Saisie de la comptabilité
Une facture client est un document détaillé des prestations ou des marchandises vendues par une entreprise à un client. Il s'agit d'un document de nature commerciale et comptable établi par une structure juridique (société, association, entrepreneur individuel par exemple) pour constater les conditions de ventes de produits, de marchandises ou de services rendus (nature, quantité, poids, qualité, prix, conditions et échéance de paiement notamment).
La facture a plusieurs fonctions :
- Juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur,
- Commerciale: elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer,
- Comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l'établissement des comptes annuels ,
- Fiscale : elle fait office de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l'impôt.
La facturation clients doit être gérée avec un maximum d'efficacité et de rigueur.
Efficacité, car qui dit facturation, dit déclenchement des délais de règlement clients et donc impact sur la trésorerie de l'entreprise.
Rigueur, car la facturation doit être établie en tenant compte des dispositions contractuelles et commerciales convenues avec le client et d'obligations légales qu'il est important de respecter
Maîtriser le plus efficacement possible la facturation clients afin d'optimiser la trésorerie et la satisfaction clients.
Communiquer avec le pole commerciale et disposer du bon niveau d'information
Respecter les obligations contractuelles et légales de la facturation (impact sur la gestion des risques, satisfaction client)
Reconnaissance du chiffre d'affaires
- Communiquer avec le pole commerciale et disposer du bon niveau d'information.
- Respecter les obligations contractuelles et légales de la facturation (impact sur la gestion des risques et la satisfaction client).
1- Une facture doit obligatoirement être émise dans les cas suivants :
- pour les ventes de produits ou de prestations de services à un professionnel,
- pour les ventes à distance,
- pour les prestations de services fournies à des particuliers dès 25 euros TTC,
- pour les ventes de produits ou de services délivrés à des particuliers qui en font la demande.
2- A quelle date une facture doit-elle être émise?
Dans le cas d'une facture unique:
La facture est émise à la date de livraison des produits ou d'achèvement de la prestation de services. Un exemplaire du bon de livraison signé par le client sera idéalement joint à la facture.
Dans le cas d'une facturation échelonnée:
- Pour des commandes importantes de produits ou marchandises, les entreprises facturent souvent un acompte à la commande puis le solde à la livraison. La facturation du solde est accompagnée d'un exemplaire du bon de livraison signé par le client.
- Pour des commandes de prestations de services dont la réalisation s'étend sur une période longue, il est courant de proposer aux clients un échéancier de facturation dont les modalités seront définies contractuellement.
Ces modalités peuvent être de plusieurs types:
À titre d'exemple:
. Une facturation mensuelle forfaitaire ou au temps passé. Chaque facture sera justifiée par un bon de service rendu ou une feuille de temps signés par le client.
ou
. Un échéancier de facturation établi en fonction des échéances de livraisons intermédiaires définies contractuellement.
Généralement, le prestataire propose une facture d'acompte à la commande, puis des factures dont les montants sont définis en fonction des livrables intermédiaires.
Prenons l'exemple suivant: Une société de prestations informatiques se voit confier une mission de 6 mois pour un montant total de 100 000 euros. Le contrat est signé avec le client le 15/4.
Cette mission sera délivrée au client en 3 temps:
Livrable 1 pour le 31/5: 20% du montant total - BL 1 émis et signé par le client.
Livrable 2 pour le 31/7: 30% du montant total - BL 2 émis et signé par le client.
Livrable 3 (livrable final) pour le 15/10: 50% du montant total pour solde - BL 3 émis et signé par le client (BL final).
Facture n°1 le 31/5: 20 000 euros
Facture n°1 le 31/7: 30 000 euros
Facture n°1 le 15/10: 50 000 euros
Ce mode de facturation évite au prestataire d'attendre 6 mois pour couvrir les charges qu'il a du engager pour réaliser la mission. Elle présente aussi l'énorme avantage de dégager de la trésorerie avant le terme des 6 mois.
3- Est-ce que toutes les factures génèrent du chiffre d'affaires?
Pas forcément!
Les règles comptables prévoient qu'une facture génère du chiffre d'affaires seulement si elle correspond à la livraison effective d'un bien ou d'un service. On peut donc considérer que c'est l'existence d'un bon de livraison signé qui autorisera la constatation d'un chiffre d'affaire.
Selon ce même principe, une facture d'acompte à la commande ne crée pas de chiffre d'affaires. Une facture d'acompte a pour but d'obtenir une avance de trésorerie.
4- A quelles occasions sont établis des avoirs?
Un avoir est établi dans différentes circonstances:
- Erreur de facturation:
Pour régulariser une erreur de facturation, le plus simple est de produire un avoir pour le même montant que la facture initiale puis d'émettre une nouvelle facture.
- Remise : normalement inscrite sur la facture initiale, elle peut figurer sur un avoir en cas d’oubli lors de la facturation.
- Ristourne : généralement pratiquée pour des commandes d’un certain volume, elle apparaît sur un avoir. Elle permet de reverser le trop-perçu d’un client qui atteint son seuil minimal de commande. (Par exemple moins 10 % pour un montant total d’achat de 20 000 €).
- Rabais : situation ou la prestation n’a pas été fournie dans son intégralité ou si le client estime que le travail ne correspond pas à la commande.
- Escompte : accordée pour un paiement avant la date d’échéance. :
L'avoir induit une généralement une diminution du chiffre d'affaires, plus rarement une charge exceptionnelle.
A noter:
Les factures et avoirs doivent être établis en au moins deux exemplaires, avec un exemplaire remis au client et un autre exemplaire conservé par l’entreprise.
Respectez la chronologie des numéros de facture et des numéros d'avoir.
