Règles de communication par email

En dépit de l'émergence de la messagerie instantanée, l’e-mail reste un moyen de communication privilégié dans la sphère professionnelle. Pratique, rapide et affichant un certain niveau de formalité, il occupe une place centrale dans la politique de communication de l'entreprise, qu'elle soit interne ou externe. Pour qu'il ne se transforme pas en vecteur d’incompréhensions ou de confusions, l'e-mail doit être réalisé dans les règles de l'art.

Quelques règles de base pour bien utiliser l’e-mail

Avant toute chose, il est important de bien cibler ses destinataires. En effet, chacun reçoit de nombreux e-mails, parfois bien trop, et un e-mail peut vite être noyé parmi les autres. Il faut alors se demander, notamment lors d’un envoi groupé, si tout le monde est au final bien concerné par cet envoi.

Dans le même ordre d’idée, il convient de soigner l’objet dudit mail, en étant synthétique et clair, de sorte à ce que le destinataire saisisse rapidement de quoi il retourne.

Concernant le corps de texte de l’e-mail, il faut savoir faire preuve d’attention, en veillant là encore à être concis et précis. Il faut également, si le texte était toutefois assez long, structurer l’e-mail afin d’apporter de la clarté et une facilité de lecture pour le destinataire. Par ailleurs, même s’il s’agit d’un e-mail, certaines règles de base sont à respecter, comme les formules de politesse (pour commencer et conclure) et le fait de ne pas utiliser d’abréviation ou de langage SMS qui peuvent être considérés comme un manque de respect ou de la fainéantise.

Dans quel cas ne pas utiliser l’e-mail comme mode de communication ?

Tout n’est pas forcément bon d’être annoncé par e-mail. En effet, des sujets importants doivent au préalable être évoqués lors d’une réunion, comme un changement d’organisation, une nouvelle politique stratégique. C’est également le cas lors d’un problème avec un collaborateur, qui peut ne pas comprendre un retour seulement évoqué dans un e-mail. Ce dernier peut alors devenir source de conflit, car l’incompréhension est rapide lors d’un échange par e-mail. C’est particulièrement le cas si le texte comporte trop de points d’exclamation, de mots en majuscule, ou écrits et surlignés en rouge, qui peuvent traduire (à tort ou à raison) divers sentiments négatifs. Il est alors plus indiqué de rencontrer la personne ou de lui téléphoner afin d’échanger de vive voix.

Il est important de se rappeler que les écrits restent, c’est pourquoi il est capital d’être attentif lors de la rédaction d’un e-mail, tout comme lors de sa relecture, une étape indispensable.