Plan de trésorerie: Élaboration, suivi et mise à jour

Le plan de trésorerie: un outil clé de gestion prévisionnelle:

Le plan de trésorerie est un tableau qui permet à l’entreprise d’estimer mois par mois combien d’argent elle va recevoir (les encaissements) et dépenser (les décaissements) sur une période de temps donnée (généralement 12 mois). Grâce à ces informations, il lui est possible d’anticiper l’évolution de sa trésorerie et les actions adaptées à la situation.

Le plan de trésorerie nécessite des mises à jour régulières (au minimum mensuelles) afin de:

- remplacer les prévisions par les flux réellement constatés pour le mois écoulés. 

- modifier les prévisions pour les mois suivants en fonction des informations que vous collecterez.

Etape 1: Comment créer et structurer le plan de trésorerie? 

Un plan de trésorerie est un tableau qui se présente généralement de la façon suivante:

• 13 COLONNES:

Dans la première colonne du tableau seront inscrits les intitulés des différents flux de trésorerie.

Les colonnes suivantes sont utilisées pour chaque mois de la période que le plan de trésorerie couvre (généralement, 1 an donc 12 mois).

• UN NOMBRE DE LIGNES PLUS OU MOINS IMPORTANT EN FONCTION DE LA PRÉCISION SOUHAITÉE:

Généralement, un plan de trésorerie est constitué de 3 blocs de lignes: 

- 1er bloc: les flux entrants: les encaissements

- 2ème bloc: les flux sortants: les décaissements

- 3ème bloc: les soldes de trésorerie: solde du mois  précédente+ (encaissements du mois- décaissements du mois).

A noter: Les montants des factures indiqués dans le plan de trésorerie sont toujours TTC. 

- Bloc 1- Identifier les postes d'encaissement à venir:

Commençons par construire le 1er bloc du plan de trésorerie : 

Il convient de créer une ligne pour chaque poste d’encaissement que vous souhaitez suivre.
Pour vous aider, voici une liste des encaissements les plus courants que l’on peut rencontrer (attention cette liste n’est pas exhaustive). 

Encaissements clients (règlements des factures clients):

Vous pouvez choisir de ventiler les encaissements clients : 

• Par moyen de paiement (espèce, carte bancaire, chèque, virement…)
• Par type de client (par exemple, si vous travaillez à la fois avec des particuliers et des professionnels, vous pourrez distinguer ces deux types de recettes)
• Par clients
• Par numéro de contrat de vente clients 
• Par type de facturation (si vous facturez une partie de vos prestations comptant, et l’autre avec un délai de règlement)
• Par fréquence (vous pouvez distinguer les encaissements provenant de clients récurrents et ceux provenant de clients ponctuels)
• ...

Le mode de ventilation adopté doit viser la simplicité, la fiabilité et la précision du suivi des encaissements.

Aides et subventions:

• Aides liées à l'emploi, à l'investissement, à la formation,...
• Subventions diverses

Prêts et autres financements:

• Prêts bancaires
• Apport personnel
• Levée de fonds
• Déblocage des éventuels placements de trésorerie excédentaire

Conseil: soyez le plus exhaustif et précis possible lorsque vous listez les encaissements. 

- Bloc 2 - Déterminer les postes de décaissement à venir:

Poursuivons en construisant le 2ème bloc du plan de trésorerie : 

Il convient de créer une ligne pour chaque poste de décaissement que vous souhaitez suivre.
Pour vous aider, voici une liste des décaissements les plus courants que l’on peut rencontrer (attention cette liste n’est pas exhaustive). 

Fournisseurs:

Idéalement, vous allez créer une ligne par fournisseurs. Pour vous simplifier la vie, vous pouvez créer une ligne "fournisseurs divers" pour les petits montants de dépenses.

Nous vous recommandons de regrouper les fournisseurs selon les catégories suivantes:

Abonnements divers:

• Internet
• Téléphone
• Outils bureautiques loués
• Maintenance 

Locaux:

• Loyers et charges
• Electricité
• Eau
• Entretien, maintenance des locaux
• ....

Marketing et communication:

• Publicités
• Réseaux sociaux (campagnes Facebook Ads…)
• Salons (location de l’espace et dépenses annexes)
• Documents et supports divers (création et impression)
• Séminaires et évènements

Prestataires de services:

• Expert comptable
• Avocat
• Conseils divers 
• Sous-traitance 
• Entretien et maintenance des installations
• Location matériel et véhicule

Investissements:

• Achats de matériel
• Achats d'équipement
• Achats mobiler
• Achats de véhicules
• Travaux importants
• ....

Le mode de ventilation adopté doit viser la simplicité, la fiabilité et la précision du suivi des décaissements.

Rémunérations diverses

• Salaires et primes
• participation des salariés
• Intéressement des salariés
• Intérim
• ...

Charges sociales 

• URSSAF 
• Retraite
• Mutuelle et prévoyance (couverture des salariés)
• Tickets restaurants
• ....

Assurances

• Locaux
• Véhicules
• Responsabilité civile professionnelle
• Garantie homme clé
• ...

Banques

• Remboursement de prêts
• Frais financiers (frais de tenu de compte, agios, commissions de mouvement)
• Commission d’intervention (en cas de découvert bancaire non autorisé)
• Placement de la trésorerie excédentaire 

Impôts

• Cotisations foncières des entreprises
• Taxe d’apprentissage (financement des formations techniques et professionnelles)
• Impôts sur les sociétés

TVA 

Montant de la TVA à régler (mensuellement, trimestriellement ou semestriellement selon le régime fiscal de l'entreprise) au Service des Impôts.

Par exemple, pour une entreprise qui établit une déclaration de TVA chaque mois, le montant de la TVA à régler le mois M se calcule de la façon suivante: (TVA collectée le mois M-1) - (TVA déductible le mois M-1).

La TVA collectée et la TVA déductible se calculent de façon différente selon que les factures clients et fournisseurs se rapportent à des biens ou à des prestations de services. Cette notion fiscale fait l'objet d'une fiche spécifique. 

Remboursements divers

• Remboursements cotisations sociales effectués par les caisses 
• Remboursements d'impôts ou de taxes effectués par les services collecteurs
• Remboursements fournisseurs (avoirs, trop payé, gestes commerciaux...)

Les remboursements sont généralement portés en (-) dans la ligne de dépense concernée.

Divers 

• Remboursement des notes de frais
• distribution de dividendes
• jetons de présence

Conseil: soyez le plus exhaustif (complet) et précis possible lorsque vous listez les décaissements. 

- Bloc 3 - Déterminer le solde de trésorerie à la fin de chaque mois:

La finalité du plan de trésorerie est de suivre avec le plus de précision possible le solde de la trésorerie de l'entreprise à la fin de chaque mois.

Le total du Bloc 1 fournit le total des encaissements mois par mois.

Le total du Bloc 2 fournit le total des décaissements mois par mois

Le Bloc 3 fournit les informations suivantes:

- Une ligne pour le solde de trésorerie sur les seules opérations du mois considéré:

Solde de trésorerie du mois M (STM)= Total Bloc 1 (total des encaissements)- Total Bloc 2 (total des décaissements)

- Une ligne pour le solde de la trésorerie à la fin de chaque mois:

Solde de trésorerie à la fin du mois M (STFM) = STM + Solde de trésorerie à la fin du mois M-1.

- Une ligne pour le solde de trésorerie en comptabilité

- Une ligne pour l'écart entre  le STMF et le solde de trésorerie en comptabilité. L'écart doit être égal à zéro!

Etape 2: Définir, ventiler et mettre à jour les prévisions de flux financiers dans le plan de trésorerie: 

- Les prévisions:

 Les encaissements et décaissements prévisibles:

Certains flux de trésorerie sont facilement prévisibles:

- C'est par exemple le cas des factures clients établies, des factures fournisseurs reçues, ou encore s'il existe une récurrence (régularité dans le temps, la fréquence et le montant) de facturation.

Chaque facture client ou une facture fournisseur stipulant une date d'échéance, il suffit tout simplement de placer le montant du flux sur la bonne ligne et dans la colonne du mois correspondant à la date d'échéance.

A titre d'exemple, les appels de loyers sont souvent trimestriels, les factures d'électricité sont généralement bimensuelles, les factures de téléphonie sont plutôt mensuelles. Leur montants sont fixes ou très peu variables. Vous pouvez donc sans risque répercuter les flux dans votre plan de trésorerie.

- La direction de l'entreprise ou le service commercial vous transmettent régulièrement des données sur les ventes prévisionnelles et leur date de réalisation, vous les utiliserez pour remplir aisément votre plan de trésorerie. N'hésitez pas à demander des précisions ou validations pour sécuriser votre travail.

Les encaissements et décaissements soumis à aléas : Un traitement plus "pointu":  

Pour compléter votre plan de trésorerie, vous allez aussi devoir faire des prévisions qui ne seront pas toujours fondées sur des informations tangibles ou certaines. 

Exemples concernant les encaissements: Les prévisions de ventes restent très hypothétiques, un litige avec un client peut rendre aléatoire le règlement d'une facture, un client peut être placé en redressement judiciaire,....

Exemples concernant les décaissements: un litige avec un salarié pourrait amener l'entreprise à lui verser de fortes indemnités, ou encore, un contrôleur URSSAF fait le siège de votre entreprise et relève chaque jour de nouvelles anomalies pouvant déboucher sur un redressement important.

Dans ces conditions, il faudra définir avec la direction et les interlocuteurs impliqués des prévisions de bon sens, prudentes (limite pessimistes....), et cohérentes.

Ce type de prévisions doit faire l'objet de mises à jour très régulières en fonction des informations actualisées que vous pourrez collecter et faire l'objet d'une vigilance toute particulière.

- Suivi et mise à jour des prévisions: L'ajustement des prévisions

- Fréquence des mises à jour : au minimum mensuelle et à chaque fois que vous collectez une information importante.

- En quoi consistent les mises à jour?

• A la fin de chaque mois, vous devez remplacer les prévisions par les flux réellement constatés. Attention, le solde de votre plan de trésorerie en fin de mois doit correspondre au centime prêt au solde réel de la trésorerie constaté en comptabilité. Vous devez aussi mettre à jour les données des mois à venir en fonction des informations nouvelles dont vous disposez.
• A chaque fois que vous aurez connaissance d'une nouvelle information susceptible d'avoir un impact significatif sur la trésorerie, il est recommander de la répercuter dans le plan de trésorerie. Cela vous permettra de visualiser rapidement les conséquences, d'en informer la direction et de prendre les décisions qui peuvent éventuellement s'imposer. 

          Par exemple, si vous recevez un avis de redressement URSSAF, le montant de celui-ci peut contraindre l'entreprise à envisager le report de certaines dépenses non obligatoires (par exemple le remplacement de la voiture de fonction du Président...).

 

- Méthodes de collecte de l'information intégrée au plan de trésorerie:

- Collecte via les données bancaires (relevés bancaires, chéquiers, ordres de virement) , via les factures et via le suivi des échéances  sociales, fiscales et bancaires.

- Collecte via les données comptables exhaustives et à jour. 

- Recours à des logiciels de gestion de trésorerie :modules spécialisés proposés par certains logiciels comptables ou logiciels de gestion de trésorerie.

- Collecte via les données commerciales et les données métiers fournies par les services concernés.

 

Etape 3: Cartographier les process listés précédemment et définir les modalités d'intégration optimales (automatisées et sécurisées)

- Cartographier les procédures et les outils utilisés pour l'animation d'un plan de trésorerie.

- Cartographier les interlocuteurs, les droits, les centres de validation et de décisions.

- Cartographier les modalités de diffusion du plan de trésorerie pour en faire un outil prépondérant d'aide à la décision.

 

Etape 4 : Suivi des performances du process et amélioration:

Vous l'avez compris, le plan de trésorerie est un outil dynamique qui traite un grand nombre d'informations et qui nécessite d'être fréquemment actualisé. 

Ce document constitue un tableau de bord financier prépondérant pour une gestion rigoureuse de l'entreprise. Il doit par conséquent être d'une parfaite fiabilité. 

Il faudra donc veiller à ce que les procédures de collectes des données et de remplissage du tableau soient efficaces, fiables et sécurisées. 

Le plan de trésorerie sera performant:

- si sa mise à jour ne nécessite pas un temps trop long,

- si les écarts entre la prévision et le réel constatés en fin de mois sont minimes.

Les procédures mises en place doivent donc faire l'objet d'une évaluation continue en vue d'éventuelles améliorations pour atteindre les objectifs déclinés plus haut.