Organisation et fonctionnement de l'entreprise

📖 Définition ≪ Organisation et fonctionnement de l'entreprise ≫:

L'organisation est un sujet prépondérant dans la vie d'une entreprise. C'est aussi un sujet très vaste.

Pour faire simple, l'organisation au sein d'une entreprise doit être comprise comme un ensemble de modes de fonctionnement (procédures ou process) établis pour effectuer des actions, contrôler leur efficacité (gain de temps et maîtrise des coûts) et la qualité des résultats qu'elles génèrent par rapport aux objectifs attendus.

Il existe de nombreux modèles d'organisation mais l'essentiel est de définir l'organisation qui s'adaptera le mieux aux spécificités de votre société.
A savoir:
- Son contexte interne: son métier, sa taille, sa culture, ses moyens humains, matériels et financiers, ses contraintes et ses objectifs à court, moyen et long terme,....
- L'environnement externe dans lequel elle évolue : le marché dans lequel intervient l'entreprise, ses clients, ses fournisseurs, la concurrence, les technologies existantes,....

Ces mécanismes de fonctionnement ont vocation à être standardisés pour gagner en efficacité et sécurité et impliquer l'ensemble de vos collaborateurs.

Pour compléter ce premier niveau de définition, il est important d'avoir à l'esprit que l'organisation de votre entreprise est appelée à évoluer dans le temps pour répondre à des paramètres nouveaux et aussi dans le but d'une amélioration continue.

Une organisation pertinente doit permettre d'atteindre des résultats dont la performance devra âtre évaluée pour éventuellement mettre en place des actions correctives.

Objectifs:

- LE POURQUOI: Les objectifs de l'organisation

De façon simpliste, dans le cadre de nos vies personnelles, un minimum d'organisation s'impose pour gérer au mieux nos projets, nos obligations, nos loisirs, nos relations familiales et amicales, etc.... Bref, l'organisation nous permet de faire correctement un maximum de choses en évitant de perdre notre temps, voire notre argent!

Dans le cadre de l'entreprise, l'organisation (les modes de fonctionnement qui la sous-tendent) ont aussi pour objectif de gérer au mieux les objectifs, les obligations, les contraintes, les plannings, les relations et interactions entre services, collaborateurs, clients, fournisseurs et autres interlocuteurs. Bref, une organisation bien pensée et correctement appliquée permettra à l'entreprise d'être performante et d'envisager le futur avec une meilleure visibilité !

A garder à l'esprit: La loi de Pareto qui démontre que 80 % des effets sont le résultat de 20 % des causes (plus prosaÏquement 20% de dysfonctionnements génèrent 80% de conséquences préjudiciables!) .

Clés de succès:

Une organisation structurée mais surtout pas rigide

Une organisation adaptée aux spécificités de votre entreprise

Une analyse de la performance de l'organisation

L'adhésion des collaborateurs à l'organisation

Faire simple et efficace

Penser aux évolutions futures de votre entreprise et aux conséquences sur l'organisation de celle-ci

Guide: Organisation et fonctionnement de l'entreprise:

Organisation au sein d'une entreprise:
LE QUOI / LE COMMENT / LE QUI

- LE QUOI: Les sujets, les actions et les résultats

Sujets:

Sur quoi doivent porter la ou les procédures à mettre en place, à appliquer, à évaluer, à améliorer?

Quelles sont les priorités, les dysfonctionnements, les domaines dont l'amélioration permettront d'augmenter la performance, la sécurité et le bien-être dans l'entreprise,...?

Actions:

Quoi faire concrètement pour mettre en place les procédures , les respecter, les évaluer, à les améliorer?

Une procédure consiste à définir et fixer un ensemble d'actions (de "bonnes pratiques") dont le respect permettra de créer une organisation.

Résultats:

L'organisation de l'entreprise a pour vocation ultime d'obtenir des résultats.

Une action, une procédure sont décidées en vue d'atteindre un ou plusieurs résultats.

Par exemple, une procédure de règlement fournisseurs vise à permettre de régler les fournisseurs à échéance en évitant le désagrément des relances répétitives, des relations dégradées, des problèmes d'approvisionnement, une gestion de trésorerie aléatoire...

- LE COMMENT: Principes de base régissant la mise en place et le respect de l'organisation et des procédures

Analyse des forces et faiblesses:

Cette étape préalable est indispensable et déterminante pour identifier comment s'y prendre pour mettre en oeuvre une organisation et la faire évoluer au mieux dans la durée.

Cette analyse doit se faire de façon objective et ouverte. Elle portera sur des aspects généraux mais aussi sur des points précis, et même sur des détails.

Analyse des priorités de l'entreprise:

Par exemple, parmi les faiblesses identifiées, quelles sont celles qui demandent une solution immédiate

Exemples d'actions concrètes permettant d'organiser votre entreprise:

Définir les postes, les missions et le rôle de chaque salarié

Définir le rôle et les responsabilités de chaque service en évitant les "vides" et les chevauchements de responsabilité

S'assurer d'avoir une communication interne efficace (réunions régulières, suivi individualisé des collaborateurs, transparence et clarté des informations, système de mentorat...

Mettre en place des indicateurs (KPI) pour identifier et mesurer les axes de progrès

Définir la stratégie de l'entreprise de façon précise et synthétique et communiquer le plan d'actions envisagé aux collaborateurs.

Favoriser un management de qualité qui cherchera à favoriser la compréhension et l'adhésion de tous à l'organisation.

Décrire, formaliser et partager les process:

Les process devront être formalisés clairement dans des documents accessibles à tous les collaborateurs ou interlocuteurs impliqués.

Outils:

De nombreux outils existent pour aider les entreprises et les personnes impliquées à maîtriser parfaitement leur organisation et à le modéliser de la façon la plus claire qu'il soit. Par exemple, pour pouvoir mettre en forme l'organisation de votre entreprise, il vous sera possible de vous aider de diagrammes d'activités, de diagrammes de données, de datagrammes...

- LE QUI: Qui agit et est impliqué dans l'organisation?

Qui décide? Qui dirige? Qui agit? Qui est responsable? Qui délègue? À qui délègue-t-on?

Un organigramme détaillé permettra de schématiser clairement la réponse à ces questions.

Impliquez vos collaborateurs dans la création des procédures et la nécessité de les respecter.

Tenez compte des interactions entre collaborateurs, entre services

N'oubliez pas la notion de contrôle interne (vérifier que les procédures sont effectivement respectées par tous)

L'essentiel est de définir l'organisation qui s'adaptera le mieux aux spécificités de votre société:

- Son contexte interne: son métier, sa taille, sa culture, ses moyens humain, matériels et financiers, ses contraintes et ses objectifs à court, moyen et long terme...

À ce stade, il convient d'identifier la mission première de l'activité de l'entreprise, celle dans laquelle se retrouve l'essence même de l'entreprise. Ces missions principales devront alors être déclinées en activités qui seront mises en œuvre pour y parvenir.

- Le contexte externe dans lequel votre entreprise évolue : le marché dans lequel intervient l'entreprise, ses clients, ses fournisseurs, la concurrence, les technologies existantes,....

Contraintes internes et externes

Rester pragmatique et éviter les "usines à gaz"

Formaliser, tester puis diffuser les nouvelles procédures

Une organisation "agile"

Impliquer le ou les collaborateurs et services concernés par la procédure que vous allez mettre en place

Tenez compte de la culture de votre entreprise

Utilisez au mieux les outils dont disposent déjà votre entreprise, mais n'hésitez pas à vous tourner vers de nouveaux outils qui répondront aux besoins spécifiques de votre activité.