L'accueil en entreprise
Accueillir consiste à recevoir des personnes venues de l’extérieur et à les orienter afin qu'elles trouvent ce qu’elles sont venues chercher.
L'accueil physique est le premier contact qu'un.e visiteur.euse expérimentera à l'arrivée dans votre entreprise.
- Bien recevoir vos visiteurs
- Soigner votre image de marque et votre réputation
- Mettre en place une "charte d'accueil" pour les personnes en contact avec le public
- En matière d'espace, deux maîtres-mots : sobriété des lieux et adéquation avec la culture de l'entreprise
L'accueil est le premier vecteur de transmission de l'image et de la culture d'une entreprise. Et pourtant, l'accueil en entreprise ne s'improvise pas!
Voici quelques conseils pour vous aider à accueillir vos visiteurs avec panache :
L'espace d'accueil :
- L'espace d'accueil doit être conçu pour offrir un cadre ou un lieu confortable. Le lieu doit être aéré, peu chargé, ordonné et propre. Privilégiez des meubles fonctionnels et confortables ainsi qu'une fontaine à eau. Autre détail qui fait la différence : des bornes de rechargement pour les téléphones !
- Veillez à la propreté du lieu d'accueil. Celui-ci doit toujours être irréprochable afin de véhiculer une image sérieuse et professionnelle auprès de vos visiteur.
- Décorez l'espace avec soin et à l'image de votre entreprise. Les possibilités sont multiples et pas forcément très coûteuses. N'imposez pas vos goûts personnels mais ayez un seul maître-mot : la sobriété ! Pour séduire vos visiteurs dès le premier coup d'oeil, choisissez une décoration adaptée, apaisante et en harmonie avec l'univers de l'entreprise. Vous pouvez éveiller leur curiosité, mais veillez à rester en cohérence avec l'image de l'entreprise. Adaptez le style aux tendances de décoration actuelles, tout en restant classique et rassurant. Vous pouvez aussi décliner le logo de votre entreprise sur quelques supports, mais sans en faire trop !
- Privilégiez un cadre calme et serein. Évitez les lieux bruyants, confinés, trop sombres, ainsi que les les zones de passage intempestif. Pensez aussi à aménager des lieux qui garantissent la confidentialité.
- Votre espace d'accueil peut instruire sur la culture et l'activité de l'entreprise ! Considérez-le comme un canal de communication permettant de faire passer les messages que vous souhaitez passer à vos visiteur. Disposez par exemple des revues bien choisies et récentes, le rapport annuel de l'entreprise, ou encore exposez des prix ou des concours dans lesquels votre entreprise s'est distinguée ! Si l'entreprise s'implique dans une démarche sociétale ou caritative, trouvez un support permettant d'en informer vos visiteurs. Une photo de l'ensemble des collaborateurs peut aussi contribuer à humaniser l'entreprise et à donner une image positive de votre entreprise.
L'accueil des visiteurs :
Les collaborateurs qui seront amené.e.s à accueillir des visiteurs doivent faire bonne impression : tenue et coiffure soignées, visage souriant, ton respectueux et vocabulaire adapté sont les règles de base à appliquer en toute circonstance.
Dans le cadre d'une première rencontre, ne commettez pas l'erreur de vous fier à l'apparence de votre visiteurs. Le ou la principal.e client.e ou prospect de votre entreprise peut très bien débarquer habillé.e de façon totalement décontractée ! Restez également vigilant quant aux besoins de confidentialité en entreprise.