Gestion du courrier

Chaque jour, les entreprises reçoivent un volume de courrier important. Voici quelques principes de base pour gérer au mieux cette tâche tout en économisant du temps.

Comment gérer le courrier entrant ?

Quelle que soit sa forme (papier ou numérique), le courrier entrant ne doit surtout pas être laissé de côté. Bien au contraire, il doit être ouvert quotidiennement et soumis avec rigueur aux deux étapes suivantes :

- Trier le courrier entrant : 

Le tri du courrier peut sembler fastidieux, mais cette tâche est primordiale au bon fonctionnement de l'entreprise. Le courrier doit être trié en fonction de plusieurs paramètres :

• Sa nature
• Son destinataire
• Son degré d'importance et de priorité
• Son niveau de confidentialité
• Le ou les traitement(s) attendu(s) : nécessite-t-il une réponse, un règlement, une diffusion, un classement, etc ?

- Traiter le courrier entrant : 

Si le courrier reçu nécessite une réponse, plusieurs situations peuvent alors se présenter. Il convient alors de se poser les bonnes questions et d'effectuer les actions adéquates :

• Si la réponse est du ressort de l'Office Manager : 

A quelle date faut-il répondre au plus tard ? Combien de temps sera nécessaire pour traiter le sujet ? La réponse doit-elle être validée ou signée par la direction ?  

• Si la réponse est du ressort d'un autre collaborateur ou service de l'entreprise : 

Comment faut-il diffuser le courrier auprès du collaborateur ou du service concerné : sous forme de copie numérique, de copie papier, ou bien en remettant l'original ? Faut-il récupérer une copie de la réponse pour constituer ou mettre à jour un dossier ?

• Si le courrier ne nécessite pas de réponse :

Doit-il être diffusé auprès des collaborateurs concernés ou de la direction ? Existe-t-il un plan de classement et des modalités d'archivage (physiques ou numériques) ont-elles été prévues ? Par quel(le)s personnes et services doit-il être consultable?

Comment gérer le courrier sortant ?

La gestion du courrier sortant doit être réalisée méthodiquement : 

• Faites systématiquement une copie des courriers sortants.
• Faites valider et signer (par signature manuscrite ou électronique) le courrier par la personne responsable. 
• Envoyez les courriers sortants en choisissant la méthode d'expédition adéquate : par la poste, par coursier, par email ? Le cas échéant, il peut être pertinent d'opter pour un envoi recommandé avec accusé de réception.
• Archivez une copie du courrier selon le plan de classement et les modalités (physiques ou numériques) prévues.
• Déterminez quel(le)(s) personne(s) ou service(s) auront accès au courrier?
• Effectuez un suivi des réponses attendues.

Comment classer et archiver les courriers entrants et sortants ?

Les courriers doivent être classés puis archivés selon un "plan de classement" appelé aussi "plan d'archivage". Ce système d'organisation permet l'accès et le suivi des dossiers par les collaborateurs concernés. Il sert à gérer l'archivage des données et documents de façon exhaustive, structurée, sécurisée, et à moindre coût.

Attention aux modalités de classement des documents confidentiels ! Si vous optez pour l'archivage numérique, pensez à prévoir des droits d'accès réservés et des codes confidentiels.

Pour faciliter le classement, distinguez également les courriers comportant des documents courants (factures, bons de commande ou de livraison, relevés bancaires,...) et ceux comportant des documents permanents (documents juridiques, contrat de bail locaux, contrats d'assurances, contrats de travail, etc).

Et surtout, votre plan de classement doit être rigoureux et en cohérence avec l'organisation et les besoins de l'entreprise !

La Gestion électronique du courrier (Gec)

Grâce au numérique, il est possible de moderniser la gestion du courrier, courriers entrants, sortants et internes. 

La Gestion électronique du courrier permet de réceptionner, trier, identifier le courrier et le dématérialiser. Elle nécessite l'emploi d'un scanner et d'une application de numérisation.