Suivi des biens immobilisés
Un bien immobilisé (une immobilisation) est un investissement relatif à un bien matériel, immatériel ou financier. L'immobilisation est exploitée par l'entreprise dans le cadre de son activité (machines, terrains, matériels, véhicules, matériel informatique, logiciels, brevets, ...) ou pour en retirer un avantage financier (participations financières par exemple).
Les immobilisations figurent à l'actif du bilan et leur valeur d'acquisition est comptabilisée dans un compte commençant par 2.
Les immobilisations restent durablement dans l'entreprise. Elles ne sont pas consommées mais font l'objet d'un amortissement qui consiste à tenir compte de leur perte de valeur au cours de leur durée d'utilisation.
Les immobilisations doivent faire l'objet d'un suivi spécifique afin de:
- de pouvoir relier chaque immobilisation inscrite en comptabilité et le bien correspondant.
- de pouvoir identifier les sorties d'immobilisations en cas de revente, de mise au rebut, de perte, vol ou destruction.
Un suivi rigoureux et un étiquetage systématique sont indispensables pour garantir la fiabilité du traitement et de la gestion des biens immobilisés.
Les règles d’audit interne obligent les entreprises à suivre régulièrement leurs actifs immobilisés en réalisant des inventaires physiques périodiques. L'objectif est de contrôler la fiabilité des données comptables et de maintenir en permanence l’adéquation physique/comptable.
Cette adéquation se traduit par l’égalité, en valeur et dénombrement entre le fichier comptable des immobilisations et l'inventaire physique des biens immobilisés.
- Le suivi comptable des immobilisations:
A chaque fois que l'entreprise acquiert (ou dans certains cas produit) un bien immobilisé, elle procède à son enregistrement à 2 niveaux: dans le fichier comptable des immobilisations et dans la comptabilité proprement dite.
Un numéro et un compte d'immobilisation sont affectés à chaque bien à l'occasion de cet enregistrement.
- Le suivi physique des immobilisations:
A chaque fois que l'entreprise fait l'acquisition d'un bien immobilisé, elle crée une étiquette sur laquelle est portée le numéro de l'immobilisation. Cette étiquette est déposée sur le bien de manière visible et durable.
L'inventaire physique des bien pourra être réalisé grâce à ces étiquettes.
- A l'occasion d'une "sortie d'immobilisation" en cas de revente, de mise au rebut, de perte, vol ou destruction, il sera possible, grâce à ce sytème d'étiquetage et de numéro, d'identifier en comptabilité l'immobilisation concernée pour une mise à jour du fichier.
A noter, les sorties d'immobilisation doivent être attestées par un document qui renseigne son motif, la date, le prix de cession et l'acquéreur du bien (facture, justificatif d'enlèvement, justificatif de don à une association,...).