Les espaces de travail

De nombreuses études montrent qu'une majorité de salariés considèrent que l'entreprise n'accorde pas suffisamment d'attention à l'aménagement de leur espace de travail.

Manque de confort et d'intimité, nuisances sonores, outils de travail pas assez performants sont des facteurs qui polluent le quotidien et nuisent à l'efficacité professionnelle. Ainsi il est attendu de l'office manager qu'il procure aux salariés des conditions de travail propices à leur bien être et à leur efficacité. 

Créer un espace de travail favorable pour les salariés

Matériels et installations:

Un salarié même super motivé ne pourra pas être productif si les installations et le matériel mis à sa disposition ne sont pas performants ! 

Le matériel informatique et bureautique doit être adapté aux besoins des collaborateurs. Il est par ailleurs indispensable que les outils de travail soient performants et toujours en bon état de fonctionnement.

Une suivi rigoureux des stocks, des achats et de la maintenance du matériel est un des éléments fondamentaux de la gestion de la productivité en entreprise.

Aménagement des locaux

La qualité de l'aménagement des locaux est un facteur décisif pour l'efficacité des collaborateurs. Un sujet qui mérite donc toute l'attention des office managers !

Que faire avant de procéder à l'aménagement ou au réaménagement des locaux ?

• Identifier les attentes des collaborateurs ;
• Recenser les exigences imposées par l'activité et l'organisation des équipes ;
• Identifier les modes de communication et les interactions entre les collaborateurs ;
• Etablir un décompte des postes de travail nécessaires en tenant compte de la mobilité et des habitudes de travail (télétravail, interventions en clientèle, etc) ;
• Connaître les prévisions d'embauche à court et moyen terme ;
• Considérer les besoins liés à l'accueil de visiteurs (salle d'attente, espace de réception ou de travail) ;
• Evaluer les capacités en terme de surface et d'agencement des locaux ;
• Connaître le budget qui peut être consacré au projet ;
• Connaître le budget de fonctionnement dédié aux locaux. 

Quel type d'aménagement est adapté à vos locaux ?

• L'open space est souvent privilégié par les dirigeants. Mais les salariés se plaignent souvent du manque d'intimité, des nuisances sonores, voire même de la mauvaise qualité de l'air. Il est par ailleurs compliqué de travailler sur des dossiers confidentiels dans un tel environnement.
• Le cloisonnement excessif des bureaux n'est pas non plus la solution idéale. Il aboutit souvent à une perte de surface utile et à l'isolement des collaborateurs.
• Il existe des solutions intermédiaires, pas forcément compliquées à mettre en oeuvre, et qui offrent une flexibilité d'usage très appréciable : desk sharing (partage de bureaux), work box (petits espaces pour une ou deux personnes), petits salons, tables benchs (grands plans de travail permettant d'accueillir plusieurs postes), canapés, salles à usage multiples, bureaux vacants, plateaux de taille différente ou encore cloisons amovibles.

Des locaux propres et ordonnées:

La propreté des locaux

La propreté des locaux est un principe de base. La plupart des entreprises font appel à des prestataires externes pour effectuer le ménage. Cette prestation, qui représente un poste de dépenses non négligeable, doit faire l'objet d'un cahier des charges précis et adapté aux besoins.

Pour établir le cahier des charges, vous devez:

• définir précisément les prestations attendues,
• fixer une fréquence d'intervention suffisante,
• fixer des horaires d'intervention qui ne gênent pas les collaborateurs et le fonctionnement de l'entreprise,
• demander une stabilité de l'intervenant en charge de la prestation.

Par la suite, il est important de contrôler la qualité et la régularité des prestations. 

Des locaux ordonnés

Pour être efficace, il est préférable de travailler dans un environnement bien ordonné. 

Pour cela, il faut proposer aux collaborateurs des zones de rangement dédiées et imposer certaines règles. 

Vous pourrez prévoir des notes ou des affichages rappelant ces règles et l'intérêt de les respecter.