Les modes de règlement fournisseurs
Le règlement des fournisseurs peut être réalisé selon plusieurs modes (virement, prélèvement, chèque, ...).
Habituellement, le moyen de paiement utilisé a été fixé avec ou par le fournisseur. Il est précisé sur la facture.
Pour une entreprise, le règlement des fournisseurs n'est pas seulement une opération technique.
Le choix des modes de règlement fournisseurs est un levier important en terme de gestion de trésorerie, de gestion des relations fournisseurs et d'organisation interne de l'entreprise.
Parmi les nombreux moyens de règlements à la disposition des entreprises, privilégier ceux qui:
- offrent un maximum de fiabilité,
- permettent de gérer au mieux la trésorerie,
- satisfont vos fournisseurs,
- minimisent le temps de traitement.
Les entreprises peuvent avoir recours à divers moyens de paiement pour régler leurs fournisseurs.
Idéalement, le mode de règlement retenu doit être sécurisé, être accepté par le fournisseur et doit dans la mesure du possible, permettre à l'entreprise de garder le contrôle du déclenchement du paiement (surtout pour les montants importants).
Généralement, le moyen de paiement fait l'objet d'une négociation avec le fournisseur. Cette négociation met dans la balance délai de règlement et moyen de paiement.
Par exemple, il sera possible de négocier un délai plus long, si vous acceptez un prélèvement automatique. Au contraire, votre fournisseur cherchera à réduire le délai, si vous gardez le contrôle du déclenchement du règlement.
Certains de vos fournisseurs (surtout ceux dont l'entreprise est plus particulièrement dépendante) vous imposeront délai et/ou moyen de paiement.
Voici la liste des moyens de règlement qui peuvent être utilisés:
Le virement bancaire,
Le prélèvement automatique (Prélèvement SEPA),
Le paiement par chèque,
Le paiement par carte de crédit ou carte bancaire,
Paiement en espèces (sous certaines conditions),
Les effets de commerce papier,
Le billet à ordre.
Toutes les banques proposent aujourd'hui à leurs clients des services en ligne permettant non seulement d'avoir accès à la consultation de leurs comptes mais aussi de gérer les règlements fournisseurs.
- Virements bancaires ponctuels ou réguliers.
Les entreprises enregistrent de façon sécurisée, les coordonnées bancaires de leurs fournisseurs et peuvent procéder à des virements dématérialisés en quelques minutes. Ces virements peuvent être programmés dans le temps ou être déclenchés à un instant T.
- Protocoles EBIcs, EBICS T et EBICS TS:
Il s'agit de canaux de communication dématérialisés qui s’adressent aux entreprises réalisant leurs règlements au moyen de transferts de fichiers automatisés avec une ou plusieurs banques.
Une comptabilité fournisseurs à jour (factures et règlements comptabilisées, dates d'échéance renseignées) permettra de générer des fichiers de mise en paiement des fournisseurs qui seront transmis à la banque dont le compte sera débité.
L'énorme avantage de ce système tient au fait qu'il permet d'automatiser non seulement la comptabilisation des opérations de règlement mais aussi le lettrage factures/règlement.
Une solution qui évite les erreurs et qui permet de gagner un temps précieux!
Les règlements par chèques sont de plus en plus rares. Ils sont sources d'erreurs, de perte, de fraude et nécessitent un temps de traitement important.
