseur, elle peut éventuellement coupler sa propre numérotation interne à celle de la facture du fournisseur.

Il est possible d'avoir une méthode de classement temporaire lorsque la facture est en cours de traitement, puis une autre méthode après règlement des fournisseurs.