Remboursement de frais
L’entreprise doit rembourser les salariés qui réalisent des dépenses dans le cadre de leur mission au travers d’une note de frais.
- Connaître les différents types de remboursement des frais professionnels
- Connaître les éléments qui doivent apparaître sur une note de frais
Maîtriser les caractéristiques et modes d’application des frais professionnels afin de mieux gérer les dépenses.
Les salariés sont parfois amenés à devoir engager des frais personnels dans le cadre de leur activité professionnelle. L’entreprise doit alors ensuite les rembourser sur présentation d’une note de frais. Il est alors nécessaire pour l’entreprise de mettre en place une politique à ce sujet afin d’encadrer ces dépenses et de maîtriser leurs coûts.
Les différents systèmes de remboursement de frais professionnels
Il existe trois systèmes de remboursement concernant les dépenses professionnelles. On trouve :
- Les frais réels, qui consistent à rembourser exactement les montants engagés comme les frais de stationnement ou les tickets de péage ;
- Les frais forfaitaires, où le remboursement s’effectue selon un barème forfaitaire fixé par l’URSSAF. Il est à noter que les dirigeants assimilés salariés ne peuvent pas bénéficier de ce mode de remboursement ;
- La déduction supplémentaire spécifique, qui s’applique à certaines catégories de salariés, avec un plafond fixé à 7 600 euros par an.
L’entreprise peut également profiter d’avantages fiscaux par ces frais professionnels. En effet, les frais forfaitaires (si les plafonds ne sont pas dépassés) et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.
Les caractéristiques des notes de frais
Le remboursement des frais aux salariés s’effectue sur présentation d’une note de frais accompagnée des factures correspondantes. Il faut toutefois être vigilant quant aux spécificités qui doivent apparaître sur les notes de frais, à savoir :
- Les dépenses de restaurant doivent faire mention du motif de l’invitation et du nom des invités ;
- Les dépenses d’hébergement et de logement sont possibles uniquement dans le cas où le collaborateur soit trop éloigné de son domicile (plus de 50 km) ou si ce dernier est mal desservi par les transports en commun (entraînant un trajet d’1H30 au minimum) ;
- Les frais kilométriques doivent faire mention du motif du déplacement, du lieu de la mission, du kilométrage et de la puissance fiscale du véhicule justifiée par une copie de la carte grise.
- D’autres frais peuvent être remboursés sur présentation de justificatifs.