Idéation : forum ouvert
Le Forum Ouvert (Open Space en anglais) est une méthode d'animation pour structurer des ateliers de travail collaboratifs et créatifs. La méthode permet notamment d'animer des sessions comprenant un grand nombre de participants (jusqu'à 2000).
Le forum ouvert est pertinent pour des organisations qui souhaitent favoriser "l'auto-organisation", la prise d'initiative, la co-responsabilisation.
- Créer les conditions nécessaires à des échanges approfondis et informels
- Faire émerger les enjeux et problématiques et leur résolution par les participants eux-même.
- Donner à tous les participants une vision globale des préoccupations de tous et de l'ensemble du système, des thématiques qui sont en cours de traitement et la possibilité que chacun soit actif à son niveau et dans des rôles différents
Les critères d'animation :
- La loi de la mobilité : si, pendant la réunion, des personnes estiment qu’elles n’apprennent rien ou n’apportent rien aux échanges, elles sont libres de se rendre dans un endroit plus productif ou plus intéressant à leurs yeux.
- Les personnes présentes sont les bonnes personnes : aucun participant ne doit se sentir inutile, chacun a des choses à apporter au débat.
- Quand c’est fini, c’est fini : les organisateurs s’engagent à respecter l’horaire de fin prévu.
- Ce qui arrive est ce qui devait arriver : …ou presque
Les critères de succès :
- L'organisation logistique : un espace pour la plénière, des lieux identifiés pour les ateliers, des horaires bien définis, un espace et du matériel pour réaliser la "place de marché".
- La prise en notes informatiques au fur et à mesure de la journée des avancées des travaux par des personnes dédiées (hors participant).
- Le facilitateur est clé pour veiller au respect du processus !
Le forum ouvert est animé par un facilitateur, chargé de l'animation de l'atelier.
1. Le facilitateur énonce les principes (voir clés du succès), les rôles, la méthode et le sujet du forum ouvert.
2. Les participants, en cercle, proposent eux-mêmes les thèmes qui seront traités en ateliers puis créent l'ordre du jour. Les questions sont clarifiées si besoin puis affichée dans une "place de marché" (affichage de posters sur des panneaux par exemple) où tout le monde pourra voir les sujets d'ateliers et les questions qu'ils soulèvent.
3. Les thèmes d'ateliers retenus sont affichés, les participants s'inscrivent à ceux qui les intéressent.
4. 2 sessions de travail en atelier d'environ 1h sont organisées sur les thèmes retenus. C'est généralement le proposant du thème qui anime son atelier.
Un temps de visite des ateliers est organisé ; les participants peuvent alors découvrir le travail réalisé dans les autres ateliers, et changer d'atelier s'ils le souhaitent.
5. Les participants se réunissent en plénière pour partager leurs avancées. Un vote peut être organisé pour fixer les priorités.
6. A l'issue du forum ouvert, les ressentis et apprentissages de la journée sont recueillis.
