Saisie en comptabilité des factures fournisseurs (biens et services)

Grands principes

Tout achat (biens ou services) réalisé par une entreprise doit être justifiée par une facture du fournisseur .
Ces factures doivent être enregistrées en comptabilité à leur date d'émission  (date de la facture) par la saisie des écritures d'achat.
Cette saisie concerne toutes les factures, quelle que soit la nature de la dépense : achats (matières premières, marchandises) ou frais généraux (loyer, honoraires,...). 

Les factures d'achats sont saisies dans le journal des achats de votre logiciel de comptabilité.

Comment passer les écritures d'achat ?

Pour comptabiliser une facture d'achat il est nécessaire d'identifier 3 sommes figurant sur la facture :

- le montant HT (hors taxe): ce montant sera affecté à un compte commençant par 6 (compte de charge)

- le montant de la TVA facturée (TVA déductible): ce montant sera affecté au compte 445660 (compte de TVA déductible)

-le montant TTC (somme due au fournisseur): ce montant sera affecté à un compte commençant par 401 (compte fournisseur)

Prenons l'exemple suivant:

Vous devez comptabiliser une facture fournisseur qui concerne l'achat de fournitures de bureau:

Date de facture: le 12/12/2018 - N° DE FACTURE: 2018-01 - Nom du fournisseurs: "STYLO +" - Date d'échéance: 12/01/2019.

- Montant HT = 500 euros : C'est le montant de la charge lié à cet achat. Dans le plan comptable, les charges sont répertoriées dans la classe des comptes commençant par "6 ". Parmi ces comptes de classe 6, vous choisirez celui correspondant à la nature de l'achat. 

Dans notre exemple, on achète des fournitures de bureau. En consultant le plan comptable, vous trouverez  facilement le compte correspondant aux "fournitures de bureau" qui est le "606400".

- Montant  TVA = 100 euros: C'est le montant de la TVA déductible qui correspond au compte "445660 "du plan comptable)

- Montant TTC = 600 euros: C'est le montant de la somme à régler au fournisseur STYLO + qui correspond au compte général "401 "du plan comptable. 

Concernant le compte fournisseurs, il est important de décliner le compte général 401 en autant de comptes que de fournisseurs. Ceci revient tout simplement à créer un compte pour chaque fournisseur.

C'est pourquoi, vous utiliserez un compte spécifique  pour le fournisseur STYLO+: Dans notre exemple 401001 .

C'est ce que les "pro" de la compta appellent un "compte auxiliaire".

Il essentiel d'utiliser des comptes fournisseurs détaillés afin de faciliter le suivi des factures et des règlements pour chaque fournisseurs.

Ci-dessous, le modèle de l'écriture comptable à saisir:

DATE             N°COMPTE      LIBELLÉ     DÉBIT     CRÉDIT    N° DE FACTURE    ÉCHÉANCE 

12/12/2018     606400             STYLO +     500                              2018-01                   12/01/2019

12/12/2018     445660             STYLO +     100                              2018-01                   12/01/2019

12/12/2018     401001             STYLO +                        600           2018-01                   12/01/2019

Règles débit/crédit pour la saisie d'une facture fournisseur:

Le montant TTC affecté au compte 401 est toujours dans la colonne CRÉDIT.

Le montant HT affecté aux comptes de charge 6 est toujours dans la colonne DÉBIT

Le montant de la TVA DÉDUCTIBLE  affecté aux comptes de charge 445660 est toujours dans la colonne DÉBIT

Pour chaque écriture le total débit doit être égal au total crédit (TTC=HT+TVA)

Quand saisir les factures d'achat ?

La saisie des factures d'achat doit se faire selon la même périodicité que la réception des factures. L'idéal étant une saisie régulière quotidienne ou hebdomadaire.
L'intervalle maximal correspondant à la périodicité des déclarations de TVA : si la déclaration de TVA est mensuelle il faudra saisir les factures d'achat au moins une fois par mois.

Que faire pour une saisie fiable et rapide ?

Il faut utiliser au maximum les fonctionnalités du logiciel comptable :

- La saisie guidée permet des automatismes : calcul automatique de la TVA, modèle de saisie prédéfini...

- La création d'écritures automatiques pour les charges mensuelles répétitives (loyer, crédit-bail, téléphone...) permet de gagner un temps précieux.

Il faut être précis dans le libellé d'écriture : nom du fournisseur, numéro de facture, période couverte par les frais généraux, afin de faciliter les recherches et la révision de fin d'exercice.

Il faut utiliser des comptes fournisseurs détaillés : créer un compte par fournisseur, ceci facilitera le pointage des factures et des règlements.