Organiser des déplacements professionnels
Les déplacements professionnels sont des déplacements qui ont lieu dans le cadre du travail. Il incombe parfois aux Office Manager d’organiser ces déplacements.
- Organiser des déplacements professionnels
- Bien préparer le voyage en amont et identifier les différentes contraintes
- Se renseigner sur les programmes de fidélité des compagnies de transport et d'hôtellerie
Il est important de préparer correctement les déplacements professionnels. Pour cela, voici quelques conseils :
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Définissez les impératifs du voyageur : dates, lieux, durée du déplacement, mode de transport. Un budget doit être fixé. Voyez aussi quels objets le collaborateur souhaite emporter : ordinateur, goodies, appareil photo etc… afin de préparer ces objets à l’avance.
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Définissez l’agenda du déplacement : un temps de pause suffisamment large doit être prévu entre chaque rendez-vous. Mettez en place un récapitulatif en indiquant les dates, les horaires et la durée prévue…
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Définissez le mode de transport : avion, train… Voyez ce qui est le plus pratique en fonction de votre budget. Pour des déplacements réguliers, il est parfois plus intéressant de souscrire à un abonnement. Si le voyage est à l’étranger, informez-vous sur les formalités nécessaires, visa etc…
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Choisissez un hôtel : en fonction des contraintes du voyageur. Ainsi, s’il doit prendre un train tôt le matin, il est pertinent de choisir un hôtel prêt de la gare.
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Paiement : évaluez avec le collaborateur les besoins financiers et prévoyez éventuellement une avance sur frais. Dans tous les cas, rappelez-lui qu’il doit conserver tous les justificatifs de ses dépenses.