Gestion des fournisseurs

- Comment identifier un fournisseur potentiel?

Sourcing:

Le réseau, les recommandations, les avis sur internet, la réputation,.... 

En fonction des conditions commerciales:

prix, conditions de paiement, conditions de retour, frais de livraison.

En fonction de l'offre:

L'adéquation des produits et services proposés avec vos besoins,

La qualité des produits ou services,

Les conditions de garantie,

La capacité à répondre à une commande exceptionnelle

En fonction de la disponibilité et de la réactivité de vos interlocuteurs: 

Identifiez votre interlocuteur commercial et les fonctions qui lui sont attribuées.

A l'occasion de votre premier contact avec un potentiel futur fournisseur, vous aurez probablement affaire à un commercial "prêt à tout" pour vous convaincre que son offre est la meilleure! Des prix compétitifs pour des produits et services de compétition!

Son objectif est de vous compter en fin de journée parmi ses nouveaux clients et donc de vous proposer un devis ou un contrat à signer! Pour arriver à ses fins, il sera probablement très disponible!

Mais, une fois que vous aurez signé, restera t-il votre interlocuteur de référence ou serez-vous orienté vers d'autres personnes ou services, voire vers une plate-forme commerciale pour qui vous ne serez plus qu'une référence client? 

Si votre premier contact ne reste pas votre unique interlocuteur:

Interrogez le pour connaitre précisément:

- le destinataire de vos commandes

- le service et la personne en charge du suivi de vos commandes jusqu'à la livraison

- la personne en charge du SAV 

- ....

Demandez lui de vous fournir toutes les informations nécessaires pour que la relation commerciale reste à la hauteur de vos attentes dans la durée. S'il est motivé pour vous transmettre les coordonnées utiles pour répondre à vos besoins ou questions bien légitimes, c'est le signe que vous avez affaire à un fournisseur sérieux et préoccupé de la satisfaction de ses clients. S'il vous renvoie sans plus d'égard vers le site internet de l'entreprise, ou des "numéros verts", ce ne sera pas un très bon signal quant au niveau de réactivité et de disponibilité pour débloquer des situations compliquées. Cela vous évitera bien des traquas et vous permettra un gain de temps non négligeable. 

- Demander tous les justificatifs nécessaires :

- Documents d’assurance (responsabilité civile professionnelle, décennale, flotte, spécifique contrat)

- Autorisations ou certifications pour certains métiers 

- Les Qualibats, les ISO

- Les Coordonnées de paiement : Références bancaires (IBAN) , adresse et téléphone du service comptabilité fournisseurs,...

- Engagement de confidentialité si besoin

-....

Mais également et surtout les documents liés à votre obligation de vigilance (liste non exhaustive) à savoir :

- La liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail

- Le justificatif d'immatriculation (Extrait Kbis, ...)

- L'attestation de déclaration et de paiement des cotisations auprès d'un organisme social (URSSAF, ...)

- ...

- Comment optimiser sur la durée une relation à votre avantage avec vos fournisseurs?

Trouver un fournisseur de confiance n'est pas une mince affaire, cela vous a demandé du temps (parfois beaucoup de temps...) et positionne votre entreprise dans une situation de dépendance plus ou moins forte qu'il faut savoir gérer. 

Un office manager performant doit être en capacité de traiter les fournisseurs comme des partenaires attentifs aux besoins de son entreprise. 

Pour établir et conserver de bonnes relations avec vos fournisseurs, il est important de suivre les règles suivantes:

"Tissez" des liens avec les divers interlocuteurs fournisseur (contacts téléphoniques, rendez-vous, déjeuners, remerciements,...): service commercial, service commande, livraison, comptable, SAV...

Passez vos commandes au bon moment en respectant les délais de livraison prévus

Réglez vos factures à échéances (Ils ont comme votre société, des salariés, des charges et impôts à payer...)

En cas de retard de paiement, appelez le service comptabilité du fournisseur pour le rassurer avant la 2ème relance

Si votre fournisseur est digne de confiance, n'hésitez pas à le recommander! Il vous en sera éternellement reconnaissant et vous n'aurez même plus à donner votre N°client. Votre nom deviendra une "baguette magique" en toute situation pour obtenir des solutions rapides à vos besoins.

Etablissez un calendrier des dates de préavis pour résilier les contrats. Rien de pire que de maintenir une relation fournisseur par obligation.

Avant l'échéance des contrats et la date de préavis, n'hésitez pas à mettre gentiment vos fournisseurs en concurrence. Bien amené (vous souhaitez bien entendu continuer à travailler avec eux, mais vous avez l'obligation de maîtriser vos coûts...), cela ne les choquera pas. Le plus souvent, vous obtiendrez de meilleures conditions (qualité - prix) et vous stabiliserez vos relations de confiance.