Les documents d'entreprise
L'activité de toute entreprise génère l'émission, la réception et la gestion de nombreux documents.
Ces documents sont à mettre en lien avec tous les pôles d'activité de l'entreprise.
Ils concernent principalement:
- l'activité commerciale (contrats, et factures clients, devis, bons de livraison,, ...),
- les documents fournisseurs
- les documents bancaires
- la comptabilité
- la gestion du personnel
- les documents liés aux salaires et aux charges sociales
- les documents fiscaux
- les documents juridiques
- les documents d'assurances
- ...
L'objectif de cette fiche est de vous familiariser avec tous les types de documents qui circulent dans l'entreprise.
- Appréhendez les documents d'entreprises catégorie par catégorie.
- Ayez toujours à l'esprit la notion de confidentialité des documents.
Quels sont les types de documents que vous "croiserez" dans le cadre de l'activité d'une entreprise?
- Les documents commerciaux:
Il s'agit de tous les documents relatifs à l'activité commerciale de votre entreprise. Ce sont tous les documents qui seront échangés avec ses clients ou prospects.
- Devis,
- Contrat de vente de biens ou prestations de services,
- Bon de commande,
- Bon de livraison,
- Factures clients,
- Tous courriers échangés avec vos clients,
- ...
- Les documents fournisseurs:
- Devis,
- Contrat d'achats de biens ou prestations de services,
- Bon de commande,
- Bon de livraison,
- Factures fournisseurs,
- Tous courriers échangés avec vos fournisseurs,
- ...
- Les documents bancaires:
- Convention d'ouvertures de comptes,
- Conventions de prestations de services,
- Relevés bancaires,
- Chéquiers, documents de règlements clients, fournisseurs, salariés, ...
- Tous courriers échangés avec les banques,
- ...
- Les documents comptables:
Les documents comptables sont l’ensemble des supports d’information comptable.
Les principaux documents comptables sont:
- Les journaux comptables (qui regroupent les écritures comptables des achats, ventes, banques, caisses, paies, opérations diverses,...)
- Le grand livre,
- Les balances: balances générales, balances auxiliaires (clients et fournisseurs), balances âgées (suivi des échéances de règlement clients et fournisseurs),
- Le bilan comptable,
- Le compte de résultat,
- L'annexe,
- Tableaux des immobilisations et des amortissements,
- Registres des actions, des procès-verbaux d’assemblée générale, ...
- Livre de paie,
- Fichier électronique des écritures comptables (FEC)
- Les documents relatifs au personnel:
Il s'agit de tous les documents relatifs à la gestion des ressources humaines (RH).
Liste des principaux documents RH:
- Registre du personnel,
- Etats civil des salariés, documents justifiant leur situation de famille, diplômes, ...
- Autorisation de travail pour les salariés étrangers,
- Contrats de travail et avenants aux contrats de travail,
- Documents relatifs aux ruptures du contrat de travail (démission, licenciements, rupture conventionnelle,...),
- Documents relatifs à l'évaluation professionnelles des salariés (compte-rendus des entretiens d'évaluation, fiches d'objectifs,...),
- Documents relatifs au suivi et à la mise en oeuvre de la formation des salariés (plan de formation, compte-rendu des entretiens obligatoires, adhésion aux actions de formation, ...),
- Tous les courriers échangés avec les salariés,
- Contrats d'adhésion de l'entreprise aux caisses de retraite, de prévoyance et mutuelles,
- Bordereaux d'affiliation des salariés aux caisses de retraites, mutuelle et prévoyance (sans oublier les notices d'informations obligatoires à remettre aux salariés),
- Tous les courriers échangés avec les organismes sociaux (retraites, mutuelles, prévoyances, caisse d'assurance maladie, ...
- Documents de suivi des congés, des arrêts maladie et accidents du travail, congés maternité et paternité,
- Documents en lien avec la médecine du travail,
- Règlement intérieur,
- Accords d'entreprise,
- Accords de participation, accords d'intéressement, règlements Plan d'Épargne Entreprise,
- Documents concernant l'élection des représentants du personnel,
- Documents d'évaluation des risques professionnels,
- Convention collective de l'entreprise,
-...
- Les documents liés aux salaires et aux charges sociales:
- Les bulletins de salaires,
- les bordereaux de déclarations des charges sociales (DSN, taxe d'apprentissage, contribution formation professionnelle, ...)
- Livres et journaux de paie,
-Taux d'accident du travail,
- Fichiers mensuels de suivi des éléments de salaire (toutes les informations permettant d'établir les bulletins de salaires: absences, nombre de titres restaurant, primes, acomptes versés, prêts aux salariés, ...).
- ...
- Les documents fiscaux:
- Liasses fiscales et ses annexes,
- Déclarations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés, CFE, CVAE, Effort construction, Déclaration obligatoire d'emploi des travailleurs handicapés, taxe sur les salaires,...)
- Documents liés aux crédits d'impôts (CICE, Crédit impôt recherche, ...),
- Tous les courriers échangés avec l'administration fiscale,
-...
- Les documents juridiques:
- Statuts de l'entreprise,
- Documents d'approbation des comptes annuels,
- Procès verbaux d'assemblées générale ou de conseil d'administration, nomination des dirigeants...
- Contrat de bail pour location des locaux,
- ...
- Les documents d'assurances:
- Contrats d'assurances (clauses particulières et clauses générales),
- Primes d'assurances,
- Tous courriers d'échange avec vos assureurs,
- ...
